房屋簽約制度管理辦法總則制定目的為加強公司房屋簽約業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理，明確簽約流程，保障公司及簽約各方的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國城市房地產(chǎn)管理法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有涉及房屋簽約的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于房屋銷售、租賃、抵押等各類簽約場景。管理原則房屋簽約業(yè)務(wù)應(yīng)遵循合法合規(guī)、公平公正、誠實守信、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的原則，確保簽約過程的透明度和簽約結(jié)果的有效性。簽約主體管理內(nèi)部簽約人員資質(zhì)要求1.參與房屋簽約的內(nèi)部工作人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，熟悉房地產(chǎn)市場及相關(guān)法律法規(guī)。2.簽約人員應(yīng)持有房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人資格證書或經(jīng)過公司組織的專業(yè)培訓(xùn)并考核合格。3.簽約人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，不得泄露簽約各方的商業(yè)秘密和個人隱私。外部簽約主體資格審查1.在與客戶進(jìn)行簽約前，應(yīng)對客戶的主體資格進(jìn)行嚴(yán)格審查。對于自然人客戶，應(yīng)核實其身份證、戶口本等有效證件；對于法人客戶，應(yīng)核實其營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明等相關(guān)文件。2.審查客戶的信用狀況，可通過查詢征信報告、了解客戶過往交易記錄等方式進(jìn)行評估。對于信用狀況不佳的客戶，應(yīng)謹(jǐn)慎簽約或要求其提供相應(yīng)的擔(dān)保。3.對于涉及房屋抵押、擔(dān)保等特殊業(yè)務(wù)的簽約主體，還應(yīng)審查其抵押物的產(chǎn)權(quán)狀況、價值評估等相關(guān)情況。簽約流程管理簽約前準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)收集和整理與簽約相關(guān)的資料，包括房屋產(chǎn)權(quán)證書、土地使用證、房屋測繪報告、評估報告等。確保資料的真實性、完整性和合法性。2.法務(wù)部門應(yīng)對簽約合同文本進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、簽約價格、付款方式、交付時間、違約責(zé)任等重要內(nèi)容。3.銷售或租賃部門應(yīng)與客戶進(jìn)行充分溝通，向客戶介紹房屋的基本情況、簽約流程和注意事項，解答客戶的疑問。簽約過程管理1.簽約現(xiàn)場應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，確保簽約過程的有序進(jìn)行。簽約人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款與客戶進(jìn)行協(xié)商和簽約，不得擅自變更合同內(nèi)容。2.簽約過程中應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同文本，合同文本應(yīng)一式多份，簽約各方各執(zhí)一份。合同簽訂后，應(yīng)及時加蓋公司公章或合同專用章。3.對于重要的簽約業(yè)務(wù)，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場錄音或錄像，以備后續(xù)查詢和核實。簽約后跟進(jìn)1.簽約完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將簽約合同及相關(guān)資料歸檔保存。建立簽約業(yè)務(wù)檔案，包括客戶信息、合同文本、付款記錄、交付憑證等。2.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，及時跟進(jìn)客戶的付款情況。對于逾期未付款的客戶，應(yīng)及時發(fā)出催款通知，并采取相應(yīng)的措施。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的交付時間和標(biāo)準(zhǔn)，及時向客戶交付房屋。交付過程中應(yīng)辦理相關(guān)的交接手續(xù)，確?？蛻魧Ψ课莸氖褂煤凸芾?。合同管理合同起草1.合同起草應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求，明確合同的主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任等主要條款。2.合同起草應(yīng)使用規(guī)范的語言和格式，避免使用模糊、歧義的表述。對于專業(yè)術(shù)語和行業(yè)特定詞匯，應(yīng)進(jìn)行明確的解釋和定義。3.合同起草完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行內(nèi)部審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。合同審核1.法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行全面審核，重點審核合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險性等方面。審核內(nèi)容包括合同主體資格、合同條款的完整性和有效性、違約責(zé)任的明確性等。2.財務(wù)部門應(yīng)審核合同的財務(wù)條款，包括簽約價格、付款方式、結(jié)算方式等。確保合同的財務(wù)條款符合公司的財務(wù)管理制度和預(yù)算要求。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)審核合同的業(yè)務(wù)條款，包括房屋的基本情況、交付時間、交付標(biāo)準(zhǔn)等。確保合同的業(yè)務(wù)條款符合業(yè)務(wù)實際情況和客戶需求。合同簽訂1.合同審核通過后，應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)代表與客戶進(jìn)行簽約。簽約人員應(yīng)在合同上簽字并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂后，應(yīng)及時將合同文本送達(dá)簽約各方，并要求各方簽字確認(rèn)收到合同。合同變更與解除1.如因客觀原因需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的時間和變更的原因。2.如出現(xiàn)合同約定的解除條件或法律法規(guī)規(guī)定的解除情形，一方有權(quán)解除合同。解除合同應(yīng)書面通知對方，并說明解除的原因和依據(jù)。3.合同變更或解除后，應(yīng)及時對相關(guān)資料進(jìn)行更新和歸檔，確保業(yè)務(wù)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。檔案管理檔案收集1.簽約業(yè)務(wù)完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將簽約合同、相關(guān)資料和文件收集齊全，并移交至檔案管理部門。檔案收集應(yīng)遵循及時、完整、準(zhǔn)確的原則。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案收集清單，對收集的檔案資料進(jìn)行登記和編號，確保檔案資料的可追溯性。檔案整理與保管1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集的檔案資料進(jìn)行分類、整理和裝訂。檔案資料應(yīng)按照簽約時間、業(yè)務(wù)類型、客戶名稱等進(jìn)行分類存放。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，確保檔案的安全和完整。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱權(quán)限。查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。檔案銷毀1.對于超過保管期限或無保存價值的檔案資料，應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)填寫銷毀申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。2.檔案銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行記錄，確保銷毀過程的可追溯性。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.審計部門應(yīng)定期對房屋簽約業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計，檢查簽約流程的執(zhí)行情況、合同管理的規(guī)范性、檔案管理的完整性等方面。2.內(nèi)部審計應(yīng)形成審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審計報告及時進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給審計部門。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如房地產(chǎn)管理部門、稅務(wù)部門、工商行政管理部門等。及時提供相關(guān)資料和信息，接受政府部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.對于政府部門提出的整改要求，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時進(jìn)行整改，并將整改情況報告給政府部門。違約責(zé)任與處理內(nèi)部責(zé)任追究1.對于違反本管理辦法的內(nèi)部工作人員，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、記過、降職、辭退等。2.對于因工作人員失職、瀆職等原因給公司造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)追究其經(jīng)濟賠償責(zé)任。外部違約責(zé)任處理1.如客戶違反合同約定，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)違約責(zé)任