運輸公司合同簽訂前合規(guī)性審查制度

一、總則1.目的：為加強運輸公司合同管理，有效防控合同簽訂過程中的法律風(fēng)險和合規(guī)風(fēng)險，確保合同合法、有效、規(guī)范，保障公司的合法權(quán)益，提高運營效益，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于運輸公司全體員工在簽訂各類合同前的合規(guī)性審查活動。涉及的合同包括但不限于運輸服務(wù)合同、設(shè)備采購合同、租賃合同、勞務(wù)合同等。3.原則：-合法性原則：合同的簽訂必須符合國家法律法規(guī)和政策要求，不得違反強制性規(guī)定。-真實性原則：合同內(nèi)容應(yīng)真實反映交易事項，避免虛假陳述和欺詐行為。-審慎性原則：審查過程中要保持嚴(yán)謹(jǐn)、認真的態(tài)度，對合同條款進行全面細致的審查。-效益性原則：在確保合同合法合規(guī)的前提下，充分考慮合同對公司運營效益的影響，爭取有利的合同條件。4.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)：運輸公司秉持“安全、高效、誠信、共贏”的經(jīng)營理念，在合同簽訂前的合規(guī)性審查中，要充分貫徹這一理念。注重合同對安全生產(chǎn)的保障條款，確保運輸服務(wù)的高效執(zhí)行，以誠信的態(tài)度對待合作方，追求與合作方的共贏局面。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.審查小組構(gòu)成：成立合同簽訂前合規(guī)性審查小組，成員包括法務(wù)人員、財務(wù)人員、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員。小組組長由公司行政主管擔(dān)任，負責(zé)整體協(xié)調(diào)和決策。2.法務(wù)人員職責(zé)：-對合同的合法性進行全面審查，包括合同主體資格、合同條款的法律效力、違約責(zé)任等方面。-提供專業(yè)的法律意見，協(xié)助修改和完善合同條款，防范法律風(fēng)險。-參與重大合同的談判，從法律角度提供支持和建議。3.財務(wù)人員職責(zé)：-審查合同涉及的財務(wù)條款，如價格、付款方式、結(jié)算周期等，確保財務(wù)條款合理、清晰，符合公司財務(wù)管理規(guī)定。-評估合同對公司財務(wù)狀況和運營效益的影響，提出財務(wù)風(fēng)險預(yù)警。-協(xié)助制定財務(wù)相關(guān)的合同條款，保障公司的財務(wù)利益。4.業(yè)務(wù)部門負責(zé)人職責(zé)：-對合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容進行審查，確保合同與公司業(yè)務(wù)目標(biāo)和實際運營情況相符。-提供業(yè)務(wù)背景信息和專業(yè)意見，明確業(yè)務(wù)需求和特殊要求。-負責(zé)與合作方就業(yè)務(wù)條款進行溝通和協(xié)商，確保業(yè)務(wù)條款的可行性和可操作性。5.相關(guān)專業(yè)人員職責(zé)：根據(jù)合同的具體性質(zhì)和涉及的專業(yè)領(lǐng)域，邀請相關(guān)專業(yè)人員參與審查。如涉及運輸設(shè)備采購合同，邀請技術(shù)人員對設(shè)備技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進行審查；涉及勞務(wù)合同，邀請人力資源專家對勞動用工條款進行審查。他們負責(zé)提供專業(yè)技術(shù)意見，保障合同在專業(yè)領(lǐng)域的合規(guī)性和合理性。6.扁平化管理體現(xiàn)：在審查小組的運作中，強調(diào)扁平化管理模式。各成員之間直接溝通協(xié)作，減少層級匯報環(huán)節(jié)，提高審查效率。小組成員可以直接向組長匯報問題和提出建議，組長根據(jù)實際情況快速做出決策，避免信息傳遞的延誤和失真。三、管理流程1.合同提交：業(yè)務(wù)部門在與合作方初步達成合作意向后，擬定合同初稿，并填寫《合同合規(guī)性審查申請表》，詳細說明合同背景、業(yè)務(wù)內(nèi)容、預(yù)計金額等信息，提交給審查小組組長。2.初審：審查小組組長收到申請后，根據(jù)合同類型和涉及的專業(yè)領(lǐng)域，將合同分配給相應(yīng)的審查人員。審查人員在收到合同后，在規(guī)定的時間內(nèi)（一般為[X]個工作日）完成初審，并填寫《合同初審意見表》，詳細列出審查中發(fā)現(xiàn)的問題和修改建議。3.內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)：初審?fù)瓿珊?，審查小組組長組織召開內(nèi)部溝通會議，由各審查人員匯報初審意見。針對存在的問題，小組成員共同討論解決方案，形成統(tǒng)一的修改意見。在溝通協(xié)調(diào)過程中，充分尊重各成員的專業(yè)意見，注重團隊協(xié)作，以達成最優(yōu)的審查結(jié)果。4.反饋與修改：審查小組將修改意見反饋給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門負責(zé)與合作方進行溝通，根據(jù)反饋意見對合同進行修改。修改后的合同再次提交給審查小組進行復(fù)審。5.復(fù)審：審查小組對修改后的合同進行復(fù)審，重點審查修改部分是否符合要求，以及是否產(chǎn)生新的問題。復(fù)審?fù)ㄟ^后，審查小組出具《合同合規(guī)性審查報告》，明確合同符合合規(guī)性要求，可以簽訂。6.審批與簽訂：《合同合規(guī)性審查報告》連同合同文本提交給公司總經(jīng)理進行審批?？偨?jīng)理審批通過后，由業(yè)務(wù)部門按照公司規(guī)定的合同簽訂流程與合作方簽訂合同。7.記錄與存檔：審查過程中的所有文件，包括《合同合規(guī)性審查申請表》、《合同初審意見表》、《合同合規(guī)性審查報告》等，由行政部門負責(zé)整理、記錄，并按照檔案管理規(guī)定進行存檔，以備后續(xù)查閱和審計。8.運營效益考量：在整個管理流程中，注重對合同運營效益的考量。在審查合同條款時，評估合同對公司收入、成本、利潤等方面的影響，確保合同能夠為公司帶來積極的經(jīng)濟效益。同時，通過優(yōu)化審查流程，提高審查效率，減少合同簽訂的時間成本，提升公司的整體運營效率。四、權(quán)利與義務(wù)1.審查人員權(quán)利：-有權(quán)要求業(yè)務(wù)部門提供與合同相關(guān)的詳細資料和背景信息，以便進行全面審查。-在審查過程中，有權(quán)提出獨立的審查意見和建議，不受其他部門或個人的干涉。-對合同中存在的重大風(fēng)險和問題，有權(quán)要求業(yè)務(wù)部門與合作方重新協(xié)商或修改合同條款。2.審查人員義務(wù)：-嚴(yán)格按照法律法規(guī)、公司制度和審查流程進行審查，確保審查結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。-對審查過程中知悉的公司商業(yè)秘密和合作方信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。-積極參與審查小組的討論和溝通，為解決合同中的問題提供專業(yè)意見和建議。3.業(yè)務(wù)部門權(quán)利：-有權(quán)就審查意見與審查人員進行溝通和協(xié)商，提出合理的解釋和建議。-在合同簽訂后，有權(quán)要求審查小組提供必要的法律支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保合同的順利履行。4.業(yè)務(wù)部門義務(wù)：-及時、準(zhǔn)確地向?qū)彶樾〗M提交合同初稿和相關(guān)資料，配合審查人員的工作。-根據(jù)審查小組的意見，積極與合作方溝通，對合同進行修改和完善，確保合同符合合規(guī)性要求。-在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)合同存在問題或需要變更，及時向?qū)彶樾〗M報告，并按照公司規(guī)定的流程進行處理。5.公司與合作方權(quán)利義務(wù)：公司有權(quán)利要求合作方提供真實、準(zhǔn)確的資質(zhì)證明和相關(guān)資料，確保合作方具備履行合同的能力。同時，公司有義務(wù)按照合同約定履行自己的責(zé)任和義務(wù)，保障合作方的合法權(quán)益。合作方有權(quán)要求公司對合同條款進行解釋和說明，公司應(yīng)及時給予回應(yīng)。雙方在合同履行過程中，應(yīng)遵循誠實信用原則，積極履行各自的義務(wù)，共同推動合同的順利執(zhí)行。6.人文關(guān)懷體現(xiàn)：在權(quán)利與義務(wù)的設(shè)定上，充分體現(xiàn)人文關(guān)懷。對于審查人員和業(yè)務(wù)部門，強調(diào)相互尊重、理解和支持的工作氛圍。鼓勵員工積極提出意見和建議，對員工在審查過程中的努力和貢獻給予認可和獎勵。同時，在與合作方的合作中，秉持公平、公正、友好的原則，保障雙方的合法權(quán)益，建立良好的合作關(guān)系。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制：-公司行政部門負責(zé)對合同簽訂前合規(guī)性審查制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。定期檢查審查流程是否規(guī)范，審查記錄是否完整，確保制度的有效執(zhí)行。-內(nèi)部審計部門定期對合同審查工作進行審計，評估審查工作的質(zhì)量和效果，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。-建立投訴舉報機制，鼓勵員工對合同審查過程中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對違規(guī)行為進行嚴(yán)肅處理。2.獎勵機制：-對于在合同審查工作中表現(xiàn)突出的審查人員，如提出重要的風(fēng)險預(yù)警并有效避免公司損失，或通過優(yōu)化合同條款為公司帶來顯著經(jīng)濟效益的，給予物質(zhì)獎勵和精神表彰。-對積極配合審查工作，合同簽訂后順利履行，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展做出貢獻的業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員，給予相應(yīng)的獎勵。-設(shè)立團隊獎勵機制，對于審查小組整體工作表現(xiàn)優(yōu)秀，高效完成審查任務(wù)，保障公司合同合規(guī)性的，對整個小組進行獎勵，以鼓勵團隊協(xié)作和創(chuàng)新精神。3.懲罰機制：-對于違反審查制度，未按照規(guī)定流程進行審查的審查人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、扣減績效獎金等處罰。因?qū)彶槭д`給公司造成重大損失的，依法追究相關(guān)責(zé)任。-業(yè)務(wù)部門如未及時提交合同資料或未按照審查意見修改合同，導(dǎo)致合同出現(xiàn)問題或影響公司利益的，對相關(guān)責(zé)任人進行績效扣分，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。-對于在合同審查過程中存在故意隱瞞問題、提供虛假信息等違規(guī)行為的員工，公司將嚴(yán)肅處理，直至解除勞動合同，并依法追究法律責(zé)任。4.績效考核關(guān)聯(lián)：將合同審查工作的績效納入員工績效考核體系。審查人員的審查質(zhì)量、效率，業(yè)務(wù)部門的配合程度等都作為績效考核的重要指標(biāo)。通過績效考核，激勵員工積極履行職責(zé)，提高合同審查工作的質(zhì)量和水平，促進公司整體運營效益的提升。六、附則1.制度解釋：本制度由運輸公司行政主管負責(zé)解釋。如有未盡事宜，由行政主管根據(jù)公司實際情況進行補充和完善。2.制度更新：隨著法律法規(guī)和公司業(yè)務(wù)的發(fā)展變化，行政