工廠跟單員管理制度總則目的為加強工廠跟單員的管理，規(guī)范跟單員的工作流程和行為準則，提高跟單員的工作效率和工作質(zhì)量，確保訂單的順利執(zhí)行，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于本工廠所有跟單員崗位。職責1.跟單員職責負責訂單的全程跟蹤，包括訂單接收、生產(chǎn)安排、物料采購、質(zhì)量控制、出貨協(xié)調(diào)等環(huán)節(jié)。與客戶保持密切溝通，及時了解客戶需求和反饋，解決客戶提出的問題，確保客戶滿意度。協(xié)調(diào)工廠內(nèi)部各部門之間的工作，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。負責訂單相關(guān)文件和資料的整理、歸檔和保管。2.部門主管職責負責對跟單員的工作進行指導、監(jiān)督和考核。協(xié)調(diào)解決跟單員在工作中遇到的問題和困難。對跟單員的工作業(yè)績進行評估，提出獎懲建議。3.公司管理層職責負責審批跟單員管理制度和相關(guān)工作流程。對跟單員隊伍的建設(shè)和發(fā)展提出指導意見。對重大訂單的跟單工作進行決策和協(xié)調(diào)。跟單員入職與離職管理入職流程1.招聘根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，由人力資源部門發(fā)布跟單員崗位招聘信息。招聘渠道包括但不限于招聘網(wǎng)站、社交媒體、校園招聘、人才市場等。2.面試人力資源部門對應聘人員進行初步篩選，符合條件者安排面試。面試分為部門主管面試和公司管理層面試兩個環(huán)節(jié)。部門主管面試主要考察應聘人員的專業(yè)知識、工作經(jīng)驗、溝通能力等；公司管理層面試主要考察應聘人員的綜合素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)、發(fā)展?jié)摿Φ取?.錄用根據(jù)面試結(jié)果，由公司管理層確定錄用人員名單。人力資源部門向錄用人員發(fā)放錄用通知，告知其報到時間、地點、所需材料等。錄用人員應在規(guī)定時間內(nèi)報到，辦理入職手續(xù)。入職手續(xù)1.提交材料錄用人員應提交以下材料：身份證、學歷證書、學位證書、離職證明、體檢報告等。以上材料均需提供原件和復印件，復印件一式兩份，由人力資源部門留存。2.簽訂合同人力資源部門與錄用人員簽訂勞動合同，明確雙方的權(quán)利和義務。勞動合同期限根據(jù)公司實際情況確定，一般為[X]年。3.入職培訓新入職跟單員應參加公司組織的入職培訓，培訓內(nèi)容包括公司概況、企業(yè)文化、規(guī)章制度、業(yè)務流程、產(chǎn)品知識等。培訓時間為[X]天，培訓結(jié)束后進行考核，考核合格者正式上崗。離職管理1.離職申請跟單員因個人原因需要離職的，應提前[X]天向部門主管提交書面離職申請。離職申請應注明離職原因、離職時間等。2.離職審批部門主管收到離職申請后，應進行審批。如同意離職，應在離職申請上簽字，并報人力資源部門備案。人力資源部門收到離職申請后，應進行審核。如審核通過，應辦理離職手續(xù)。3.離職手續(xù)跟單員離職前，應完成以下工作：清理工作交接，將訂單相關(guān)文件、資料、工具等交接給指定人員。歸還公司財物，如辦公設(shè)備、辦公用品等。結(jié)清工資、獎金、福利等費用。人力資源部門在跟單員完成離職手續(xù)后，為其辦理離職證明。工作流程與規(guī)范訂單接收1.客戶下單客戶通過郵件、傳真、電話等方式向工廠下達訂單。跟單員應及時接收客戶訂單，并記錄訂單相關(guān)信息，包括訂單編號、客戶名稱、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等。2.訂單評審跟單員收到訂單后，應立即將訂單提交給部門主管進行評審。部門主管組織相關(guān)部門對訂單進行評審，評審內(nèi)容包括訂單要求、生產(chǎn)能力、物料供應、質(zhì)量標準、交貨期等。如訂單評審通過，部門主管應在訂單評審表上簽字確認；如訂單評審不通過，部門主管應及時與客戶溝通，協(xié)商解決方案。3.訂單確認跟單員將訂單評審結(jié)果反饋給客戶，如客戶無異議，跟單員應與客戶簽訂訂單確認書，明確雙方的權(quán)利和義務。訂單確認書應包括訂單編號、客戶名稱、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點、價格、付款方式等內(nèi)容。生產(chǎn)安排1.生產(chǎn)計劃制定跟單員根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)能力，制定生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)計劃應包括生產(chǎn)進度安排、物料需求計劃、人員安排、設(shè)備需求計劃等內(nèi)容。生產(chǎn)計劃制定完成后，跟單員應提交給部門主管審核。2.生產(chǎn)任務下達部門主管審核通過生產(chǎn)計劃后，將生產(chǎn)任務下達給生產(chǎn)部門。生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃組織生產(chǎn)，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。3.生產(chǎn)進度跟蹤跟單員應定期跟蹤生產(chǎn)進度，及時了解生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題和困難。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進度延遲或質(zhì)量問題，跟單員應及時與生產(chǎn)部門溝通，協(xié)調(diào)解決問題。物料采購1.物料需求計劃制定跟單員根據(jù)生產(chǎn)計劃，制定物料需求計劃。物料需求計劃應包括物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等內(nèi)容。物料需求計劃制定完成后，跟單員應提交給采購部門。2.采購訂單下達采購部門根據(jù)物料需求計劃，向供應商下達采購訂單。采購訂單應包括物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等內(nèi)容。采購訂單下達后，跟單員應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解物料的到貨時間和質(zhì)量情況。3.物料檢驗與入庫物料到貨后，采購部門應通知質(zhì)量檢驗部門進行檢驗。質(zhì)量檢驗部門對物料進行檢驗，如檢驗合格，物料入庫；如檢驗不合格，采購部門應及時與供應商溝通，協(xié)商解決方案。質(zhì)量控制1.質(zhì)量標準制定跟單員根據(jù)訂單要求和客戶標準，制定產(chǎn)品質(zhì)量標準。產(chǎn)品質(zhì)量標準應包括產(chǎn)品規(guī)格、尺寸、外觀、性能、包裝等內(nèi)容。產(chǎn)品質(zhì)量標準制定完成后，跟單員應提交給質(zhì)量檢驗部門。2.質(zhì)量檢驗計劃制定質(zhì)量檢驗部門根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量標準，制定質(zhì)量檢驗計劃。質(zhì)量檢驗計劃應包括檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻率、檢驗人員等內(nèi)容。質(zhì)量檢驗計劃制定完成后，質(zhì)量檢驗部門應提交給生產(chǎn)部門和跟單員。3.質(zhì)量檢驗與監(jiān)督生產(chǎn)部門在生產(chǎn)過程中應按照質(zhì)量檢驗計劃進行自檢和互檢。質(zhì)量檢驗部門對生產(chǎn)過程進行巡檢和抽檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標準要求。跟單員應定期檢查質(zhì)量檢驗記錄，及時了解產(chǎn)品質(zhì)量情況。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，跟單員應及時與生產(chǎn)部門和質(zhì)量檢驗部門溝通，協(xié)調(diào)解決問題。出貨協(xié)調(diào)1.出貨計劃制定跟單員根據(jù)訂單交貨期，制定出貨計劃。出貨計劃應包括出貨時間、出貨數(shù)量、出貨方式、運輸工具等內(nèi)容。出貨計劃制定完成后，跟單員應提交給物流部門。2.出貨安排物流部門根據(jù)出貨計劃，安排出貨事宜。物流部門應確保貨物按時、安全、準確地送達客戶指定地點。跟單員應跟蹤出貨情況，及時了解貨物的運輸狀態(tài)和到達時間。3.出貨文件準備跟單員在出貨前應準備好出貨文件，包括商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、原產(chǎn)地證書等。出貨文件應確保內(nèi)容準確、完整、清晰，符合客戶要求和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定?？冃Э己伺c激勵績效考核1.考核周期跟單員績效考核周期為[X]個月。2.考核指標跟單員績效考核指標包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面。工作業(yè)績指標包括訂單完成率、訂單準時交貨率、客戶滿意度等；工作能力指標包括溝通能力、協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等；工作態(tài)度指標包括責任心、敬業(yè)精神、團隊合作精神等。3.考核方法跟單員績效考核采用自評、上級評價、客戶評價相結(jié)合的方式進行。自評由跟單員本人根據(jù)考核周期內(nèi)的工作表現(xiàn)進行自我評價；上級評價由部門主管根據(jù)跟單員的工作表現(xiàn)進行評價；客戶評價由客戶根據(jù)跟單員的服務質(zhì)量進行評價。考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。激勵措施1.薪酬激勵根據(jù)跟單員的績效考核結(jié)果，發(fā)放績效獎金。績效獎金的發(fā)放標準為：優(yōu)秀：[X]元；良好：[X]元；合格：[X]元；不合格：無績效獎金。2.晉升激勵對于績效考核優(yōu)秀的跟單員，公司將給予晉升機會。晉升渠道包括但不限于跟單組長、跟單主管、項目經(jīng)理等。3.培訓激勵公司為跟單員提供培訓機會，幫助其提升業(yè)務能力和綜合素質(zhì)。對于積極參加培訓并取得優(yōu)異成績的跟單員，公司將給予一定的獎勵。保密制度保密范圍1.客戶信息包括客戶名稱、聯(lián)系方式、訂單信息、產(chǎn)品需求等。2.公司商業(yè)秘密包括生產(chǎn)工藝、技術(shù)配方、產(chǎn)品設(shè)計、銷售策略、財務數(shù)據(jù)等。3.其他機密信息包括公司內(nèi)部文件、會議記錄、決策過程等。保密措施1.簽訂保密協(xié)議新入職跟單員應簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。2.加強培訓公司定期組織保密培訓，提高跟單員的保密意識。3.嚴格管理對涉及保密信息的文件、資料、電腦等進行嚴格管理，限制訪問權(quán)限。違規(guī)處理1.警告對于違反保密制度的跟單員，公司將給予警告處分。2.罰款對于因違