百貨公司購(gòu)買(mǎi)管理制度總則目的為規(guī)范百貨公司的購(gòu)買(mǎi)行為，確保所購(gòu)商品和服務(wù)符合公司運(yùn)營(yíng)需求，保障公司利益，提高采購(gòu)效率，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于百貨公司內(nèi)所有涉及商品采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)以及相關(guān)物資采購(gòu)的部門(mén)和人員?；驹瓌t1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，對(duì)所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競(jìng)爭(zhēng)。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品。采購(gòu)組織與職責(zé)采購(gòu)部門(mén)設(shè)置公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)部門(mén)，根據(jù)業(yè)務(wù)需求劃分不同的采購(gòu)小組，如服裝采購(gòu)組、家居用品采購(gòu)組、食品采購(gòu)組等。采購(gòu)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司銷(xiāo)售計(jì)劃、庫(kù)存情況等，合理安排采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進(jìn)行考核。3.組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司利益。4.跟進(jìn)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，確保按時(shí)到貨。5.收集市場(chǎng)信息，分析采購(gòu)成本變動(dòng)趨勢(shì)，為公司采購(gòu)決策提供依據(jù)。其他部門(mén)職責(zé)1.需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地向采購(gòu)部門(mén)提交采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)商品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同付款條款，并監(jiān)督采購(gòu)資金的支付。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保符合公司標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)其進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、合理。2.根據(jù)采購(gòu)金額大小，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。小額采購(gòu)由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；大額采購(gòu)需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理等多級(jí)審批。供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、資信狀況等方面。3.邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與項(xiàng)目投標(biāo)或報(bào)價(jià)，采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評(píng)估結(jié)果等。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整合作策略。采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)合同談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同條款應(yīng)包括商品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購(gòu)合同經(jīng)法律合規(guī)部門(mén)審核后，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章生效。采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，生成采購(gòu)訂單，明確訂單編號(hào)、供應(yīng)商、采購(gòu)物品明細(xì)、交貨期等信息。2.將采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購(gòu)訂單跟蹤與催貨1.采購(gòu)部門(mén)定期跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的備貨進(jìn)度和運(yùn)輸情況。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無(wú)法按時(shí)交貨，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施保證按時(shí)交貨。對(duì)于逾期未交貨的供應(yīng)商，按照合同約定追究其違約責(zé)任。到貨驗(yàn)收1.采購(gòu)商品到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)、需求部門(mén)等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)按照公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查商品的外觀(guān)、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。3.需求部門(mén)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)對(duì)商品的規(guī)格、型號(hào)、用途等進(jìn)行核對(duì)。4.驗(yàn)收合格的商品辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的商品，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨或補(bǔ)貨等。采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門(mén)在收到供應(yīng)商發(fā)票后，核對(duì)發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)合同、驗(yàn)收單是否一致。2.將發(fā)票及相關(guān)單據(jù)提交至財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)安排付款，確保付款及時(shí)、準(zhǔn)確。采購(gòu)預(yù)算管理預(yù)算編制1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，編制年度采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括各類(lèi)商品和服務(wù)的采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)預(yù)算編制要充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、銷(xiāo)售預(yù)測(cè)、庫(kù)存情況等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。3.年度采購(gòu)預(yù)算經(jīng)公司管理層審核通過(guò)后，作為采購(gòu)工作的重要依據(jù)。預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，控制采購(gòu)成本，不得超預(yù)算采購(gòu)。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，必須按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。預(yù)算監(jiān)督與考核1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，分析預(yù)算差異原因。2.將采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況納入部門(mén)和個(gè)人績(jī)效考核體系，對(duì)預(yù)算執(zhí)行良好的部門(mén)和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)預(yù)算執(zhí)行不力的進(jìn)行相應(yīng)處罰。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：包括商品價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷、市場(chǎng)供應(yīng)短缺等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)商品質(zhì)量不符合要求，影響公司銷(xiāo)售和聲譽(yù)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不完善、供應(yīng)商違約等導(dǎo)致公司利益受損。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)活動(dòng)違反法律法規(guī)，引發(fā)法律糾紛。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款；拓展供應(yīng)商渠道，避免供應(yīng)商壟斷；建立適當(dāng)?shù)膸?kù)存儲(chǔ)備，應(yīng)對(duì)供應(yīng)短缺。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商質(zhì)量管理，增加檢驗(yàn)頻次；與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：規(guī)范合同簽訂流程，加強(qiáng)合同審核；加強(qiáng)合同執(zhí)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行中的問(wèn)題；對(duì)供應(yīng)商違約行為采取法律措施。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)人員法律知識(shí)培訓(xùn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)；在合同簽訂前咨詢(xún)法律專(zhuān)業(yè)人士，避免法律漏洞。采購(gòu)績(jī)效評(píng)估評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：包括采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等，評(píng)估采購(gòu)成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.采購(gòu)質(zhì)量：以驗(yàn)收合格的商品數(shù)量占采購(gòu)總量的比例作為衡量指標(biāo)。3.交貨期：統(tǒng)計(jì)按時(shí)交貨的訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例。4.售后服務(wù)：收集需求部門(mén)對(duì)供應(yīng)商售后服務(wù)的滿(mǎn)意度評(píng)價(jià)。評(píng)估方法1.定期評(píng)估：每月或每季度對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，填寫(xiě)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估表。2.數(shù)據(jù)分析：通過(guò)采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，計(jì)算各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的實(shí)際完成情況。3.問(wèn)卷調(diào)查：向需求部門(mén)發(fā)放問(wèn)卷，了解對(duì)采購(gòu)工作的滿(mǎn)意度和意見(jiàn)建議。評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購(gòu)人員和供應(yīng)商進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)評(píng)估結(jié)果不理想的采購(gòu)人員進(jìn)行培訓(xùn)和輔導(dǎo)，幫助其改進(jìn)工作；對(duì)不符合要求的供應(yīng)商，采取警告、減少訂單量、終止合作等措施。供應(yīng)商管理供應(yīng)商準(zhǔn)入1.供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資格，具有良好的商業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況。2.提供的產(chǎn)品或服務(wù)應(yīng)符合公司質(zhì)量要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具有價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力。3.填寫(xiě)供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表，提交相關(guān)資質(zhì)證明文件，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)審核、公司審批后，方可成為合格供應(yīng)商。供應(yīng)商培訓(xùn)1.定期組織供應(yīng)商參加培訓(xùn)，內(nèi)容包括公司采購(gòu)政策、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨要求等。2.幫助供應(yīng)商了解公司需求，提高其供應(yīng)能力和服務(wù)水平。供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)分，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商采取相應(yīng)的管理措施，如增加訂單量、減少訂單量、暫停合作、終止合作等。供應(yīng)商激勵(lì)1.對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)