統(tǒng)計管理檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司統(tǒng)計管理檔案工作，確保統(tǒng)計資料的真實性、準確性、完整性和及時性，充分發(fā)揮統(tǒng)計資料在公司決策、管理和發(fā)展中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位的統(tǒng)計管理檔案工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司統(tǒng)計管理檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：統(tǒng)計資料必須如實反映公司的實際情況，不得虛報、瞞報、拒報、遲報，不得偽造、篡改。3.及時有效原則：統(tǒng)計工作要及時收集、整理、分析和報送統(tǒng)計資料，為公司決策提供及時有效的依據(jù)。4.保密原則：對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的統(tǒng)計資料，要嚴格保密，防止泄露。二、統(tǒng)計管理檔案的分類與編號（一）分類1.綜合統(tǒng)計報表類：包括公司年度、季度、月度綜合統(tǒng)計報表，以及各類專項統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計調(diào)查資料類：如市場調(diào)研、客戶滿意度調(diào)查、員工滿意度調(diào)查等資料。3.統(tǒng)計分析報告類：對公司生產(chǎn)經(jīng)營、市場動態(tài)、行業(yè)趨勢等進行分析的報告。4.統(tǒng)計臺賬類：記錄公司各項統(tǒng)計指標的詳細數(shù)據(jù)，如銷售臺賬、生產(chǎn)臺賬、庫存臺賬等。5.統(tǒng)計原始記錄類：如員工考勤記錄、生產(chǎn)日報表、銷售訂單等。（二）編號1.采用分類編號法，按照上述分類順序，依次為每一類檔案賦予一個代碼。2.綜合統(tǒng)計報表類代碼為“TJ01”，統(tǒng)計調(diào)查資料類代碼為“TJ02”，統(tǒng)計分析報告類代碼為“TJ03”，統(tǒng)計臺賬類代碼為“TJ04”，統(tǒng)計原始記錄類代碼為“TJ05”。3.每一類檔案再根據(jù)年份、月份等進行細分編號，例如“TJ01202301”表示2023年1月份的綜合統(tǒng)計報表。三、統(tǒng)計管理檔案的收集（一）職責分工1.各部門負責本部門統(tǒng)計資料的收集、整理和初步審核，并按時報送至公司統(tǒng)計管理部門。2.公司統(tǒng)計管理部門負責對各部門報送的統(tǒng)計資料進行匯總、審核和歸檔。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責統(tǒng)計資料的收集工作，確保資料的準確性和完整性。2.統(tǒng)計資料應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，字跡清晰、數(shù)據(jù)準確、簽字蓋章齊全。3.對于統(tǒng)計原始記錄，應及時收集、整理，確保記錄的連續(xù)性和真實性。4.各部門應在規(guī)定的時間內(nèi)將統(tǒng)計資料報送至公司統(tǒng)計管理部門，不得延誤。（三）收集渠道1.內(nèi)部報表：各部門按照公司統(tǒng)一制定的報表格式，定期報送各類統(tǒng)計報表。2.業(yè)務系統(tǒng)：通過公司的業(yè)務管理系統(tǒng)，提取相關的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。3.專項調(diào)查：針對特定的統(tǒng)計需求，開展專項調(diào)查，收集相關資料。4.外部信息：收集政府部門、行業(yè)協(xié)會、市場研究機構等發(fā)布的與公司相關的統(tǒng)計信息。四、統(tǒng)計管理檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于統(tǒng)計資料的檢索和查詢。（二）整理方法1.分類整理：按照統(tǒng)計管理檔案的分類標準，將收集到的資料進行分類。2.編號排序：對每一類檔案按照編號順序進行排列，確保檔案的系統(tǒng)性。3.裝訂成冊：對于紙質檔案，應進行裝訂，使其整齊、牢固。4.編制目錄：為每一類檔案編制詳細的目錄，注明檔案的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和利用。五、統(tǒng)計管理檔案的審核（一）審核內(nèi)容1.數(shù)據(jù)準確性：審核統(tǒng)計資料中的數(shù)據(jù)是否真實、準確，是否與實際情況相符。2.邏輯一致性：檢查統(tǒng)計數(shù)據(jù)之間的邏輯關系是否合理，是否存在矛盾或異常情況。3.完整性：審核統(tǒng)計資料是否完整，是否涵蓋了應統(tǒng)計的所有內(nèi)容。4.規(guī)范性：檢查統(tǒng)計資料的格式、填寫方法、簽字蓋章等是否符合規(guī)定要求。（二）審核流程1.各部門在報送統(tǒng)計資料前，應進行自我審核，確保資料的質量。2.公司統(tǒng)計管理部門收到各部門報送的統(tǒng)計資料后，進行初步審核，對存在問題的資料及時反饋給相關部門進行修改。3.對于重要的統(tǒng)計資料，公司統(tǒng)計管理部門應組織相關人員進行會審，確保審核結果的準確性和可靠性。六、統(tǒng)計管理檔案的歸檔（一）歸檔時間1.綜合統(tǒng)計報表類：月度報表應在次月5個工作日內(nèi)歸檔，季度報表應在季度結束后10個工作日內(nèi)歸檔，年度報表應在次年1月31日前歸檔。2.統(tǒng)計調(diào)查資料類：調(diào)查結束后15個工作日內(nèi)歸檔。3.統(tǒng)計分析報告類：報告完成后10個工作日內(nèi)歸檔。4.統(tǒng)計臺賬類：每月末應將當月的臺賬數(shù)據(jù)整理歸檔。5.統(tǒng)計原始記錄類：應根據(jù)實際情況，定期進行歸檔，確保記錄的完整性。（二）歸檔要求1.歸檔的統(tǒng)計資料應齊全、完整、準確，符合整理和審核要求。2.紙質檔案應裝訂整齊，編目清晰，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案類別、編號、年度等信息。3.電子檔案應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。4.歸檔的統(tǒng)計資料應編制詳細的移交清單，雙方簽字確認。七、統(tǒng)計管理檔案的保管（一）保管期限1.綜合統(tǒng)計報表類：年度報表永久保管，季度報表保管10年，月度報表保管5年。2.統(tǒng)計調(diào)查資料類：根據(jù)調(diào)查目的和重要程度確定保管期限，一般為310年。3.統(tǒng)計分析報告類：保管期限為510年。4.統(tǒng)計臺賬類：保管期限為5年。5.統(tǒng)計原始記錄類：根據(jù)實際情況確定保管期限，一般為35年。（二）保管方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、統(tǒng)計管理檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱統(tǒng)計管理檔案的，應填寫《統(tǒng)計管理檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的統(tǒng)計資料，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司領導批準，不得擅自復印、摘抄或傳播。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱統(tǒng)計管理檔案的，應填寫《統(tǒng)計管理檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損或丟失。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如有損壞或丟失，應追究借閱人員的責任。九、統(tǒng)計管理檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且已無保存價值的統(tǒng)計管理檔案。2.因保管不善導致檔案損壞、變質，無法修復的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對擬銷毀的統(tǒng)計管理檔案進行清理和鑒定，編制《統(tǒng)計管理檔案銷毀清單》。2.《統(tǒng)計管理檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，參加銷毀的人員應在銷毀記錄上簽字確認。4.對于涉及公司機密的統(tǒng)計資料，應按照公司保密制度的規(guī)定進行銷毀，確保信息安全。十、統(tǒng)計管理檔案的信息化管理（一）建立統(tǒng)計管理檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術，建立公司統(tǒng)計管理檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)計資料的電子化管理。2.統(tǒng)計管理檔案信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計分析、報表生成、備份存儲等功能，提高檔案管理的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質檔案中的數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)計管理檔案信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對統(tǒng)計管理檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）信息安全管理1.加強統(tǒng)計管理檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未經(jīng)授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。3.對涉及公司機密的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，應采取加密存儲、傳輸?shù)却胧?，保障信息安全。十一、統(tǒng)計管理檔案工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對各部門的統(tǒng)計管理檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、審核、歸檔、保管、查閱與借閱等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1