貨物采購合同管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司貨物采購合同的管理，加強對采購活動的內(nèi)部控制，防范采購風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司的貨物采購合同管理。3.基本原則依法合規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。公平公正原則：在采購合同簽訂和履行過程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，維護公司與供應(yīng)商的合法權(quán)益。誠實守信原則：各方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。效益優(yōu)先原則：采購合同管理應(yīng)注重提高采購效益，降低采購成本，確保公司利益最大化。二、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)采購合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等工作。對供應(yīng)商進行調(diào)查、評估和選擇，建立供應(yīng)商檔案。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。定期向公司相關(guān)部門匯報采購合同的執(zhí)行情況。2.法務(wù)部門參與采購合同的起草、審核和談判工作，提供法律意見和建議。對采購合同的合法性、合規(guī)性進行審查，防范法律風(fēng)險。協(xié)助處理采購合同糾紛，提供法律支持。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)采購合同的付款審核和賬務(wù)處理。對采購合同的資金預(yù)算進行審核，確保資金的合理使用。定期與采購部門核對采購合同的執(zhí)行情況和付款情況。4.審計部門對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監(jiān)督。檢查采購合同的執(zhí)行情況是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。對采購合同管理中存在的問題提出審計意見和建議。5.其他部門根據(jù)各自職責(zé)，配合采購部門做好采購合同管理工作。對采購合同涉及的技術(shù)、質(zhì)量、驗收等方面提出意見和建議。三、合同簽訂管理1.合同起草采購部門應(yīng)根據(jù)采購需求和供應(yīng)商情況，起草采購合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，特殊情況需使用非標(biāo)準(zhǔn)合同模板的，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核同意。2.合同審核采購合同起草完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門進行合法性、合規(guī)性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。采購合同還應(yīng)提交財務(wù)部門進行付款審核和資金預(yù)算審核。財務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。采購合同涉及技術(shù)、質(zhì)量、驗收等方面的，還應(yīng)提交相關(guān)部門進行審核。相關(guān)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。3.合同談判采購部門應(yīng)根據(jù)審核意見，與供應(yīng)商進行合同談判。談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款符合公司利益和要求。談判達成一致后，采購部門應(yīng)將談判結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門，并根據(jù)反饋意見對合同文本進行修改完善。4.合同簽訂采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋公司合同專用章。合同一式多份，分別由采購部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商等留存。簽訂采購合同的人員應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，不得超越授權(quán)范圍簽訂合同。四、合同履行管理1.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營狀況、信譽等進行記錄和管理。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級，對不合格供應(yīng)商及時進行淘汰。與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場變化，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.交貨管理采購部門應(yīng)按照合同約定，及時向供應(yīng)商下達交貨通知，明確交貨時間、地點、方式等要求。供應(yīng)商應(yīng)按照交貨通知要求，按時將貨物送達指定地點。采購部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)貨物的驗收工作，確保貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合合同要求。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補救措施或承擔(dān)違約責(zé)任。3.付款管理財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，對采購合同的付款進行審核和支付。付款前，應(yīng)確保采購合同已經(jīng)履行完畢，且驗收合格。采購部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供采購合同的執(zhí)行情況和相關(guān)憑證，協(xié)助財務(wù)部門做好付款審核工作。如因特殊情況需要提前付款或延遲付款的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相應(yīng)的手續(xù)。五、合同變更與解除管理1.合同變更在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核同意，并按照合同簽訂的程序進行審批和簽訂。采購部門應(yīng)及時將合同變更情況通知相關(guān)部門，并調(diào)整采購合同的執(zhí)行計劃。2.合同解除在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要解除合同的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核同意，并按照合同簽訂的程序進行審批和簽訂。采購部門應(yīng)及時將合同解除情況通知相關(guān)部門，并辦理相關(guān)手續(xù)，如退還貨物、結(jié)算貨款等。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防采購部門應(yīng)加強對采購合同履行過程的管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。法務(wù)部門應(yīng)定期對采購合同進行審查和風(fēng)險評估，提出防范糾紛的建議和措施。2.糾紛處理如發(fā)生采購合同糾紛，采購部門應(yīng)及時向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并會同法務(wù)部門進行調(diào)查和分析，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。在糾紛處理過程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，維護公司的合法權(quán)益。七、合同檔案管理1.檔案收集采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購合同檔案的收集工作，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件、審批文件、履行記錄等資料整理歸檔。2.檔案整理采購合同檔案應(yīng)按照年度、類別、編號等進行分類整理，建立檔案目錄，便于查閱和管理。檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.檔案保管采購合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定程序進行審批和銷毀。4.檔案查閱因工作需要查閱采購合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、抽取檔案材料等。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查審計部門應(yīng)定期對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監(jiān)督，檢查采購合同管理是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。公司相關(guān)部門應(yīng)不定期對采購合同的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促采購部門整改。2.考核評價公司應(yīng)建立采購合同管理考核評價制度，對采購部門及相關(guān)人員的合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標(biāo)應(yīng)包括合