產(chǎn)品專用印章管理制度總則目的為加強(qiáng)公司產(chǎn)品專用印章的管理，規(guī)范印章使用行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及產(chǎn)品專用印章使用的部門(mén)和人員。印章定義產(chǎn)品專用印章是指公司在產(chǎn)品相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，用于標(biāo)識(shí)、確認(rèn)產(chǎn)品信息、合同簽訂、文件簽署等具有特定用途的印章。印章的刻制與啟用印章刻制申請(qǐng)1.各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要刻制產(chǎn)品專用印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《產(chǎn)品專用印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、使用范圍、樣式等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門(mén)。審核與批準(zhǔn)行政部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查印章需求的合理性和必要性。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部門(mén)統(tǒng)一安排刻制。印章啟用1.印章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)部門(mén)領(lǐng)取。領(lǐng)取時(shí)需辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)《產(chǎn)品專用印章領(lǐng)取登記表》。2.印章啟用前，行政部門(mén)應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章名稱、使用范圍、啟用日期等信息。印章的保管保管原則1.產(chǎn)品專用印章由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT(mén)的印章保管箱，確保印章的安全。保管職責(zé)1.保管人員負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，無(wú)遺失、被盜等情況。2.定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、字跡不清等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)并申請(qǐng)更換。3.嚴(yán)格遵守印章使用規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用印章。保管人員變更1.因工作調(diào)動(dòng)或其他原因需要變更印章保管人員時(shí)，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)在行政部門(mén)監(jiān)督下進(jìn)行，填寫(xiě)《產(chǎn)品專用印章交接登記表》。2.交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)印章的數(shù)量、完好情況等，并在登記表上簽字確認(rèn)。行政部門(mén)留存交接登記表復(fù)印件備案。印章的使用使用流程1.用印申請(qǐng)：使用產(chǎn)品專用印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《產(chǎn)品專用印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事由、用印文件名稱及編號(hào)、用印時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至印章保管人員。2.審核與批準(zhǔn)：印章保管人員對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審查用印事由是否合理、文件內(nèi)容是否合規(guī)等。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大事項(xiàng)需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.印章使用：經(jīng)批準(zhǔn)后，印章保管人員在用印申請(qǐng)表上加蓋“已批準(zhǔn)”章，并按照批準(zhǔn)的內(nèi)容進(jìn)行用印。用印時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，與文件內(nèi)容相符。用印完成后，在《產(chǎn)品專用印章使用登記表》上記錄用印時(shí)間、文件名稱、用印次數(shù)等信息。4.文件存檔：用印后的文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，確保文件的完整性和可追溯性。使用范圍1.產(chǎn)品相關(guān)合同的簽訂。2.產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件、檢測(cè)報(bào)告等的簽署。3.與產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售、售后服務(wù)等相關(guān)的文件、信函的蓋章確認(rèn)。4.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的涉及產(chǎn)品專用的業(yè)務(wù)活動(dòng)。禁止使用情況1.未經(jīng)批準(zhǔn)的任何文件、合同等。2.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的事項(xiàng)。3.空白紙張、介紹信等。印章的停用與銷毀停用條件1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，不再使用產(chǎn)品專用印章時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。2.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章遺失、被盜等情況，應(yīng)立即向行政部門(mén)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，同時(shí)辦理印章停用手續(xù)。停用申請(qǐng)由印章保管人員填寫(xiě)《產(chǎn)品專用印章停用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)審核確認(rèn)后，發(fā)布印章停用通知。銷毀程序1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織印章的銷毀工作。銷毀前，應(yīng)填寫(xiě)《產(chǎn)品專用印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶鬯?、焚燒等，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷毀過(guò)程應(yīng)由行政部門(mén)人員或指定的監(jiān)督人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《產(chǎn)品專用印章銷毀登記表》上記錄銷毀情況。3.銷毀完成后，行政部門(mén)應(yīng)將銷毀登記表存檔，作為印章管理的重要檔案資料。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)產(chǎn)品專用印章的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印章的使用是否符合規(guī)定、保管是否安全等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。日常檢查行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品專用印章的日常使用和保管情況進(jìn)行檢查，不定期抽查用印申請(qǐng)表、使用登記表等文件，核實(shí)印章使用的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，檢查印章保管人員的工作情況，確保印章保管安全。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事