培訓(xùn)科檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)培訓(xùn)科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于培訓(xùn)科在培訓(xùn)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括培訓(xùn)計(jì)劃、課程資料、學(xué)員檔案、考核記錄等。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)科檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。檔案管理職責(zé)培訓(xùn)科科長(zhǎng)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)培訓(xùn)科檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.監(jiān)督和指導(dǎo)檔案管理人員的工作，確保檔案管理工作的規(guī)范進(jìn)行。3.審核重要檔案的收集、整理、保管和利用情況。4.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供檔案借閱服務(wù)。培訓(xùn)經(jīng)辦人員職責(zé)1.在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交檔案管理人員。2.確保移交的檔案資料完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。3.配合檔案管理人員做好檔案的整理和歸檔工作。檔案的收集與整理收集范圍1.培訓(xùn)計(jì)劃、方案、大綱等文件。2.培訓(xùn)教材、講義、課件等資料。3.學(xué)員報(bào)名登記表、考勤記錄、成績(jī)考核表等。4.培訓(xùn)教師的授課教案、教學(xué)評(píng)估等材料。5.培訓(xùn)活動(dòng)的照片、視頻、音頻等資料。6.培訓(xùn)相關(guān)的會(huì)議記錄、總結(jié)報(bào)告等。7.其他與培訓(xùn)工作有關(guān)的文件和資料。收集要求1.培訓(xùn)經(jīng)辦人員應(yīng)在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的檔案資料收集齊全，并移交檔案管理人員。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份保存。整理方法1.分類：按照培訓(xùn)項(xiàng)目、時(shí)間、資料類型等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。4.裝訂：對(duì)零散的檔案資料進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于保管和查找。檔案的保管保管方式1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上。保管期限1.短期檔案：保管期限為[X]年，主要包括一般性的培訓(xùn)資料、學(xué)員臨時(shí)檔案等。2.中期檔案：保管期限為[X]年，包括重要的培訓(xùn)項(xiàng)目資料、學(xué)員長(zhǎng)期檔案等。3.長(zhǎng)期檔案：保管期限為[X]年以上，主要是具有歷史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如培訓(xùn)科發(fā)展規(guī)劃、重大培訓(xùn)活動(dòng)記錄等。檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。檔案的利用借閱規(guī)定1.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時(shí)間等，經(jīng)培訓(xùn)科科長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)培訓(xùn)科科長(zhǎng)批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)反映檔案管理工作的動(dòng)態(tài)和成效。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和歷史價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保證重點(diǎn)的原則。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由培訓(xùn)科科長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析：結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等因素，綜合分析其保存價(jià)值。銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)培訓(xùn)科科長(zhǎng)審核批準(zhǔn)后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)登記注銷，確保檔案信息的安全。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的培訓(xùn)科檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為培訓(xùn)工作提供更加便捷的服務(wù)。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案中的信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤。2.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的完整性和時(shí)效性。信息安全管理1.采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案信息管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全事故的發(fā)生。2.對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，不同人員只能訪問(wèn)其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)