學(xué)校檔案房管理制度一、總則（一）目的為了加強學(xué)校檔案房的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門及全體教職員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案房對全校各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法規(guī)，對涉及學(xué)校機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理學(xué)校各類檔案，包括文書檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、學(xué)生檔案等。3.對檔案進行分類、整理、編目、裝訂，建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。4.做好檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.開展檔案利用服務(wù)工作，為學(xué)校各項工作提供檔案信息支持。7.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全校教職員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交學(xué)校檔案房。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案形成人員職責(zé)1.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時整理、歸檔，確保檔案的真實、準(zhǔn)確、完整。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案形成過程中的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校黨、政、工、團等組織形成的文件材料。2.學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作中形成的文件材料。3.學(xué)校人事、財務(wù)、資產(chǎn)等方面的文件材料。4.學(xué)校招生、就業(yè)、學(xué)生管理等工作中形成的文件材料。5.學(xué)校對外交流、合作等活動中形成的文件材料。6.其他與學(xué)校工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、準(zhǔn)確。2.檔案形成人員應(yīng)在文件材料形成后及時整理，按照檔案管理的要求進行分類、編號，移交本部門兼職檔案員。3.兼職檔案員應(yīng)認(rèn)真審核收集的檔案材料，確保材料齊全、完整、真實，符合歸檔要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.教學(xué)檔案：按照教學(xué)環(huán)節(jié)、課程、專業(yè)等進行分類整理，建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。3.科研檔案：按照科研項目、課題等進行分類整理，建立科研檔案信息系統(tǒng)。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，建立人事檔案信息庫。5.財務(wù)檔案：按照會計檔案管理的要求進行整理，編制會計檔案目錄。6.學(xué)生檔案：按照學(xué)生類別、年級等進行分類整理，建立學(xué)生檔案信息系統(tǒng)。四、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校檔案房應(yīng)具備專門的檔案保管場所，面積應(yīng)滿足檔案存放的需要。保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，并有防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）檔案裝具檔案應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放。檔案柜應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于查找。檔案盒應(yīng)按照檔案分類編號進行標(biāo)識，注明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案存放1.不同類別的檔案應(yīng)分類存放，不得混放。2.同一類檔案應(yīng)按照保管期限、年度等順序排列存放，便于管理和查找。3.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（四）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映學(xué)校主要職能活動和歷史面貌的，對學(xué)校、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在相當(dāng)長的時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年以下。（五）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.檢查中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，如對破損、褪色的檔案進行修復(fù)，對丟失、損壞的檔案進行查找和補充等。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，建立檔案檢查臺賬。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案，須經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門批準(zhǔn)。3.個人因特殊原因需要查閱本人檔案或與本人有關(guān)的檔案，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門同意。（二）利用手續(xù)1.校內(nèi)各部門查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，交檔案管理部門審批。2.外單位查閱檔案，須持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.個人查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)檔案管理部門同意后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案供利用者查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案房內(nèi)進行，不得擅自將檔案帶出。2.因工作需要復(fù)印檔案的，須經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.如需摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并注明出處。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細(xì)登記，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用方式等。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對需鑒定的檔案進行審查，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長簽字后，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督下，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清冊》一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對學(xué)校各類檔案進行掃描、錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合學(xué)校檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線管理、查詢、借閱等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理部門內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備和軟件，確保檔案信息化管理工作的正常開展。2.檔案管理