事業(yè)單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本事業(yè)單位各部門及全體工作人員形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。由單位綜合檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收、整理、保管、利用和銷毀各類檔案。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案應(yīng)如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為單位各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立綜合檔案室，作為單位檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理本單位的檔案工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的完整與安全。按照規(guī)定的程序和要求，及時為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和催還工作。負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化錄入和管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。參與檔案的鑒定、銷毀工作，提出檔案保管期限的調(diào)整意見。開展檔案管理的業(yè)務(wù)研究和培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向綜合檔案室移交檔案。指導(dǎo)本部門工作人員做好文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。協(xié)助綜合檔案室開展檔案的查閱、借閱等利用工作，及時反饋利用情況。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作有關(guān)的文件、指示、通知等。本單位形成的各類文件、報告、計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報表等。本單位開展業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)檔案等。本單位工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。本單位獲得的榮譽(yù)證書、獎狀、獎杯等實(shí)物檔案。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。對于重要文件和資料，應(yīng)及時收集并向綜合檔案室移交，不得積壓或擅自留存。收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損毀或丟失。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、會計(jì)檔案類等。編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或粘貼。四、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。2.檔案存放檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和管理。不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于檔案的鑒定和銷毀。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案保護(hù)1.溫濕度控制檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。應(yīng)定期檢查溫濕度情況，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。2.防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火器、防盜門、防盜窗等。檔案庫房應(yīng)做好防潮工作，地面應(yīng)鋪設(shè)防潮材料，門窗應(yīng)密封良好，防止雨水和潮氣進(jìn)入。定期對檔案進(jìn)行防蟲、防鼠處理，可采用防蟲藥、鼠夾、鼠藥等措施。3.檔案修復(fù)對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)。修復(fù)檔案應(yīng)遵循保持原貌、最小干預(yù)的原則，采用適宜的修復(fù)方法和材料。五、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.利用范圍本單位工作人員因工作需要可查閱、借閱本單位的檔案。外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。復(fù)制：利用者因工作需要可復(fù)制檔案，但應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋單位檔案專用章。（二）檔案借閱1.借閱手續(xù)本單位工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合檔案室借閱。外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等內(nèi)容，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到綜合檔案室借閱。2.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱要求借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理人員應(yīng)及時催還。借閱者歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱者的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀。3.鑒定程序檔案管理人員對保管期滿的檔案進(jìn)行初步清理，提出存毀意見。檔案鑒定小組對檔案管理人員提出的存毀意見進(jìn)行審核，形成鑒定報告。鑒定報告經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（二）檔案銷毀1.銷毀程序檔案管理人員按照鑒定報告，對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和保密。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。2.銷毀方式檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，但應(yīng)確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.采集范圍對本單位重要的紙質(zhì)檔案、電子檔案等進(jìn)行數(shù)字化采集，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.采集要求數(shù)字化檔案應(yīng)保持與原始檔案的一致性，圖像清晰、完整。數(shù)字化檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲，便于檢索和利用。（三）檔案信息化系統(tǒng)管理1.系統(tǒng)功能檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、