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企業(yè)存貨出庫(kù)管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)企業(yè)存貨管理,規(guī)范存貨出庫(kù)流程,確保存貨安全、準(zhǔn)確、及時(shí)地發(fā)出,滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要,特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有涉及存貨出庫(kù)的部門和人員,包括但不限于生產(chǎn)部門、銷售部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等。3.基本原則準(zhǔn)確性原則:確保出庫(kù)存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息準(zhǔn)確無(wú)誤,與相關(guān)單據(jù)和需求一致。及時(shí)性原則:按照規(guī)定的時(shí)間和流程及時(shí)辦理存貨出庫(kù)手續(xù),不影響生產(chǎn)和銷售進(jìn)度。安全性原則:在存貨出庫(kù)過(guò)程中,采取必要的措施確保存貨的質(zhì)量不受損,數(shù)量不短缺,防止丟失、被盜等情況發(fā)生。手續(xù)完備原則:所有存貨出庫(kù)必須有完整的審批手續(xù)和相關(guān)單據(jù),做到有據(jù)可查。二、存貨出庫(kù)流程1.需求申請(qǐng)生產(chǎn)部門:根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和物料清單,提前向倉(cāng)庫(kù)管理部門提交生產(chǎn)用料需求申請(qǐng),注明所需存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格、用途等信息,并附上相應(yīng)的生產(chǎn)訂單或生產(chǎn)計(jì)劃安排。銷售部門:根據(jù)銷售合同或客戶訂單,向倉(cāng)庫(kù)管理部門提交銷售發(fā)貨需求申請(qǐng),明確發(fā)貨的產(chǎn)品品種、數(shù)量、規(guī)格、客戶信息等,并提供銷售合同或訂單副本。其他部門:因維修、研發(fā)、辦公等其他用途需要領(lǐng)用存貨的,應(yīng)填寫存貨領(lǐng)用申請(qǐng)表,詳細(xì)說(shuō)明領(lǐng)用存貨的原因、品種、數(shù)量、規(guī)格等,并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門。2.審批倉(cāng)庫(kù)管理部門:收到需求申請(qǐng)后,對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核,檢查申請(qǐng)信息是否完整、準(zhǔn)確,所需存貨是否在庫(kù)存范圍內(nèi)。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng),及時(shí)與需求部門溝通并要求補(bǔ)充或修正。相關(guān)負(fù)責(zé)人:根據(jù)企業(yè)內(nèi)部審批權(quán)限規(guī)定,對(duì)存貨出庫(kù)申請(qǐng)進(jìn)行審批。一般情況下,生產(chǎn)用料需求申請(qǐng)由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審批,銷售發(fā)貨需求申請(qǐng)由銷售部門負(fù)責(zé)人審批,其他部門領(lǐng)用申請(qǐng)由本部門負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于金額較大或重要的存貨出庫(kù)申請(qǐng),可能需要更高層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)審批,如財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理等。審批通過(guò)后,在申請(qǐng)單上簽署審批意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。3.備貨倉(cāng)庫(kù)管理部門:根據(jù)審批通過(guò)的需求申請(qǐng),安排倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行備貨。備貨人員按照申請(qǐng)單上的信息,在倉(cāng)庫(kù)中查找相應(yīng)的存貨,并進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。確保所備存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格與申請(qǐng)一致,同時(shí)檢查存貨的質(zhì)量狀況,如有損壞、變質(zhì)等問(wèn)題,及時(shí)報(bào)告并處理。備貨完成后:備貨人員在存貨上做好標(biāo)識(shí),注明出庫(kù)單號(hào)、需求部門、用途等信息,并將備貨情況記錄在庫(kù)存臺(tái)賬中。同時(shí),將備好的存貨集中存放于指定的備貨區(qū)域,等待發(fā)貨。4.發(fā)貨倉(cāng)庫(kù)管理部門:根據(jù)發(fā)貨計(jì)劃和要求,安排發(fā)貨人員將備貨的存貨發(fā)運(yùn)出去。發(fā)貨人員在發(fā)貨前再次核對(duì)存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息,確保與發(fā)貨單一致。發(fā)貨方式:根據(jù)實(shí)際情況,可選擇自行運(yùn)輸、委托第三方物流等方式進(jìn)行發(fā)貨。對(duì)于自行運(yùn)輸?shù)?,要確保運(yùn)輸工具的安全性和適用性,安排專人負(fù)責(zé)運(yùn)輸過(guò)程中的貨物保護(hù);對(duì)于委托第三方物流的,要選擇信譽(yù)良好、資質(zhì)齊全的物流公司,并簽訂運(yùn)輸合同,明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。發(fā)貨過(guò)程中:發(fā)貨人員要做好發(fā)貨記錄,詳細(xì)記錄發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨單號(hào)、存貨品種、數(shù)量、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸單號(hào)、收貨單位等信息。發(fā)貨完成后,及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬,減少相應(yīng)存貨的庫(kù)存數(shù)量。同時(shí),將發(fā)貨相關(guān)的單據(jù)(如發(fā)貨單、運(yùn)輸單等)整理歸檔,以便日后查詢和核對(duì)。5.簽收確認(rèn)收貨方:存貨送達(dá)后,收貨方應(yīng)及時(shí)對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與發(fā)貨單一致,包裝是否完好等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,收貨方應(yīng)及時(shí)與發(fā)貨方溝通,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋處理結(jié)果。簽收手續(xù):收貨方驗(yàn)收無(wú)誤后,在發(fā)貨單或相關(guān)簽收單據(jù)上簽字確認(rèn),并將簽收聯(lián)返回給發(fā)貨方。發(fā)貨方收到簽收聯(lián)后,應(yīng)與發(fā)貨記錄進(jìn)行核對(duì),確保貨物已被正確簽收。三、存貨出庫(kù)相關(guān)單據(jù)管理1.單據(jù)種類存貨出庫(kù)申請(qǐng)單:用于記錄各部門對(duì)存貨的需求申請(qǐng)信息,是存貨出庫(kù)流程的起始單據(jù)。存貨出庫(kù)審批單:由相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)存貨出庫(kù)申請(qǐng)進(jìn)行審批的單據(jù),記錄審批意見(jiàn)和審批結(jié)果。發(fā)貨單:倉(cāng)庫(kù)管理部門發(fā)貨時(shí)使用的單據(jù),詳細(xì)記錄發(fā)貨的存貨信息、發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨方式、收貨單位等內(nèi)容,是確認(rèn)存貨發(fā)出的重要憑證。運(yùn)輸單:如果采用委托第三方物流發(fā)貨,由物流公司出具的運(yùn)輸單據(jù),記錄貨物的運(yùn)輸情況。簽收單:收貨方簽收貨物后出具的單據(jù),作為發(fā)貨方確認(rèn)貨物已送達(dá)并被正確接收的依據(jù)。2.單據(jù)填寫要求所有單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水填寫,不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆填寫。單據(jù)內(nèi)容應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確、清晰,不得遺漏重要信息。各項(xiàng)信息應(yīng)與實(shí)際情況相符,不得隨意涂改。如有涂改,應(yīng)在涂改處加蓋涂改章或由涂改人簽字確認(rèn)。單據(jù)上的簽字應(yīng)真實(shí)、有效,各級(jí)審批人員和相關(guān)操作人員應(yīng)按照規(guī)定在相應(yīng)位置簽字。3.單據(jù)傳遞與保管傳遞流程:存貨出庫(kù)申請(qǐng)單由需求部門填寫后提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門,倉(cāng)庫(kù)管理部門審核后提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批,審批通過(guò)后返回倉(cāng)庫(kù)管理部門作為備貨依據(jù)。發(fā)貨單由倉(cāng)庫(kù)管理部門發(fā)貨時(shí)填寫,隨貨一同傳遞給收貨方,收貨方簽收后將簽收聯(lián)返回發(fā)貨方。運(yùn)輸單由物流公司提供給發(fā)貨方,發(fā)貨方妥善保管。簽收單由收貨方填寫后返回發(fā)貨方。保管期限:各類存貨出庫(kù)相關(guān)單據(jù)應(yīng)按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管,保管期限一般為[X]年。保管期滿后,經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn),方可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。四、存貨出庫(kù)的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)存貨出庫(kù)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督,檢查出庫(kù)流程是否符合規(guī)定,相關(guān)單據(jù)是否齊全、真實(shí)、有效,存貨發(fā)出的數(shù)量、金額是否準(zhǔn)確等。審計(jì)人員通過(guò)抽查存貨出庫(kù)申請(qǐng)單、審批單、發(fā)貨單、簽收單等單據(jù),核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬和財(cái)務(wù)記錄,實(shí)地盤點(diǎn)存貨等方式進(jìn)行審計(jì)檢查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)提出整改意見(jiàn),并跟蹤整改情況。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門自查倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)建立日常自查制度,定期對(duì)存貨出庫(kù)業(yè)務(wù)進(jìn)行自查。自查內(nèi)容包括備貨情況、發(fā)貨流程執(zhí)行情況、單據(jù)填寫與保管情況等。倉(cāng)庫(kù)管理人員在自查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)整改,并記錄自查結(jié)果。對(duì)于重大問(wèn)題或頻繁出現(xiàn)的問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.定期盤點(diǎn)企業(yè)應(yīng)定期組織存貨盤點(diǎn)工作,包括實(shí)地盤點(diǎn)和賬實(shí)核對(duì)。在盤點(diǎn)過(guò)程中,重點(diǎn)檢查存貨的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致,已出庫(kù)未入賬、已入賬未出庫(kù)等情況是否存在。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況,應(yīng)及時(shí)查明原因,并按照規(guī)定進(jìn)行處理。同時(shí),分析存貨出庫(kù)管理中可能存在的問(wèn)題,采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。五、存貨出庫(kù)的成本核算與控制1.成本核算方法企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和存貨管理要求,選擇合適的存貨成本核算方法,如先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法、個(gè)別計(jì)價(jià)法等。采用先進(jìn)先出法時(shí),先發(fā)出最早入庫(kù)的存貨,以此計(jì)算發(fā)出存貨的成本和期末存貨的成本;采用加權(quán)平均法時(shí),根據(jù)期初存貨成本和本期購(gòu)入存貨成本,計(jì)算加權(quán)平均單位成本,以此確定發(fā)出存貨的成本和期末存貨的成本;采用個(gè)別計(jì)價(jià)法時(shí),逐一辨認(rèn)各批發(fā)出存貨和期末存貨所屬的購(gòu)進(jìn)批別或生產(chǎn)批別,分別按其購(gòu)入或生產(chǎn)時(shí)所確定的單位成本計(jì)算各批發(fā)出存貨和期末存貨的成本。2.成本控制措施優(yōu)化出庫(kù)流程:通過(guò)簡(jiǎn)化不必要的環(huán)節(jié),提高工作效率,減少存貨在庫(kù)時(shí)間和損耗,降低存貨出庫(kù)成本。合理控制庫(kù)存水平:根據(jù)市場(chǎng)需求和生產(chǎn)計(jì)劃,科學(xué)預(yù)測(cè)存貨需求,避免庫(kù)存積壓或缺貨現(xiàn)象,降低庫(kù)存持有成本和缺貨成本。加強(qiáng)成本分析與監(jiān)控:定期對(duì)存貨出庫(kù)成本進(jìn)行分析,對(duì)比不同時(shí)期、不同產(chǎn)品的成本情況,找出成本變動(dòng)的原因和趨勢(shì),及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整和控制。嚴(yán)格費(fèi)用審批:對(duì)于存貨出庫(kù)過(guò)程中發(fā)生的運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、包裝費(fèi)等費(fèi)用,要嚴(yán)格按照企業(yè)費(fèi)用管理制度進(jìn)行審批,確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。六、存貨出庫(kù)的風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn):由于市場(chǎng)需求變化、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整等原因,導(dǎo)致存貨需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確,可能出現(xiàn)存貨積壓或缺貨的情況,影響企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。審批環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn):審批流程不規(guī)范、審批人員把關(guān)不嚴(yán),可能導(dǎo)致不符合規(guī)定的存貨出庫(kù)申請(qǐng)被批準(zhǔn),造成企業(yè)資產(chǎn)損失。備貨風(fēng)險(xiǎn):備貨過(guò)程中可能出現(xiàn)存貨數(shù)量錯(cuò)誤、質(zhì)量問(wèn)題、標(biāo)識(shí)不清等情況,影響發(fā)貨進(jìn)度和貨物質(zhì)量。發(fā)貨風(fēng)險(xiǎn):發(fā)貨過(guò)程中可能出現(xiàn)運(yùn)輸延誤、貨物損壞、丟失等情況,導(dǎo)致客戶不滿,影響企業(yè)聲譽(yù)和銷售業(yè)績(jī)。單據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn):?jiǎn)螕?jù)填寫不規(guī)范、傳遞不及時(shí)、保管不善等,可能導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確、不完整,影響存貨出庫(kù)業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行和財(cái)務(wù)核算。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的存貨出庫(kù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果,確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí),為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。例如,需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性較高,如果導(dǎo)致存貨積壓,將占用大量資金,影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn),其影響程度較大,可評(píng)估為高風(fēng)險(xiǎn);審批環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)如果偶爾發(fā)生,且對(duì)企業(yè)資產(chǎn)損失較小,可評(píng)估為中風(fēng)險(xiǎn);備貨風(fēng)險(xiǎn)、發(fā)貨風(fēng)險(xiǎn)、單據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)等如果通過(guò)加強(qiáng)管理可以有效控制,發(fā)生的可能性較低,影響程度較小,可評(píng)估為低風(fēng)險(xiǎn)。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施高風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì):對(duì)于需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn),加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和數(shù)據(jù)分析,建立科學(xué)的需求預(yù)測(cè)模型,提高預(yù)測(cè)準(zhǔn)確性;優(yōu)化生產(chǎn)計(jì)劃和庫(kù)存管理策略,合理安排存貨采購(gòu)和生產(chǎn),避免庫(kù)存積壓或缺貨。對(duì)于審批環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn),完善審批流程,明確審批標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任,加強(qiáng)對(duì)審批人員的培訓(xùn)和監(jiān)督,確保審批嚴(yán)格、規(guī)范。中風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì):對(duì)于備貨風(fēng)險(xiǎn),加強(qiáng)備貨人員培訓(xùn),提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心;建立備貨復(fù)核制度,對(duì)備貨情況進(jìn)行多次核對(duì),確保存貨數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、標(biāo)識(shí)清晰。對(duì)于發(fā)貨風(fēng)險(xiǎn),選擇可靠的運(yùn)輸合作伙伴,簽訂詳細(xì)的運(yùn)輸合同,明確雙方責(zé)任;加強(qiáng)發(fā)貨過(guò)程中的跟蹤和監(jiān)控,及時(shí)處理運(yùn)輸中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于單據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn),制定單據(jù)填寫規(guī)范和管理制度,加強(qiáng)對(duì)單據(jù)填寫、傳遞、保管等環(huán)節(jié)的培訓(xùn)和監(jiān)督,確保單據(jù)信息準(zhǔn)確、完整、安全。低風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)
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