企業(yè)存貨出庫管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)企業(yè)存貨管理，規(guī)范存貨出庫流程，確保存貨安全、準(zhǔn)確、及時(shí)地發(fā)出，滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有涉及存貨出庫的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、銷售部門、倉庫管理部門等。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：確保出庫存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息準(zhǔn)確無誤，與相關(guān)單據(jù)和需求一致。及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間和流程及時(shí)辦理存貨出庫手續(xù)，不影響生產(chǎn)和銷售進(jìn)度。安全性原則：在存貨出庫過程中，采取必要的措施確保存貨的質(zhì)量不受損，數(shù)量不短缺，防止丟失、被盜等情況發(fā)生。手續(xù)完備原則：所有存貨出庫必須有完整的審批手續(xù)和相關(guān)單據(jù)，做到有據(jù)可查。二、存貨出庫流程1.需求申請(qǐng)生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和物料清單，提前向倉庫管理部門提交生產(chǎn)用料需求申請(qǐng)，注明所需存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格、用途等信息，并附上相應(yīng)的生產(chǎn)訂單或生產(chǎn)計(jì)劃安排。銷售部門：根據(jù)銷售合同或客戶訂單，向倉庫管理部門提交銷售發(fā)貨需求申請(qǐng)，明確發(fā)貨的產(chǎn)品品種、數(shù)量、規(guī)格、客戶信息等，并提供銷售合同或訂單副本。其他部門：因維修、研發(fā)、辦公等其他用途需要領(lǐng)用存貨的，應(yīng)填寫存貨領(lǐng)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明領(lǐng)用存貨的原因、品種、數(shù)量、規(guī)格等，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后提交給倉庫管理部門。2.審批倉庫管理部門：收到需求申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)信息是否完整、準(zhǔn)確，所需存貨是否在庫存范圍內(nèi)。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，及時(shí)與需求部門溝通并要求補(bǔ)充或修正。相關(guān)負(fù)責(zé)人：根據(jù)企業(yè)內(nèi)部審批權(quán)限規(guī)定，對(duì)存貨出庫申請(qǐng)進(jìn)行審批。一般情況下，生產(chǎn)用料需求申請(qǐng)由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審批，銷售發(fā)貨需求申請(qǐng)由銷售部門負(fù)責(zé)人審批，其他部門領(lǐng)用申請(qǐng)由本部門負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于金額較大或重要的存貨出庫申請(qǐng)，可能需要更高層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)審批，如財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理等。審批通過后，在申請(qǐng)單上簽署審批意見并簽字確認(rèn)。3.備貨倉庫管理部門：根據(jù)審批通過的需求申請(qǐng)，安排倉庫管理人員進(jìn)行備貨。備貨人員按照申請(qǐng)單上的信息，在倉庫中查找相應(yīng)的存貨，并進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。確保所備存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格與申請(qǐng)一致，同時(shí)檢查存貨的質(zhì)量狀況，如有損壞、變質(zhì)等問題，及時(shí)報(bào)告并處理。備貨完成后：備貨人員在存貨上做好標(biāo)識(shí)，注明出庫單號(hào)、需求部門、用途等信息，并將備貨情況記錄在庫存臺(tái)賬中。同時(shí)，將備好的存貨集中存放于指定的備貨區(qū)域，等待發(fā)貨。4.發(fā)貨倉庫管理部門：根據(jù)發(fā)貨計(jì)劃和要求，安排發(fā)貨人員將備貨的存貨發(fā)運(yùn)出去。發(fā)貨人員在發(fā)貨前再次核對(duì)存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息，確保與發(fā)貨單一致。發(fā)貨方式：根據(jù)實(shí)際情況，可選擇自行運(yùn)輸、委托第三方物流等方式進(jìn)行發(fā)貨。對(duì)于自行運(yùn)輸?shù)模_保運(yùn)輸工具的安全性和適用性，安排專人負(fù)責(zé)運(yùn)輸過程中的貨物保護(hù)；對(duì)于委托第三方物流的，要選擇信譽(yù)良好、資質(zhì)齊全的物流公司，并簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。發(fā)貨過程中：發(fā)貨人員要做好發(fā)貨記錄，詳細(xì)記錄發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨單號(hào)、存貨品種、數(shù)量、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸單號(hào)、收貨單位等信息。發(fā)貨完成后，及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，減少相應(yīng)存貨的庫存數(shù)量。同時(shí)，將發(fā)貨相關(guān)的單據(jù)（如發(fā)貨單、運(yùn)輸單等）整理歸檔，以便日后查詢和核對(duì)。5.簽收確認(rèn)收貨方：存貨送達(dá)后，收貨方應(yīng)及時(shí)對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與發(fā)貨單一致，包裝是否完好等。如發(fā)現(xiàn)問題，收貨方應(yīng)及時(shí)與發(fā)貨方溝通，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋處理結(jié)果。簽收手續(xù)：收貨方驗(yàn)收無誤后，在發(fā)貨單或相關(guān)簽收單據(jù)上簽字確認(rèn)，并將簽收聯(lián)返回給發(fā)貨方。發(fā)貨方收到簽收聯(lián)后，應(yīng)與發(fā)貨記錄進(jìn)行核對(duì)，確保貨物已被正確簽收。三、存貨出庫相關(guān)單據(jù)管理1.單據(jù)種類存貨出庫申請(qǐng)單：用于記錄各部門對(duì)存貨的需求申請(qǐng)信息，是存貨出庫流程的起始單據(jù)。存貨出庫審批單：由相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)存貨出庫申請(qǐng)進(jìn)行審批的單據(jù)，記錄審批意見和審批結(jié)果。發(fā)貨單：倉庫管理部門發(fā)貨時(shí)使用的單據(jù)，詳細(xì)記錄發(fā)貨的存貨信息、發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨方式、收貨單位等內(nèi)容，是確認(rèn)存貨發(fā)出的重要憑證。運(yùn)輸單：如果采用委托第三方物流發(fā)貨，由物流公司出具的運(yùn)輸單據(jù)，記錄貨物的運(yùn)輸情況。簽收單：收貨方簽收貨物后出具的單據(jù)，作為發(fā)貨方確認(rèn)貨物已送達(dá)并被正確接收的依據(jù)。2.單據(jù)填寫要求所有單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆填寫。單據(jù)內(nèi)容應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確、清晰，不得遺漏重要信息。各項(xiàng)信息應(yīng)與實(shí)際情況相符，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋涂改章或由涂改人簽字確認(rèn)。單據(jù)上的簽字應(yīng)真實(shí)、有效，各級(jí)審批人員和相關(guān)操作人員應(yīng)按照規(guī)定在相應(yīng)位置簽字。3.單據(jù)傳遞與保管傳遞流程：存貨出庫申請(qǐng)單由需求部門填寫后提交給倉庫管理部門，倉庫管理部門審核后提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，審批通過后返回倉庫管理部門作為備貨依據(jù)。發(fā)貨單由倉庫管理部門發(fā)貨時(shí)填寫，隨貨一同傳遞給收貨方，收貨方簽收后將簽收聯(lián)返回發(fā)貨方。運(yùn)輸單由物流公司提供給發(fā)貨方，發(fā)貨方妥善保管。簽收單由收貨方填寫后返回發(fā)貨方。保管期限：各類存貨出庫相關(guān)單據(jù)應(yīng)按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，保管期限一般為[X]年。保管期滿后，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，方可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。四、存貨出庫的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)存貨出庫業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查出庫流程是否符合規(guī)定，相關(guān)單據(jù)是否齊全、真實(shí)、有效，存貨發(fā)出的數(shù)量、金額是否準(zhǔn)確等。審計(jì)人員通過抽查存貨出庫申請(qǐng)單、審批單、發(fā)貨單、簽收單等單據(jù)，核對(duì)庫存臺(tái)賬和財(cái)務(wù)記錄，實(shí)地盤點(diǎn)存貨等方式進(jìn)行審計(jì)檢查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.倉庫管理部門自查倉庫管理部門應(yīng)建立日常自查制度，定期對(duì)存貨出庫業(yè)務(wù)進(jìn)行自查。自查內(nèi)容包括備貨情況、發(fā)貨流程執(zhí)行情況、單據(jù)填寫與保管情況等。倉庫管理人員在自查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)整改，并記錄自查結(jié)果。對(duì)于重大問題或頻繁出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.定期盤點(diǎn)企業(yè)應(yīng)定期組織存貨盤點(diǎn)工作，包括實(shí)地盤點(diǎn)和賬實(shí)核對(duì)。在盤點(diǎn)過程中，重點(diǎn)檢查存貨的實(shí)際庫存數(shù)量與庫存臺(tái)賬記錄是否一致，已出庫未入賬、已入賬未出庫等情況是否存在。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。同時(shí)，分析存貨出庫管理中可能存在的問題，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。五、存貨出庫的成本核算與控制1.成本核算方法企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和存貨管理要求，選擇合適的存貨成本核算方法，如先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法、個(gè)別計(jì)價(jià)法等。采用先進(jìn)先出法時(shí)，先發(fā)出最早入庫的存貨，以此計(jì)算發(fā)出存貨的成本和期末存貨的成本；采用加權(quán)平均法時(shí)，根據(jù)期初存貨成本和本期購入存貨成本，計(jì)算加權(quán)平均單位成本，以此確定發(fā)出存貨的成本和期末存貨的成本；采用個(gè)別計(jì)價(jià)法時(shí)，逐一辨認(rèn)各批發(fā)出存貨和期末存貨所屬的購進(jìn)批別或生產(chǎn)批別，分別按其購入或生產(chǎn)時(shí)所確定的單位成本計(jì)算各批發(fā)出存貨和期末存貨的成本。2.成本控制措施優(yōu)化出庫流程：通過簡(jiǎn)化不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，減少存貨在庫時(shí)間和損耗，降低存貨出庫成本。合理控制庫存水平：根據(jù)市場(chǎng)需求和生產(chǎn)計(jì)劃，科學(xué)預(yù)測(cè)存貨需求，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象，降低庫存持有成本和缺貨成本。加強(qiáng)成本分析與監(jiān)控：定期對(duì)存貨出庫成本進(jìn)行分析，對(duì)比不同時(shí)期、不同產(chǎn)品的成本情況，找出成本變動(dòng)的原因和趨勢(shì)，及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整和控制。嚴(yán)格費(fèi)用審批：對(duì)于存貨出庫過程中發(fā)生的運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、包裝費(fèi)等費(fèi)用，要嚴(yán)格按照企業(yè)費(fèi)用管理制度進(jìn)行審批，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。六、存貨出庫的風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn)：由于市場(chǎng)需求變化、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整等原因，導(dǎo)致存貨需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，可能出現(xiàn)存貨積壓或缺貨的情況，影響企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。審批環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)：審批流程不規(guī)范、審批人員把關(guān)不嚴(yán)，可能導(dǎo)致不符合規(guī)定的存貨出庫申請(qǐng)被批準(zhǔn)，造成企業(yè)資產(chǎn)損失。備貨風(fēng)險(xiǎn)：備貨過程中可能出現(xiàn)存貨數(shù)量錯(cuò)誤、質(zhì)量問題、標(biāo)識(shí)不清等情況，影響發(fā)貨進(jìn)度和貨物質(zhì)量。發(fā)貨風(fēng)險(xiǎn)：發(fā)貨過程中可能出現(xiàn)運(yùn)輸延誤、貨物損壞、丟失等情況，導(dǎo)致客戶不滿，影響企業(yè)聲譽(yù)和銷售業(yè)績(jī)。單據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)：?jiǎn)螕?jù)填寫不規(guī)范、傳遞不及時(shí)、保管不善等，可能導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確、不完整，影響存貨出庫業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行和財(cái)務(wù)核算。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的存貨出庫風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。例如，需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性較高，如果導(dǎo)致存貨積壓，將占用大量資金，影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，其影響程度較大，可評(píng)估為高風(fēng)險(xiǎn)；審批環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)如果偶爾發(fā)生，且對(duì)企業(yè)資產(chǎn)損失較小，可評(píng)估為中風(fēng)險(xiǎn)；備貨風(fēng)險(xiǎn)、發(fā)貨風(fēng)險(xiǎn)、單據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)等如果通過加強(qiáng)管理可以有效控制，發(fā)生的可能性較低，影響程度較小，可評(píng)估為低風(fēng)險(xiǎn)。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施高風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：對(duì)于需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和數(shù)據(jù)分析，建立科學(xué)的需求預(yù)測(cè)模型，提高預(yù)測(cè)準(zhǔn)確性；優(yōu)化生產(chǎn)計(jì)劃和庫存管理策略，合理安排存貨采購和生產(chǎn)，避免庫存積壓或缺貨。對(duì)于審批環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)，完善審批流程，明確審批標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)審批人員的培訓(xùn)和監(jiān)督，確保審批嚴(yán)格、規(guī)范。中風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：對(duì)于備貨風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)備貨人員培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心；建立備貨復(fù)核制度，對(duì)備貨情況進(jìn)行多次核對(duì)，確保存貨數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、標(biāo)識(shí)清晰。對(duì)于發(fā)貨風(fēng)險(xiǎn)，選擇可靠的運(yùn)輸合作伙伴，簽訂詳細(xì)的運(yùn)輸合同，明確雙方責(zé)任；加強(qiáng)發(fā)貨過程中的跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)處理運(yùn)輸中出現(xiàn)的問題。對(duì)于單據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)，制定單據(jù)填寫規(guī)范和管理制度，加強(qiáng)對(duì)單據(jù)填寫、傳遞、保管等環(huán)節(jié)的培訓(xùn)和監(jiān)督，確保單據(jù)信息準(zhǔn)確、完整、安全。低風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)