公司茶點(diǎn)采購(gòu)及管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司茶點(diǎn)采購(gòu)行為，確保茶點(diǎn)的質(zhì)量、安全與供應(yīng)及時(shí)性，滿足員工工作期間的飲食需求，提升員工滿意度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部茶點(diǎn)采購(gòu)相關(guān)活動(dòng)，包括茶點(diǎn)的種類選擇、供應(yīng)商管理、采購(gòu)流程、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、庫(kù)存管理以及費(fèi)用核算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇品質(zhì)優(yōu)良、安全可靠、符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的茶點(diǎn)產(chǎn)品。2.公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、采購(gòu)價(jià)格確定等方面遵循公平公正的市場(chǎng)規(guī)則，確保采購(gòu)過(guò)程透明、無(wú)違規(guī)操作。3.成本控制原則：在保證茶點(diǎn)質(zhì)量的前提下，合理控制采購(gòu)成本，提高資金使用效率。4.服務(wù)至上原則：以滿足員工需求、提升員工滿意度為出發(fā)點(diǎn)，確保茶點(diǎn)供應(yīng)的及時(shí)性和服務(wù)的優(yōu)質(zhì)性。二、茶點(diǎn)種類與標(biāo)準(zhǔn)（一）茶點(diǎn)種類規(guī)劃1.根據(jù)公司員工的飲食習(xí)慣和工作場(chǎng)景需求，確定以下幾類茶點(diǎn)作為日常供應(yīng)品類：咖啡飲品：包括速溶咖啡、現(xiàn)磨咖啡等，以滿足員工提神醒腦的需求。茶類飲品：如綠茶、紅茶、花茶等，提供多樣化的選擇。糕點(diǎn)類：如餅干、蛋糕、面包等，作為休閑零食。水果類：選擇當(dāng)季新鮮水果，為員工補(bǔ)充維生素。2.可根據(jù)季節(jié)變化、節(jié)日氛圍或員工反饋，適時(shí)調(diào)整茶點(diǎn)種類。（二）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.咖啡飲品速溶咖啡應(yīng)選用知名品牌，無(wú)異味、口感純正，咖啡粉顆粒均勻，沖調(diào)后香氣濃郁?，F(xiàn)磨咖啡所使用的咖啡豆應(yīng)新鮮烘焙，具有良好的風(fēng)味和香氣，研磨粗細(xì)適中，沖調(diào)后的咖啡口感醇厚、無(wú)苦澀味。2.茶類飲品茶葉應(yīng)選用優(yōu)質(zhì)品種，無(wú)霉變、無(wú)異味，湯色清澈、香氣純正，口感符合該茶葉品種的特點(diǎn)。茶包應(yīng)包裝完好，無(wú)破損、無(wú)滲漏，沖泡后茶湯色澤正常，味道鮮美。3.糕點(diǎn)類餅干應(yīng)口感酥脆或綿軟，無(wú)異味，表面無(wú)瑕疵，包裝應(yīng)密封良好，無(wú)漏氣、變質(zhì)現(xiàn)象。蛋糕應(yīng)松軟可口，甜度適中，無(wú)塌陷、無(wú)異味，表面裝飾應(yīng)美觀、衛(wèi)生。面包應(yīng)新鮮出爐，表皮酥脆或柔軟，內(nèi)部組織細(xì)膩，無(wú)異味，無(wú)明顯瑕疵。4.水果類水果應(yīng)新鮮、成熟度適中，無(wú)腐爛、無(wú)病蟲害，表皮無(wú)損傷，具有該水果品種應(yīng)有的色澤和香氣。水果采購(gòu)時(shí)應(yīng)盡量選擇本地應(yīng)季水果，以保證口感和品質(zhì)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商篩選機(jī)制，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽(yù)狀況、價(jià)格水平等方面?？疾靸?nèi)容包括：生產(chǎn)場(chǎng)所的衛(wèi)生條件、設(shè)備設(shè)施是否符合食品生產(chǎn)要求。質(zhì)量管理文件是否完善，是否具備有效的質(zhì)量檢測(cè)手段。供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)歷史、市場(chǎng)口碑，是否存在違規(guī)違紀(jì)行為。提供樣品的質(zhì)量是否符合公司要求。3.建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)考察合格的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，根據(jù)評(píng)分結(jié)果選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立合作關(guān)系。評(píng)估指標(biāo)包括但不限于：產(chǎn)品質(zhì)量（40%）、價(jià)格水平（30%）、交貨期（15%）、售后服務(wù)（15%）等。（二）供應(yīng)商合作與監(jiān)督1.與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨方式、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)督，檢查其產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平等是否符合合作協(xié)議要求。評(píng)估周期為每季度一次，評(píng)估方式包括實(shí)地考察、產(chǎn)品抽檢、數(shù)據(jù)分析等。3.對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改；若多次整改仍不合格，終止合作關(guān)系。（三）供應(yīng)商信息管理1.建立供應(yīng)商信息檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評(píng)估結(jié)果等內(nèi)容。信息檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行分類管理，方便查詢和使用。例如，按照茶點(diǎn)類別將供應(yīng)商分為咖啡供應(yīng)商、糕點(diǎn)供應(yīng)商、水果供應(yīng)商等。四、采購(gòu)流程（一）需求預(yù)測(cè)與計(jì)劃制定1.由行政部門負(fù)責(zé)收集員工對(duì)茶點(diǎn)的需求反饋，結(jié)合公司人數(shù)、工作時(shí)間段、季節(jié)變化等因素，對(duì)茶點(diǎn)的需求量進(jìn)行預(yù)測(cè)。2.根據(jù)需求預(yù)測(cè)結(jié)果，制定月度茶點(diǎn)采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確茶點(diǎn)的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。（二）采購(gòu)申請(qǐng)與審批1.采購(gòu)人員根據(jù)月度采購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)的茶點(diǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核，確保采購(gòu)需求的合理性和必要性。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司預(yù)算和實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后的采購(gòu)申請(qǐng)表方可進(jìn)入采購(gòu)執(zhí)行環(huán)節(jié)。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)訂單下達(dá)1.根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)表的要求，采購(gòu)人員在合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。2.向供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，明確茶點(diǎn)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。3.對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠、交貨期合適的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)交易的順利進(jìn)行。（四）采購(gòu)合同簽訂1.對(duì)于金額較大或采購(gòu)周期較長(zhǎng)的茶點(diǎn)采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。2.采購(gòu)合同簽訂前，需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)。審核通過(guò)后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。（五）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)人員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保茶點(diǎn)按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.如遇供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等異常情況，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向行政部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，采購(gòu)人員應(yīng)按照特事特辦的原則，盡快完成采購(gòu)任務(wù)，確保茶點(diǎn)供應(yīng)不受影響。（六）驗(yàn)收與入庫(kù)1.茶點(diǎn)到貨前，行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉茶點(diǎn)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，確保驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性和公正性。2.茶點(diǎn)到貨時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)茶點(diǎn)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。驗(yàn)收合格的茶點(diǎn)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單；驗(yàn)收不合格的茶點(diǎn)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜。3.入庫(kù)后的茶點(diǎn)應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件進(jìn)行存放，確保茶點(diǎn)的質(zhì)量不受影響。五、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.數(shù)量驗(yàn)收：按照采購(gòu)訂單核對(duì)茶點(diǎn)的實(shí)際到貨數(shù)量，確保數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。2.規(guī)格驗(yàn)收：檢查茶點(diǎn)的品種、規(guī)格、型號(hào)等是否與采購(gòu)訂單一致。3.質(zhì)量驗(yàn)收：依據(jù)本制度規(guī)定的茶點(diǎn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)茶點(diǎn)的外觀、口感、氣味、包裝等進(jìn)行檢查，確保茶點(diǎn)質(zhì)量合格。4.包裝驗(yàn)收：檢查茶點(diǎn)的包裝是否完好無(wú)損，標(biāo)識(shí)是否清晰、準(zhǔn)確，有無(wú)漏氣、變質(zhì)等現(xiàn)象。（二）驗(yàn)收流程1.茶點(diǎn)到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員通知行政部門驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，包括茶點(diǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.對(duì)茶點(diǎn)進(jìn)行外觀檢查，查看有無(wú)破損、變形、霉變等情況。4.按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)茶點(diǎn)進(jìn)行抽樣品嘗或檢測(cè)，檢查口感、氣味等是否符合要求。5.檢查茶點(diǎn)的包裝標(biāo)識(shí)，確保產(chǎn)品信息完整、準(zhǔn)確。6.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫入庫(kù)單，辦理入庫(kù)手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品，驗(yàn)收人員應(yīng)拒絕收貨，并及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商處理。六、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤點(diǎn)1.定期對(duì)茶點(diǎn)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次，盤點(diǎn)工作由行政部門組織實(shí)施，財(cái)務(wù)部門派人監(jiān)督。2.盤點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)整理庫(kù)存賬目，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)逐一核對(duì)茶點(diǎn)的實(shí)物數(shù)量與賬目記錄是否一致。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，編制庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整賬目，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）庫(kù)存存儲(chǔ)1.設(shè)立專門的茶點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)，保持倉(cāng)庫(kù)環(huán)境清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合茶點(diǎn)存儲(chǔ)要求。2.按照茶點(diǎn)的種類、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。3.遵循先進(jìn)先出的原則，確保茶點(diǎn)在保質(zhì)期內(nèi)得到合理使用，避免積壓過(guò)期。（三）庫(kù)存預(yù)警1.設(shè)定茶點(diǎn)庫(kù)存的安全庫(kù)存水平和最低庫(kù)存水平。安全庫(kù)存是為應(yīng)對(duì)突發(fā)情況或供應(yīng)波動(dòng)而設(shè)定的庫(kù)存數(shù)量，最低庫(kù)存水平是觸發(fā)采購(gòu)補(bǔ)貨的庫(kù)存臨界值。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員定期監(jiān)控庫(kù)存數(shù)量，當(dāng)庫(kù)存低于最低庫(kù)存水平時(shí)，及時(shí)填寫庫(kù)存預(yù)警單，通知采購(gòu)人員進(jìn)行補(bǔ)貨。七、費(fèi)用核算與支付（一）費(fèi)用核算1.采購(gòu)人員負(fù)責(zé)收集采購(gòu)過(guò)程中的各類票據(jù)，包括發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單等，并及時(shí)提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門按照采購(gòu)合同和相關(guān)規(guī)定，對(duì)采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算，確保費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確無(wú)誤。核算內(nèi)容包括茶點(diǎn)的采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等。3.定期對(duì)茶點(diǎn)采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，評(píng)估采購(gòu)成本控制情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）費(fèi)用支付1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，審核采購(gòu)費(fèi)用支付申請(qǐng)。審核內(nèi)容包括票據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性，采購(gòu)流程的合規(guī)性等。2.審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的付款流程進(jìn)行支付。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，可根據(jù)合同約定分期支付。3.及時(shí)記錄采購(gòu)費(fèi)用的支付情況，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)茶點(diǎn)采購(gòu)及管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、供應(yīng)商管理的有效性、庫(kù)存管理的規(guī)范性等方面。2.行政部門設(shè)立意見(jiàn)箱或接受員工反饋，鼓勵(lì)員工對(duì)茶點(diǎn)采購(gòu)及管理過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)。對(duì)于員工的反饋和舉報(bào)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將結(jié)果反饋給員工。（二）考核指標(biāo)1.采購(gòu)成本控制：考核實(shí)際采購(gòu)成本與預(yù)算成本的差異率，確保采購(gòu)成本在預(yù)算范圍內(nèi)。2.茶點(diǎn)質(zhì)量：通過(guò)員工滿意度調(diào)查、質(zhì)量抽檢等方式，考核茶點(diǎn)質(zhì)量是否符合公司要求。3.交貨及時(shí)性：統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商交貨延遲次數(shù)，考核供應(yīng)商交貨的及時(shí)性。4.庫(kù)存管理：考核庫(kù)存盤點(diǎn)準(zhǔn)確率、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)，確保庫(kù)存管理規(guī)范、高效。（三）考核方式與結(jié)果應(yīng)用1.每季度對(duì)采購(gòu)人員和相關(guān)部門進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核方式包括自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)、員工評(píng)價(jià)等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)