施工單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)施工單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在施工生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本施工單位及所屬各項(xiàng)目、部門在工程建設(shè)、日常管理等活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：施工單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則：應(yīng)全面收集、整理施工過(guò)程中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：歸檔文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映施工活動(dòng)的實(shí)際情況。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理，便于保管和利用。5.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本單位各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、數(shù)字化處理，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)向建設(shè)單位、行業(yè)主管部門等移交應(yīng)歸檔的檔案。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各項(xiàng)目、部門的檔案管理工作。7.開發(fā)利用檔案信息資源，為施工生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理提供服務(wù)。（二）項(xiàng)目檔案管理職責(zé)1.各項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作。2.項(xiàng)目檔案管理員應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中同步開展檔案管理工作，確保項(xiàng)目文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔。3.配合綜合管理部門做好項(xiàng)目檔案的移交、驗(yàn)收工作。4.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的日常保管和利用工作。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保部門檔案的齊全完整。2.按照檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交綜合管理部門。3.積極配合綜合管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.施工技術(shù)文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程變更通知、施工日志、工程測(cè)量記錄、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。3.工程質(zhì)量文件：工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程驗(yàn)收記錄、單位工程竣工驗(yàn)收記錄等。4.工程安全文件：安全生產(chǎn)許可證、安全技術(shù)措施、安全檢查記錄、安全事故處理報(bào)告等。5.物資設(shè)備文件：物資采購(gòu)合同、設(shè)備租賃合同、物資設(shè)備到貨驗(yàn)收記錄、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。6.項(xiàng)目管理文件：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目成本核算資料、項(xiàng)目合同管理文件、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理文件等。7.其他文件：與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)信函、通知、簡(jiǎn)報(bào)等。（二）收集要求1.各部門、項(xiàng)目應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的形成、積累與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.按照檔案的類別、年度、項(xiàng)目、保管期限等進(jìn)行分類整理。3.同一類別的文件應(yīng)按照一定的順序排列，便于查找和利用。（四）整理方法1.分類：將收集到的文件材料按照工程前期文件、施工技術(shù)文件、工程質(zhì)量文件、工程安全文件、物資設(shè)備文件、項(xiàng)目管理文件等類別進(jìn)行劃分。2.組卷：按照文件材料的數(shù)量、厚度等情況進(jìn)行組卷，每卷厚度不宜過(guò)厚，一般以20mm為宜。3.編目：對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，內(nèi)容包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等；同時(shí)編制案卷封面，注明案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊牢固。5.數(shù)字化：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位和國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為30年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為10年。（二）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。4.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入。（三）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如檔案出現(xiàn)破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案臺(tái)賬一致。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍本單位員工因工作需要，可查閱、借閱本單位檔案；外單位因工作需要查閱本單位檔案的，須經(jīng)本單位綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.本單位員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱本單位檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。如需借閱，還應(yīng)經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱承諾書》。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。5.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如檔案在借閱期間出現(xiàn)損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，內(nèi)容包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、部門、檔案名稱、用途、期限等信息，以便跟蹤檔案的利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。（二）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性、公正性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案是否已失去保存價(jià)值。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件進(jìn)行審查，提出存毀意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號(hào)、數(shù)量等信息。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同監(jiān)銷人員在指定地點(diǎn)對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。（五）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀檔案的名稱和數(shù)量等信息。3.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清冊(cè)》一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合本單位檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的功能完整、操作簡(jiǎn)便、安全可靠。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，滿足本單位檔案管理的特殊要求。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和共享。（三）電子檔案管理1.電子文件應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行收集、整理、歸檔，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案信息泄露和篡改。（四）信息化應(yīng)用培訓(xùn)組織開展檔案信息化管理應(yīng)用培訓(xùn)，提高檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員的信息化操作技能，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行和有效利用。八、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對(duì)各項(xiàng)目、部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理情況、檔案的保管利用情況、檔案信息化管理情況等。（二）考核評(píng)價(jià)