外地分公司行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范外地分公司行政管理工作，提高工作效率，確保分公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于外地分公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及總公司相關(guān)規(guī)定。2.規(guī)范化原則：各項行政工作流程、標(biāo)準(zhǔn)明確，確保工作的一致性和規(guī)范性。3.高效性原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)員工、支持業(yè)務(wù)發(fā)展為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)的行政后勤保障。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）分公司組織架構(gòu)外地分公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)置相應(yīng)的部門，如行政部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部等，各部門之間相互協(xié)作，共同推動分公司的運營。（二）行政部職責(zé)1.負(fù)責(zé)分公司行政管理體系的建立、完善和執(zhí)行。2.組織協(xié)調(diào)分公司的日常辦公事務(wù)，包括文件管理、會議安排、辦公用品采購等。3.負(fù)責(zé)分公司的人力資源管理工作，如招聘、培訓(xùn)、績效考核等。4.負(fù)責(zé)分公司的后勤保障工作，如辦公場地租賃、設(shè)備維護、車輛管理等。5.負(fù)責(zé)分公司的安全保衛(wèi)工作，制定安全制度，加強安全檢查，確保分公司人員和財產(chǎn)安全。6.負(fù)責(zé)與總公司及當(dāng)?shù)卣块T、相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)工作。三、辦公環(huán)境管理（一）辦公場地管理1.分公司辦公場地由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)租賃和管理，確保辦公場地符合安全、環(huán)保等要求。2.辦公場地的布局應(yīng)合理規(guī)劃，滿足各部門的工作需求，保持整潔、舒適的辦公環(huán)境。3.員工應(yīng)愛護辦公場地的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或私自占用。如需對辦公場地進行調(diào)整或改造，需提前向行政部提出申請。（二）辦公用品管理1.行政部負(fù)責(zé)辦公用品的采購、保管和發(fā)放工作，建立辦公用品臺賬，定期盤點。2.辦公用品的采購應(yīng)遵循經(jīng)濟、實用的原則，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。3.員工應(yīng)按需領(lǐng)用辦公用品，不得浪費。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應(yīng)妥善保管，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告行政部。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.分公司應(yīng)建立環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各部門的衛(wèi)生責(zé)任區(qū)域，定期進行清掃和消毒。2.員工應(yīng)保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，不得隨地吐痰、亂扔垃圾，個人辦公桌面應(yīng)保持整潔有序。3.行政部應(yīng)定期組織環(huán)境衛(wèi)生檢查，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰，對不符合要求的部門和個人進行督促整改。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.分公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件，內(nèi)部文件包括通知、報告、制度等，外部文件包括政府文件、合作協(xié)議等。2.文件的起草、審核、簽發(fā)應(yīng)按照規(guī)定的流程進行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。3.文件的編號、登記、分發(fā)、歸檔應(yīng)及時、準(zhǔn)確，便于查詢和使用。4.員工應(yīng)妥善保管文件，不得擅自復(fù)印、傳播或銷毀文件。如需借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并按時歸還。（二）檔案管理1.行政部負(fù)責(zé)分公司檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，建立檔案管理制度，確保檔案的完整性和安全性。2.檔案應(yīng)分類存放，包括人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，建立檔案目錄，便于查找。3.檔案的借閱和查閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱或復(fù)印檔案。4.行政部應(yīng)定期對檔案進行清理和鑒定，對過期或無用的檔案進行銷毀，確保檔案的時效性和有效性。五、會議管理（一）會議分類分公司會議分為周例會、月總結(jié)會、專題會議等。（二）會議組織1.周例會由行政部負(fù)責(zé)組織，每周[具體時間]召開，各部門負(fù)責(zé)人參加，匯報上周工作進展及本周工作計劃。2.月總結(jié)會由行政部負(fù)責(zé)組織，每月[具體時間]召開，全體員工參加，總結(jié)本月工作情況，部署下月工作任務(wù)。3.專題會議根據(jù)工作需要由相關(guān)部門組織召開，會議主題明確，參會人員根據(jù)會議內(nèi)容確定。（三）會議要求1.參會人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，準(zhǔn)時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。2.會議期間應(yīng)保持安靜，認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，做好記錄，不得隨意交頭接耳或玩手機。3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)及時傳達(dá)會議精神，落實會議布置的工作任務(wù)。六、車輛管理（一）車輛配置分公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要配置車輛，車輛由行政部統(tǒng)一管理和調(diào)度。（二）車輛使用1.員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前向行政部申請，填寫《車輛使用申請表》，注明使用時間、地點、事由等。2.行政部根據(jù)車輛使用情況進行審批，合理安排車輛調(diào)度。3.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，定期對車輛進行保養(yǎng)和維護，確保車輛性能良好。4.車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時將車輛歸還，并填寫《車輛使用登記表》，如實記錄車輛使用情況。（三）車輛費用管理1.車輛的燃油費、過路費、停車費等費用由行政部統(tǒng)一報銷，建立車輛費用臺賬，定期進行核算。2.車輛的維修保養(yǎng)費用應(yīng)提前申請，經(jīng)行政部審核后報分公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由指定的維修廠進行維修保養(yǎng)。七、安全保衛(wèi)管理（一）安全制度1.分公司應(yīng)建立健全安全保衛(wèi)制度，明確安全責(zé)任，加強安全教育，提高員工的安全意識。2.安全保衛(wèi)制度應(yīng)包括門禁制度、值班制度、安全檢查制度、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案等。（二）門禁管理1.分公司辦公場地應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，員工應(yīng)憑工作證或門禁卡進出辦公區(qū)域。2.外來人員進入辦公區(qū)域應(yīng)進行登記，經(jīng)被訪人員同意后方可進入。（三）值班管理1.行政部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)值班工作，制定值班表，明確值班人員的職責(zé)和工作要求。2.值班人員應(yīng)按時到崗，認(rèn)真履行值班職責(zé)，做好值班記錄，及時處理突發(fā)事件。（四）安全檢查1.行政部應(yīng)定期組織安全檢查，檢查內(nèi)容包括辦公場地的安全設(shè)施、電器設(shè)備、消防器材等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。（五）突發(fā)事件應(yīng)急處理1.分公司應(yīng)制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、地震、盜竊等，明確應(yīng)急處理流程和各部門的職責(zé)。2.定期組織應(yīng)急演練，提高員工的應(yīng)急處理能力，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進行應(yīng)對。八、人力資源管理（一）招聘與錄用1.分公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要制定招聘計劃，由行政部負(fù)責(zé)招聘工作的組織實施。2.招聘渠道包括網(wǎng)絡(luò)招聘、人才市場招聘、內(nèi)部推薦等，行政部應(yīng)根據(jù)招聘崗位的要求選擇合適的招聘渠道。3.應(yīng)聘人員經(jīng)面試、筆試、背景調(diào)查等環(huán)節(jié)后，符合錄用條件的，由行政部辦理錄用手續(xù)，簽訂勞動合同。（二）培訓(xùn)與發(fā)展1.行政部應(yīng)根據(jù)員工的崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定培訓(xùn)計劃，組織開展各類培訓(xùn)活動。2.培訓(xùn)方式包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等，培訓(xùn)內(nèi)容包括業(yè)務(wù)知識、管理技能、職業(yè)素養(yǎng)等。3.鼓勵員工參加培訓(xùn)，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予一定的獎勵，對未參加培訓(xùn)或培訓(xùn)考核不合格的員工進行督促整改。（三）績效考核1.行政部應(yīng)建立績效考核制度，明確考核標(biāo)準(zhǔn)和考核流程，對員工的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等進行全面考核。2.績效考核周期為月度、季度或年度，考核結(jié)果與員工的薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等掛鉤。3.員工對績效考核結(jié)果如有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴，行政部應(yīng)進行調(diào)查核實，并給予答復(fù)。（四）薪酬福利1.分公司員工的薪酬福利按照總公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，行政部負(fù)責(zé)薪酬核算和發(fā)放工作。2.