合同檔案信息化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，提高合同檔案信息化水平，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的各類合同檔案的信息化管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一進(jìn)行信息化管理，確保檔案的完整性和一致性。2.全程管理原則：對(duì)合同從起草、審批、簽訂、履行到終止的全過(guò)程進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)合同檔案的全程跟蹤和動(dòng)態(tài)管理。3.安全保密原則：采取有效的安全保密措施，確保合同檔案信息不泄露、不被篡改，保障公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。4.便于利用原則：優(yōu)化合同檔案信息化管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案支持。二、合同檔案信息化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案信息化管理制度，明確工作流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、掃描、存儲(chǔ)、保管和利用等信息化管理工作。3.建立合同檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，及時(shí)更新和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)。4.對(duì)各部門合同檔案信息化管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)合同檔案的統(tǒng)計(jì)分析工作，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時(shí)將合同紙質(zhì)文本及相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)合同進(jìn)行分類整理，確保合同資料的齊全、完整。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的信息化錄入工作，提供準(zhǔn)確的合同信息。4.嚴(yán)格遵守合同檔案信息化管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓合同檔案。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供合同檔案信息化管理所需的技術(shù)支持和保障，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行系統(tǒng)功能優(yōu)化和升級(jí)，滿足合同檔案管理工作的不斷發(fā)展需求。3.負(fù)責(zé)制定和實(shí)施系統(tǒng)安全策略，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全風(fēng)險(xiǎn)。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同紙質(zhì)文本一式兩份及相關(guān)附件（如補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、授權(quán)委托書等）移交檔案管理部門。2.合同紙質(zhì)文本應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。附件應(yīng)與合同正文相關(guān)聯(lián)，能夠反映合同的全貌。3.對(duì)于電子合同，合同承辦部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將電子合同及相關(guān)數(shù)據(jù)移交，并確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循合同的形成規(guī)律，保持合同之間的有機(jī)聯(lián)系，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理。2.每份合同應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，合同附件應(yīng)附在相應(yīng)合同正文之后，并按照附件順序依次排列。3.對(duì)于合同較多的部門，可以按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)分，如按照項(xiàng)目名稱、客戶名稱等進(jìn)行分類，便于查找和管理。（四）整理方法1.編號(hào)：檔案管理部門對(duì)每份合同進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查詢。編號(hào)規(guī)則為：[年份][部門代碼][合同順序號(hào)]，例如：202301001，表示2023年公司01部門的第1份合同。2.編目：編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、合同金額、對(duì)方單位名稱、合同承辦部門等信息。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并與合同檔案一同存放。3.裝訂：將合同文本及附件按照編目順序依次排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。四、合同檔案的掃描與存儲(chǔ)（一）掃描要求1.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.掃描圖像應(yīng)保持合同原文的完整性，包括簽字蓋章頁(yè)、附件等，不得遺漏任何內(nèi)容。3.對(duì)于合同中的重要頁(yè)面（如涉及關(guān)鍵條款、金額、期限等），應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)掃描，并標(biāo)注頁(yè)碼。（二）存儲(chǔ)格式掃描后的合同檔案應(yīng)以電子文檔形式存儲(chǔ)，存儲(chǔ)格式應(yīng)為常用的PDF格式，確保文檔的通用性和穩(wěn)定性。（三）存儲(chǔ)方式1.建立合同檔案專用存儲(chǔ)服務(wù)器，采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.對(duì)合同檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.按照合同檔案的分類和編號(hào)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，將掃描后的合同文檔存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件夾中，便于查找和管理。五、合同檔案信息化管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)功能1.合同檔案錄入：支持合同基本信息（如合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、金額、對(duì)方單位等）的錄入，以及合同正文、附件的上傳。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、對(duì)方單位等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需合同檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作合同檔案信息，保障信息安全。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)合同檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，如合同簽訂數(shù)量、金額統(tǒng)計(jì)報(bào)表，合同履行情況報(bào)表等，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。5.流程管理：實(shí)現(xiàn)合同從起草、審批、簽訂到履行的全過(guò)程信息化管理，記錄每個(gè)環(huán)節(jié)的操作時(shí)間、人員等信息，便于跟蹤和監(jiān)督。（二）系統(tǒng)操作流程1.用戶登錄：合同承辦部門、檔案管理部門等相關(guān)人員使用各自的賬號(hào)和密碼登錄合同檔案信息化管理系統(tǒng)。2.合同錄入：合同承辦部門人員在系統(tǒng)中錄入合同基本信息，并上傳合同正文及附件。錄入完成后，提交審核。3.審核流程：合同錄入提交后，按照公司合同審批流程進(jìn)行審核。審核人員在系統(tǒng)中對(duì)合同進(jìn)行審核，并填寫審核意見。審核通過(guò)后，合同進(jìn)入檔案管理環(huán)節(jié)。4.檔案存儲(chǔ)：檔案管理部門人員對(duì)審核通過(guò)的合同進(jìn)行掃描，并將掃描后的文檔存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，同時(shí)更新合同檔案狀態(tài)。5.檔案檢索與利用：授權(quán)人員根據(jù)需要在系統(tǒng)中檢索合同檔案，進(jìn)行查閱、下載等操作。（三）系統(tǒng)維護(hù)與更新1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)合同檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和技術(shù)支持，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和評(píng)估，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)。3.做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護(hù)工作，包括數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、清理等，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。六、合同檔案的利用與借閱（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：合同檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的。2.權(quán)限管理原則：嚴(yán)格按照用戶權(quán)限進(jìn)行合同檔案的利用，未經(jīng)授權(quán)人員不得訪問和使用合同檔案信息。3.登記備案原則：對(duì)合同檔案的利用情況進(jìn)行登記備案，記錄利用時(shí)間、人員、用途等信息，便于追溯和管理。（二）利用方式1.在線查閱：授權(quán)人員通過(guò)合同檔案信息化管理系統(tǒng)在線查閱合同檔案，系統(tǒng)應(yīng)記錄查閱時(shí)間和人員信息。2.下載打印：根據(jù)工作需要，經(jīng)審批后，授權(quán)人員可以下載合同檔案的電子文檔，并進(jìn)行打印。下載和打印的合同檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播和泄露。3.復(fù)制摘抄：如需復(fù)制或摘抄合同檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。復(fù)制摘抄的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自篡改。（三）借閱流程1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱合同檔案的人員，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱合同編號(hào)、名稱、借閱期限、用途等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)情況，決定是否批準(zhǔn)借閱。3.借閱登記：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門人員對(duì)借閱的合同檔案進(jìn)行登記，記錄借閱時(shí)間、人員、合同編號(hào)等信息，并向借閱人員發(fā)放合同檔案。4.借閱歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還合同檔案，檔案管理部門人員對(duì)歸還的合同檔案進(jìn)行檢查，如無(wú)損壞、丟失等情況，辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、合同檔案的安全與保密（一）安全措施1.建立健全合同檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)設(shè)備等的安全管理。2.安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.定期對(duì)合同檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地安全場(chǎng)所，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，規(guī)范操作流程，防止因操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或損壞。（二）保密措施1.嚴(yán)格控制合同檔案信息的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作合同檔案信息。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、傳輸?shù)却胧乐剐畔⑿孤丁?.與接觸合同檔案信息的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)保密人員的管理和監(jiān)督。4.在合同檔案利用和借閱過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將合同檔案信息泄露給無(wú)關(guān)人員。八、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同履行完畢，且無(wú)留存價(jià)值的。2.因法律法規(guī)、政策調(diào)整等原因，合同不再具有法律效力，且無(wú)留存必要的。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要銷毀的其他合同檔案。（二）銷毀流程1.鑒定：檔案管理部門定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清理和鑒定，確定需要銷毀的合同檔案清單。2.審批：將需要銷毀的合同檔案清單報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：檔案管理部門按照審批意見，組織對(duì)合同檔案進(jìn)行銷毀。銷毀方式可以采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保合同檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.記錄備案：對(duì)合同檔案的銷毀過(guò)程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并將記錄備案，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立合同檔案信息化管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門、審計(jì)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案信息化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.合同檔案信息化管理制度的執(zhí)行情況，包括合同檔案的收集、整理、掃描、存儲(chǔ)、利用、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.合同檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括系統(tǒng)功能是否正常、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確完整、安全措施是否到位等。3.各部門合同檔案信息化管理工作的開展情況，是否按照規(guī)定及時(shí)移交合同檔案、協(xié)助做好信息化錄入等工作。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)合同檔案信息化管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查周期為每[X]個(gè)月一次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，監(jiān)督小組不定期對(duì)合同檔案信息化管理工作的某個(gè)環(huán)節(jié)或某個(gè)部門進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)合同檔案信息化管理工作中出現(xiàn)的問題或重點(diǎn)事項(xiàng)，開展專項(xiàng)檢查，深入查找原因，提出改進(jìn)措施。（四）問題整改1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題