服務(wù)企業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范服務(wù)企業(yè)的合同管理，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高合同管理水平，保障企業(yè)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于服務(wù)企業(yè)內(nèi)部各部門在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于服務(wù)合同、采購合同、租賃合同、合作協(xié)議等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.全面管理原則對合同從簽訂前的調(diào)查、談判、起草，到簽訂后的履行、監(jiān)督、變更、解除等全過程進(jìn)行全面管理，明確各部門和人員在合同管理中的職責(zé)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則注重合同風(fēng)險(xiǎn)的識別、評估和防控，采取有效措施降低合同風(fēng)險(xiǎn)，避免給企業(yè)造成損失。4.效益優(yōu)先原則合同管理應(yīng)有助于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益最大化，同時(shí)兼顧社會效益和企業(yè)信譽(yù)。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會1.組成合同管理委員會由企業(yè)高層管理人員組成，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)等。2.職責(zé)（1）審議合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事項(xiàng)。（2）協(xié)調(diào)合同管理中的部門間爭議，對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）合同管理部門1.設(shè)立企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的合同管理部門，如法務(wù)部或合同管理辦公室。2.職責(zé)（1）負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度，并組織實(shí)施。（2）參與重大合同的談判、起草、審查和簽訂工作。（3）對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（4）負(fù)責(zé)合同檔案的建立、保管和查閱工作，確保合同資料的完整性和安全性。（5）處理合同糾紛，代表企業(yè)參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。（6）對合同管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為企業(yè)決策提供依據(jù)。（三）業(yè)務(wù)部門1.職責(zé)（1）負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的談判、起草和簽訂工作，并及時(shí)將合同文本提交合同管理部門審查。（2）嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，積極配合合同管理部門做好合同履行的監(jiān)督和檢查工作。（3）及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并提出解決方案。（4）協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛。三、合同簽訂前管理（一）合同項(xiàng)目調(diào)研1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同項(xiàng)目進(jìn)行全面調(diào)研，包括但不限于項(xiàng)目背景、對方主體資格、經(jīng)營狀況、信用情況、市場行情等。2.調(diào)研可通過查閱資料、實(shí)地考察、咨詢專業(yè)機(jī)構(gòu)、與對方溝通等方式進(jìn)行，確保對合同項(xiàng)目的各方面情況有充分了解。（二）合同談判1.根據(jù)調(diào)研結(jié)果，業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)人員與對方進(jìn)行合同談判。談判人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和談判技巧，熟悉合同條款及相關(guān)法律法規(guī)。2.談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，對合同標(biāo)的、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款進(jìn)行充分協(xié)商，爭取有利的合同條件。3.談判達(dá)成一致意見后，應(yīng)形成書面的談判記錄，并由雙方代表簽字確認(rèn)。（三）合同起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。起草合同應(yīng)遵循法律法規(guī)和企業(yè)合同管理制度的要求，內(nèi)容完整、條款清晰、表述準(zhǔn)確。2.合同應(yīng)明確雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息，詳細(xì)約定合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)、方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。3.對于特殊合同或重大合同，可邀請合同管理部門或法律顧問參與起草，確保合同的合法性和嚴(yán)謹(jǐn)性。（四）合同審查1.合同草案起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審查。2.合同管理部門應(yīng)從法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面對合同進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查合同條款是否合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)是否對等、風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否完善等。3.審查過程中，合同管理部門可要求業(yè)務(wù)部門提供相關(guān)補(bǔ)充資料或進(jìn)行說明，必要時(shí)可組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行會審。4.合同管理部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審查，并出具書面審查意見。對于審查通過的合同，業(yè)務(wù)部門可根據(jù)審查意見對合同文本進(jìn)行修改完善；對于審查不通過的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審查意見進(jìn)行修改，并重新提交審查。（五）合同審批1.經(jīng)審查通過的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)部審批流程提交審批。2.審批流程一般包括業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核、合同管理部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。3.各審批環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，對合同的必要性、可行性、合法性、風(fēng)險(xiǎn)狀況等進(jìn)行全面評估，確保合同符合企業(yè)利益和管理要求。4.審批通過的合同，應(yīng)由審批人簽字確認(rèn)，并加蓋企業(yè)公章或合同專用章。四、合同簽訂管理（一）簽訂主體資格審查1.簽訂合同前，應(yīng)嚴(yán)格審查對方的主體資格，確保對方具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。2.對于法人或其他組織，應(yīng)審查其營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等相關(guān)文件；對于自然人，應(yīng)審查其身份證件。3.必要時(shí)，可通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、中國執(zhí)行信息公開網(wǎng)等渠道查詢對方的信用狀況和涉訴情況。（二）合同簽字蓋章1.合同簽字蓋章應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)規(guī)定的程序進(jìn)行。一般情況下，合同應(yīng)由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋企業(yè)公章或合同專用章。2.簽字蓋章前，應(yīng)仔細(xì)核對合同文本內(nèi)容，確保合同條款與審批通過的版本一致。3.對于多頁合同，應(yīng)加蓋騎縫章，防止合同被篡改。（三）合同份數(shù)及分發(fā)1.合同簽訂后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定合同份數(shù)。一般情況下，合同雙方各執(zhí)一份，企業(yè)合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門各執(zhí)一份。2.合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的分發(fā)工作，確保各部門及時(shí)收到合同文本，并做好簽收記錄。五、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)合同管理部門備案，合同管理部門可對履行計(jì)劃進(jìn)行審核，提出意見和建議。（二）履行跟蹤監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計(jì)劃組織實(shí)施合同履行工作，并及時(shí)向合同管理部門反饋履行情況。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，檢查業(yè)務(wù)部門是否按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決履行過程中出現(xiàn)的問題。3.對于重要合同或履行期限較長的合同，合同管理部門可定期組織召開合同履行協(xié)調(diào)會，協(xié)調(diào)解決合同履行中的困難和問題。（三）變更管理1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商，并簽訂書面的變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批，確保變更后的合同合法有效。3.合同管理部門應(yīng)及時(shí)對變更后的合同進(jìn)行備案，并調(diào)整相關(guān)合同檔案資料。（四）解除管理1.合同履行過程中，如符合合同約定或法律法規(guī)規(guī)定的解除條件，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商解除合同，并簽訂書面的解除協(xié)議。2.解除協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，以及合同解除后的后續(xù)處理事宜。3.合同管理部門應(yīng)按照合同解除的審批程序進(jìn)行審批，對解除協(xié)議進(jìn)行審查，并做好相關(guān)資料的歸檔工作。六、合同結(jié)算管理（一）結(jié)算依據(jù)審核1.財(cái)務(wù)部門在辦理合同結(jié)算時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核結(jié)算依據(jù)，確保結(jié)算金額與合同約定一致。2.結(jié)算依據(jù)一般包括合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告、付款申請等相關(guān)憑證。財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真核對這些憑證的真實(shí)性、完整性和合法性。（二）結(jié)算流程1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的結(jié)算期限前，向財(cái)務(wù)部門提交付款申請，并附相關(guān)結(jié)算依據(jù)。2.財(cái)務(wù)部門收到付款申請后，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審核。審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，并做好付款記錄。（三）結(jié)算爭議處理1.如在結(jié)算過程中發(fā)生爭議，業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)商，查明原因，尋求解決方案。2.對于無法協(xié)商解決的爭議，可提交合同管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理。必要時(shí)，可通過法律途徑解決。七、合同檔案管理（一）檔案建立1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)建立合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同文本、談判記錄、審查意見、審批文件、履行情況記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議、結(jié)算憑證等相關(guān)資料。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，并建立檔案保管制度。2.檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，合同檔案應(yīng)保管[X]年。3.對于重要合同或涉及企業(yè)核心機(jī)密的合同檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人專管等措施，確保檔案安全。（三）檔案查閱1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.合同管理部門應(yīng)按照查閱申請表的內(nèi)容提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、損毀合同檔案。3.涉及企業(yè)外部人員查閱合同檔案的，應(yīng)經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。八、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格履行合同義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在的問題，降低合同糾紛發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門