日常行政業(yè)務管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司日常行政業(yè)務管理，提高行政工作效率，確保各項行政工作有序開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司行政事務相關的外部合作單位與個人。（三）基本原則1.合法性原則：各項行政業(yè)務管理活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.規(guī)范性原則：明確工作流程、標準和要求，確保行政業(yè)務操作規(guī)范、統(tǒng)一。3.高效性原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高行政工作效率和質(zhì)量。4.服務性原則：以服務公司員工和業(yè)務發(fā)展為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政支持與保障。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構和業(yè)務需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門及人員的辦公位置。2.辦公區(qū)域應保持整潔、明亮、通風良好，符合安全、環(huán)保等要求。（二）辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公設備，并確保設備正常運行。2.根據(jù)工作需要，提供相應的文具、紙張、文件夾等辦公用品。（三）環(huán)境衛(wèi)生維護1.實行區(qū)域責任制，各部門負責本區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃和保持。2.定期組織大掃除，對公共區(qū)域進行全面清潔。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。（四）安全管理1.加強辦公區(qū)域的安全防范，配備必要的消防器材和安全設施，并定期進行檢查和維護。2.員工應妥善保管個人財物，離開辦公區(qū)域時關好門窗、切斷電源。3.嚴格遵守公司的安全管理制度，不得擅自挪用、損壞消防器材和安全設施。三、辦公用品管理（一）采購1.辦公用品采購由行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)庫存情況和實際需求制定采購計劃。2.采購時應選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商，確保所購辦公用品符合公司要求。3.采購完成后，及時辦理入庫手續(xù)，并將采購信息錄入辦公用品管理系統(tǒng)。（二）發(fā)放1.員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領用申請表，經(jīng)部門負責人審批后到行政部門領取。2.行政部門按照審批后的申請表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。3.對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，實行領用登記制度，明確使用責任人。（三）庫存管理1.建立辦公用品庫存臺賬，定期對庫存進行盤點，確保賬物相符。2.合理控制辦公用品庫存數(shù)量，避免積壓或缺貨現(xiàn)象發(fā)生。3.對于臨近保質(zhì)期或損壞的辦公用品，及時進行清理和處理。四、文件管理（一）文件分類1.公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件、人事文件等類別。2.行政文件包括公司規(guī)章制度、通知、報告、會議紀要等；業(yè)務文件包括各類業(yè)務合同、協(xié)議、項目文檔等；財務文件包括財務報表、預算、審計報告等；人事文件包括員工檔案、考勤記錄、績效考核資料等。（二）文件編號1.對各類文件進行統(tǒng)一編號，以便于管理和查詢。2.文件編號應遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)文件類別、年份、順序號等信息。（三）文件起草與審核1.文件起草由相關部門或人員負責，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范、清晰。2.文件起草完成后，應提交部門負責人審核，重要文件還需經(jīng)過分管領導或總經(jīng)理審批。（四）文件印發(fā)1.經(jīng)審核批準后的文件，由行政部門負責印發(fā)。2.文件印發(fā)應嚴格按照審批后的版本進行，確保文件質(zhì)量。3.印發(fā)后的文件應及時分發(fā)給相關部門和人員，并做好發(fā)放記錄。（五）文件歸檔與保管1.文件辦理完畢后，應及時進行歸檔，確保文件資料的完整性和系統(tǒng)性。2.文件歸檔應按照分類標準進行整理，并存放在專門的文件柜或電子存儲設備中。3.定期對歸檔文件進行清查和整理，防止文件丟失或損壞。（六）文件查閱與借閱1.公司員工因工作需要查閱文件，應填寫文件查閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后到行政部門查閱。2.外部單位或個人查閱公司文件，需經(jīng)公司領導批準，并辦理相關查閱手續(xù)。3.文件一般不外借，如有特殊情況需要借閱，應填寫文件借閱申請表，經(jīng)部門負責人和分管領導審批后，在規(guī)定時間內(nèi)歸還。五、會議管理（一）會議分類1.公司會議分為公司級會議、部門會議、專題會議等。2.公司級會議包括公司年度會議、季度會議、月度會議等，由公司領導主持，各部門負責人參加；部門會議由各部門自行組織召開，傳達公司會議精神，部署部門工作；專題會議針對特定問題或事項召開，相關人員參加。（二）會議組織1.會議組織部門應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并及時通知相關人員。2.會議組織部門負責準備會議資料，如會議議程、匯報材料、討論文件等，并確保資料齊全、準確。3.會議組織部門應安排專人負責會議記錄，記錄會議內(nèi)容、討論結果、決議事項等，并形成會議紀要。（三）會議紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。2.參會人員應遵守會議紀律，關閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳或從事與會議無關的事情。3.參會人員應認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，如有意見或建議應及時提出。（四）會議決議執(zhí)行1.會議形成的決議事項，相關部門和人員應認真貫徹執(zhí)行。2.行政部門負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和督促，確保決議事項得到有效落實。3.對于未按時完成的決議事項，責任部門應及時向會議組織部門說明原因，并提出改進措施。六、車輛管理（一）車輛配置1.根據(jù)公司業(yè)務需要，合理配置公務車輛，包括轎車、商務車、越野車等。2.車輛配置應考慮車型、數(shù)量、使用范圍等因素，確保滿足公司日常公務出行和業(yè)務活動的需求。（二）車輛調(diào)度1.行政部門負責車輛的調(diào)度和安排，根據(jù)用車申請情況，合理調(diào)配車輛資源。2.用車部門或人員應提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交行政部門。3.行政部門根據(jù)用車申請的緊急程度和車輛使用情況，安排合適的車輛，并及時通知用車部門或人員。（三）車輛使用1.駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。2.駕駛員應定期對車輛進行保養(yǎng)和維護，確保車輛性能良好，安全設施齊全。3.車輛使用過程中發(fā)生交通事故或其他異常情況，駕駛員應及時報告行政部門，并采取相應的措施進行處理。（四）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、保養(yǎng)費、維修費等。2.車輛費用實行定額管理，行政部門根據(jù)車輛使用情況和歷史數(shù)據(jù)，制定車輛費用定額標準，并嚴格控制費用支出。3.駕駛員應及時收集和整理車輛費用票據(jù)，經(jīng)行政部門審核后報銷。七、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由行政部門指定專人保管，合同專用章由法務部門指定專人保管，財務專用章和法人章由財務部門指定專人保管。2.印章保管人員應妥善保管印章，確保印章安全，不得擅自將印章轉借他人或帶出公司使用。3.印章保管人員應建立印章使用登記臺賬，詳細記錄印章使用日期、事由、申請人、批準人等信息。（三）印章使用1.公司員工因工作需要使用印章，應填寫印章使用申請表，注明使用印章的種類、事由、使用范圍等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交印章保管部門。2.印章保管部門根據(jù)審批后的申請表，對印章使用情況進行審核，確認無誤后予以蓋章，并做好登記記錄。3.重要文件或合同使用印章，需經(jīng)公司領導批準后方可蓋章。（四）印章停用與銷毀1.因公司機構調(diào)整、名稱變更等原因，需要停用印章時，印章保管部門應及時將印章交回行政部門。2.行政部門對停用的印章進行封存，并按照規(guī)定程序進行銷毀。3.印章銷毀時，應填寫印章銷毀申請表，經(jīng)公司領導批準后，由行政部門會同相關部門共同進行銷毀，并做好銷毀記錄。八、證照管理（一）證照種類公司證照包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明書、資質(zhì)證書、榮譽證書等。（二）證照保管1.證照由行政部門指定專人保管，建立證照保管臺賬，詳細記錄證照名稱、編號、頒發(fā)日期、有效期等信息。2.證照保管人員應妥善保管證照，確保證照安全，不得擅自將證照轉借他人或帶出公司使用。3.定期對證照進行清查和核對，確保證照的有效性和完整性。（三）證照使用1.公司員工因工作需要使用證照，應填寫證照使用申請表，注明使用證照的種類、事由、使用范圍等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交行政部門。2.行政部門根據(jù)審批后的申請表，對證照使用情況進行審核，確認無誤后予以提供，并做好登記記錄。3.重要證照使用，需經(jīng)公司領導批準后方可提供。（四）證照年檢與換證1.行政部門負責按照規(guī)定時間辦理證照的年檢和換證手續(xù)，確保證照的有效性。2.辦理證照年檢和換證手續(xù)時，應準備齊全相關資料，并按照要求填寫申請表，及時提交相關部門審核。3.證照年檢和換證完成后，行政部門應及時將證照歸檔保管，并更新證照保管臺賬。九、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，包括公司經(jīng)營戰(zhàn)略、業(yè)務計劃、客戶信息、技術秘密、財務數(shù)據(jù)等。2.公司尚未公開的文件、資料、會議紀要等。3.公司員工個人隱私信息。（二）保密措施1.加強員工保密教育，提高員工保密意識，簽訂保密協(xié)議。2.對涉及公司商業(yè)秘密的文件、資料等進行嚴格管理，限定知悉范圍，采取加密存儲、專人保管等措施。3.在辦公區(qū)域設置保密標識，提醒員工注意保密。4.禁止在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡平