機(jī)要保密室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)要保密室的管理，確保公司機(jī)密信息的安全與保密，防止機(jī)密信息泄露給公司造成損失，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機(jī)要保密室的管理，包括機(jī)要保密室的人員、文件、設(shè)備等相關(guān)事項。公司所有涉及機(jī)密信息的部門和員工均需遵守本制度。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對機(jī)要保密室內(nèi)的所有信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得向任何無關(guān)人員透露。2.專人專管原則：機(jī)要保密室的管理工作由專人負(fù)責(zé)，確保責(zé)任明確，管理規(guī)范。3.安全防范原則：采取必要的安全防范措施，保障機(jī)要保密室內(nèi)信息和設(shè)備的安全。二、機(jī)要保密室人員管理（一）人員配備1.機(jī)要保密室設(shè)主任一名，全面負(fù)責(zé)機(jī)要保密室的管理工作。主任應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心、保密意識和組織協(xié)調(diào)能力。2.根據(jù)工作需要，配備若干機(jī)要保密員，負(fù)責(zé)具體的文件管理、信息傳遞等工作。機(jī)要保密員應(yīng)政治素質(zhì)高、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、具備良好的保密意識。（二）人員職責(zé)1.主任職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)要保密室的各項管理制度，并組織實施。組織機(jī)要保密員的培訓(xùn)和教育，提高保密意識和業(yè)務(wù)水平。定期檢查機(jī)要保密室的安全防范措施落實情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。協(xié)調(diào)與公司其他部門的關(guān)系，確保機(jī)要保密工作的順利開展。對機(jī)要保密室的工作進(jìn)行總結(jié)和匯報，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)反饋機(jī)要保密工作中的問題和建議。2.機(jī)要保密員職責(zé)嚴(yán)格遵守保密制度，認(rèn)真履行保密職責(zé)，確保所負(fù)責(zé)的機(jī)密信息安全。負(fù)責(zé)機(jī)要文件的收發(fā)、登記、傳遞、保管和歸檔工作，做到手續(xù)完備、賬目清楚。對機(jī)要文件進(jìn)行分類整理，按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存和銷毀，確保文件不丟失、不損壞、不泄密。協(xié)助主任做好機(jī)要保密室的安全防范工作，定期檢查設(shè)備設(shè)施的運行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。不得擅自將機(jī)要保密室內(nèi)的文件、資料帶出室外，因工作需要確需帶出的，必須經(jīng)主任批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。參加保密培訓(xùn)和教育活動，不斷提高自身的保密意識和業(yè)務(wù)能力。（三）人員審查與培訓(xùn)1.對機(jī)要保密室人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保其政治可靠、品行端正、無不良記錄。2.定期組織機(jī)要保密室人員參加保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術(shù)知識等，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)結(jié)束后，對人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為其繼續(xù)任職的重要依據(jù)。（四）人員離崗管理1.機(jī)要保密室人員因工作調(diào)動、離職等原因離崗時，必須將所保管的機(jī)要文件、資料等全部交回，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)在主任的監(jiān)督下進(jìn)行，交接雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。2.對離崗人員進(jìn)行保密提醒，要求其在離職后一定期限內(nèi)繼續(xù)履行保密義務(wù)，不得泄露公司機(jī)密信息。三、機(jī)要保密室文件管理（一）文件分類1.機(jī)要文件：涉及公司核心機(jī)密、商業(yè)秘密、重要決策等文件，如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財務(wù)報表、合同協(xié)議等。2.秘密文件：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、技術(shù)資料等文件，如業(yè)務(wù)方案、技術(shù)圖紙、客戶名單等。3.內(nèi)部文件：僅供公司內(nèi)部使用的文件，如會議紀(jì)要、工作匯報等。（二）文件收發(fā)1.機(jī)要保密室收到文件后，機(jī)要保密員應(yīng)及時進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄文件的名稱、文號、來源、日期、份數(shù)等信息。2.對機(jī)要文件和秘密文件，機(jī)要保密員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行簽收，確保文件的真實性和完整性。簽收時，應(yīng)檢查文件的密封情況，如有破損或異常，應(yīng)及時報告并處理。3.文件發(fā)出時，機(jī)要保密員應(yīng)填寫發(fā)文登記表，注明文件的名稱、文號、去向、日期等信息。對機(jī)要文件和秘密文件，應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行傳遞，確保文件安全送達(dá)。（三）文件傳遞1.機(jī)要文件和秘密文件的傳遞應(yīng)通過專人、專車或機(jī)要通信等方式進(jìn)行，確保文件在傳遞過程中的安全。2.傳遞文件時，機(jī)要保密員應(yīng)將文件裝入專用的文件袋或信封，并密封好。文件袋或信封上應(yīng)注明文件的密級、名稱、文號等信息。3.嚴(yán)禁通過普通郵件、傳真、電子郵件等方式傳遞機(jī)要文件和秘密文件。如因工作需要必須通過電子方式傳遞的，應(yīng)采取加密等安全措施，并確保接收方具備相應(yīng)的安全接收條件。（四）文件保管1.機(jī)要保密室應(yīng)設(shè)置專門的文件柜，用于存放機(jī)要文件和秘密文件。文件柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲等功能。2.機(jī)要文件和秘密文件應(yīng)分類存放，按照密級由高到低排列。不同密級的文件應(yīng)分開存放，不得混放。3.機(jī)要保密員應(yīng)定期對文件進(jìn)行整理和盤點，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時報告并采取措施進(jìn)行處理。（五）文件借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱機(jī)要文件和秘密文件時，必須填寫借閱申請表，注明借閱文件的名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和機(jī)要保密室主任批準(zhǔn)。2.借閱申請表應(yīng)一式兩份，一份由機(jī)要保密室留存，一份交借閱人作為借閱憑證。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還所借文件，不得擅自延長借閱期限。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（六）文件銷毀1.機(jī)要文件和秘密文件在超過保存期限或已失去保存價值時，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀前，機(jī)要保密員應(yīng)填寫文件銷毀申請表，注明文件的名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)機(jī)要保密室主任和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.文件銷毀申請表應(yīng)一式兩份，一份由機(jī)要保密室留存，一份交銷毀執(zhí)行人作為銷毀憑證。4.文件銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保文件無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括文件的名稱、文號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。四、機(jī)要保密室設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.機(jī)要保密室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。2.為確保信息安全，機(jī)要保密室的電腦應(yīng)配備防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)。（二）設(shè)備使用1.機(jī)要保密室設(shè)備僅供機(jī)要保密室人員使用，未經(jīng)許可不得轉(zhuǎn)借他人。2.使用設(shè)備時，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)。3.嚴(yán)禁在機(jī)要保密室的設(shè)備上安裝與工作無關(guān)的軟件，不得利用設(shè)備從事違法違規(guī)活動。（三）設(shè)備維護(hù)1.機(jī)要保密員應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時報告并聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行維修。2.對設(shè)備的維修情況應(yīng)進(jìn)行記錄，包括維修時間、維修內(nèi)容、維修人員等信息。（四）設(shè)備報廢1.機(jī)要保密室設(shè)備在超過使用期限或已無法正常使用時，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行報廢處理。2.設(shè)備報廢前，機(jī)要保密員應(yīng)填寫設(shè)備報廢申請表，注明設(shè)備的名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息，并經(jīng)機(jī)要保密室主任和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.設(shè)備報廢申請表應(yīng)一式兩份，一份由機(jī)要保密室留存，一份交資產(chǎn)管理部門作為資產(chǎn)核銷的依據(jù)。4.設(shè)備報廢后，應(yīng)按照公司資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行處理，確保資產(chǎn)的安全和完整。五、機(jī)要保密室安全管理（一）安全防范措施1.機(jī)要保密室應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全防范設(shè)備，確保機(jī)要保密室的安全。2.門禁系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格控制人員進(jìn)出。進(jìn)入機(jī)要保密室的人員必須經(jīng)過授權(quán)，并進(jìn)行身份驗證。3.監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)24小時不間斷運行，對機(jī)要保密室的出入口、內(nèi)部區(qū)域等進(jìn)行實時監(jiān)控。監(jiān)控記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。（二）消防安全1.機(jī)要保密室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.機(jī)要保密室人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知識和技能。3.嚴(yán)禁在機(jī)要保密室內(nèi)吸煙和使用明火，不得私拉亂接電線，確保用電安全。（三）應(yīng)急處置1.制定機(jī)要保密室應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件時的應(yīng)急處置措施和責(zé)任分工。2.定期組織機(jī)要保密室人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。3.發(fā)生突發(fā)事件時，機(jī)要保密室人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處置，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.機(jī)要保密室主任應(yīng)定期對機(jī)要保密室的管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對機(jī)要保密室的財務(wù)收支、文件管理、設(shè)備管理等情況進(jìn)行審計，確保機(jī)要保密室的管理工作規(guī)范、透明。（二）外部檢查1.接受上級主管部門、保密行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并將整改情況報告相關(guān)部門。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反本制度規(guī)定，擅自泄露公司機(jī)密信息的。2.未經(jīng)授權(quán)，擅自進(jìn)入機(jī)要保密室的。3.未按規(guī)定程序進(jìn)行文件收發(fā)、傳遞、保管、借閱、銷毀等操作的。4.未妥善保管機(jī)要保密室設(shè)備，導(dǎo)致設(shè)備損壞或丟失的。5.未遵守機(jī)要保密室安全管理規(guī)定，導(dǎo)致發(fā)生安全事故的。（二）責(zé)任追究方式1.對違反本制度的人員，視情節(jié)輕重給予批