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文檔簡介
公司收發(fā)貨流程管理制度一、總則(一)目的為了規(guī)范公司收發(fā)貨流程,確保貨物的準(zhǔn)確收發(fā),提高工作效率,保障公司財產(chǎn)安全,特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及貨物收發(fā)貨的部門和人員。(三)基本原則1.準(zhǔn)確性原則:收發(fā)貨信息必須準(zhǔn)確無誤,確保貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等與相關(guān)單據(jù)一致。2.及時性原則:收發(fā)貨工作應(yīng)及時完成,避免延誤,以滿足公司生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)需求。3.責(zé)任明確原則:明確各環(huán)節(jié)工作人員的職責(zé),做到責(zé)任到人,便于追溯和考核。4.安全原則:在收發(fā)貨過程中,要確保貨物安全,防止丟失、損壞等情況發(fā)生。二、收貨流程(一)收貨準(zhǔn)備1.采購?fù)ㄖ翰少彶块T提前將采購訂單或到貨通知發(fā)送給倉庫管理部門及相關(guān)驗(yàn)收人員,告知預(yù)計到貨日期、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.倉庫準(zhǔn)備:倉庫管理部門根據(jù)采購?fù)ㄖ?,安排合適的存儲空間,清理貨位,確保收貨區(qū)域整潔、無雜物。同時,準(zhǔn)備好收貨所需的工具和設(shè)備,如叉車、托盤、計量器具等。3.人員安排:確定收貨驗(yàn)收人員,明確其職責(zé)和分工。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉貨物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程,具備相關(guān)的專業(yè)知識和技能。(二)貨物到達(dá)1.供應(yīng)商送貨:供應(yīng)商按照采購訂單要求將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。送貨人員應(yīng)提供送貨清單,清單內(nèi)容包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、訂單編號等。2.門衛(wèi)檢查:門衛(wèi)負(fù)責(zé)對送貨車輛進(jìn)行檢查,核實(shí)送貨車輛的合法性、送貨清單與采購訂單的一致性。如發(fā)現(xiàn)異常情況,應(yīng)及時通知相關(guān)部門處理。(三)初步核對1.倉庫核對:倉庫收貨人員根據(jù)送貨清單與采購訂單進(jìn)行初步核對,檢查貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等是否相符。如發(fā)現(xiàn)不一致,應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通確認(rèn)。2.外觀檢查:在核對數(shù)量的同時,對貨物的外觀進(jìn)行檢查,查看是否有破損、變形、受潮等情況。如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)做好記錄,并拍照留存。(四)驗(yàn)收1.質(zhì)量驗(yàn)收:對于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的貨物,由質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的貨物,質(zhì)量檢驗(yàn)人員應(yīng)出具檢驗(yàn)報告。2.數(shù)量驗(yàn)收:倉庫收貨人員根據(jù)送貨清單和檢驗(yàn)報告,再次核對貨物的數(shù)量。如數(shù)量無誤,倉庫收貨人員在送貨清單上簽字確認(rèn),并注明實(shí)際收貨日期。3.特殊情況處理:如貨物存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺,倉庫收貨人員應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商,要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)處理。在問題未解決之前,貨物應(yīng)妥善保管,不得隨意動用。(五)入庫1.錄入系統(tǒng):倉庫收貨人員將收貨信息錄入公司的庫存管理系統(tǒng),包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、收貨日期等。確保系統(tǒng)信息與實(shí)際收貨情況一致。2.標(biāo)識存放:根據(jù)貨物的類別、規(guī)格、批次等信息,對貨物進(jìn)行標(biāo)識,并按照規(guī)定的存儲位置存放。同時,在庫存管理系統(tǒng)中記錄貨物的存放位置。3.更新庫存臺賬:倉庫管理部門根據(jù)收貨信息,及時更新庫存臺賬,確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。三、發(fā)貨流程(一)發(fā)貨申請1.銷售訂單:銷售部門根據(jù)客戶訂單生成銷售發(fā)貨單,明確貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、發(fā)貨日期等信息。2.其他需求:如因內(nèi)部調(diào)撥、樣品贈送等原因需要發(fā)貨的,由相關(guān)部門填寫發(fā)貨申請單,經(jīng)審批后提交給倉庫管理部門。3.審批流程:發(fā)貨申請單應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批,確保發(fā)貨需求的合理性和必要性。審批通過后,發(fā)貨申請單流轉(zhuǎn)至倉庫管理部門。(二)備貨1.倉庫調(diào)度:倉庫管理部門根據(jù)發(fā)貨申請單,安排倉庫人員進(jìn)行備貨。備貨人員按照發(fā)貨清單要求,從庫存中選取相應(yīng)的貨物,并核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.貨物包裝:對于需要包裝的貨物,備貨人員應(yīng)按照規(guī)定的包裝標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行包裝,確保貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。包裝材料應(yīng)符合環(huán)保要求,且成本合理。3.備貨檢查:備貨完成后,倉庫管理人員對備貨情況進(jìn)行檢查,確保貨物的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整和處理。(三)發(fā)貨確認(rèn)1.發(fā)貨清單核對:發(fā)貨人員根據(jù)備貨情況,編制發(fā)貨清單,詳細(xì)列出貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱等信息。發(fā)貨清單應(yīng)與發(fā)貨申請單一致,并經(jīng)倉庫管理人員審核確認(rèn)。2.系統(tǒng)核對:發(fā)貨人員將發(fā)貨清單信息錄入庫存管理系統(tǒng),進(jìn)行庫存數(shù)量的扣減。同時,與銷售訂單或發(fā)貨申請單進(jìn)行系統(tǒng)核對,確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.最終確認(rèn):發(fā)貨清單核對無誤后,倉庫管理人員在發(fā)貨清單上簽字確認(rèn),并通知發(fā)貨人員可以發(fā)貨。(四)發(fā)貨操作1.貨物搬運(yùn):發(fā)貨人員按照發(fā)貨清單要求,組織貨物的搬運(yùn)工作。搬運(yùn)過程中應(yīng)注意輕拿輕放,避免貨物損壞。使用叉車、托盤等搬運(yùn)工具時,應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程。2.裝車運(yùn)輸:貨物搬運(yùn)至發(fā)貨區(qū)后,發(fā)貨人員按照車輛裝載要求進(jìn)行裝車。裝車時應(yīng)合理安排貨物的堆放位置,確保貨物運(yùn)輸安全。同時,填寫裝車清單,記錄貨物的裝車情況。3.運(yùn)輸交接:貨物裝車完畢后,發(fā)貨人員與運(yùn)輸司機(jī)進(jìn)行交接,提供發(fā)貨清單和裝車清單等資料,并告知司機(jī)貨物的目的地、運(yùn)輸要求等信息。運(yùn)輸司機(jī)應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn),確保貨物交接清楚。(五)發(fā)貨記錄1.系統(tǒng)記錄:發(fā)貨人員在完成發(fā)貨操作后,及時在庫存管理系統(tǒng)中記錄發(fā)貨信息,包括發(fā)貨日期、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、運(yùn)輸單號等。確保系統(tǒng)發(fā)貨記錄的及時性和準(zhǔn)確性。2.臺賬記錄:倉庫管理部門根據(jù)系統(tǒng)發(fā)貨記錄,更新庫存臺賬,反映庫存數(shù)量的變化情況。同時,對發(fā)貨情況進(jìn)行統(tǒng)計分析,為庫存管理和銷售決策提供數(shù)據(jù)支持。3.檔案保存:將發(fā)貨相關(guān)的單據(jù)、清單等資料進(jìn)行整理歸檔,保存一定期限,以便日后查閱和審計。四、收發(fā)貨過程中的單據(jù)管理(一)單據(jù)種類1.采購訂單:由采購部門與供應(yīng)商簽訂的采購貨物的書面協(xié)議,明確貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款。2.送貨清單:供應(yīng)商提供的送貨憑證,記錄所送貨物的詳細(xì)信息。3.收貨單:倉庫收貨人員在收到貨物后填寫的單據(jù),確認(rèn)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨日期等信息。4.檢驗(yàn)報告:質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的貨物質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果的書面文件。5.銷售發(fā)貨單:銷售部門根據(jù)客戶訂單生成的發(fā)貨指令,明確貨物的發(fā)貨信息。6.發(fā)貨清單:倉庫發(fā)貨人員編制的發(fā)貨明細(xì)清單,用于貨物的裝車和運(yùn)輸交接。7.裝車清單:記錄貨物裝車情況的清單,包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、裝車順序等信息。(二)單據(jù)流轉(zhuǎn)1.采購訂單:采購部門生成采購訂單后,一份留存,一份發(fā)送給供應(yīng)商,一份抄送倉庫管理部門及相關(guān)部門。2.送貨清單:供應(yīng)商隨貨提供送貨清單,送貨清單應(yīng)與采購訂單一致。送貨清單一式多聯(lián),供應(yīng)商、倉庫收貨人員、采購部門等各執(zhí)一聯(lián)。3.收貨單:倉庫收貨人員在貨物驗(yàn)收合格后,填寫收貨單,并簽字確認(rèn)。收貨單一式三聯(lián),倉庫留存一聯(lián),采購部門一聯(lián),財務(wù)部門一聯(lián)。4.檢驗(yàn)報告:質(zhì)量檢驗(yàn)部門完成檢驗(yàn)后,出具檢驗(yàn)報告。檢驗(yàn)報告一式多份,質(zhì)量檢驗(yàn)部門留存一份,倉庫管理部門一份,采購部門一份,其他相關(guān)部門根據(jù)需要留存。5.銷售發(fā)貨單:銷售部門生成銷售發(fā)貨單后,一份留存,一份發(fā)送給倉庫管理部門,一份抄送財務(wù)部門及其他相關(guān)部門。6.發(fā)貨清單:倉庫發(fā)貨人員根據(jù)備貨情況編制發(fā)貨清單,發(fā)貨清單一式多聯(lián),倉庫留存一聯(lián),運(yùn)輸司機(jī)一聯(lián),財務(wù)部門一聯(lián),其他相關(guān)部門根據(jù)需要留存。7.裝車清單:裝車完成后,發(fā)貨人員填寫裝車清單,并簽字確認(rèn)。裝車清單一式兩聯(lián),發(fā)貨人員留存一聯(lián),運(yùn)輸司機(jī)一聯(lián)。(三)單據(jù)保管1.分類存放:各類單據(jù)應(yīng)按照類別進(jìn)行分類存放,便于查找和管理。2.定期整理:倉庫管理部門應(yīng)定期對單據(jù)進(jìn)行整理,確保單據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。對于過期或無用的單據(jù),應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.安全保管:單據(jù)存放地點(diǎn)應(yīng)具備安全防護(hù)措施,防止單據(jù)丟失、損壞或泄露。同時,要做好防火、防潮、防蟲等工作。4.查閱權(quán)限:嚴(yán)格控制單據(jù)的查閱權(quán)限,未經(jīng)授權(quán)的人員不得查閱和復(fù)印單據(jù)。因工作需要查閱單據(jù)的,應(yīng)填寫查閱申請表,經(jīng)審批后在指定地點(diǎn)查閱,并做好記錄。五、相關(guān)人員職責(zé)(一)采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同,明確采購貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款。2.及時向倉庫管理部門及相關(guān)部門傳遞采購訂單,確保收貨工作順利進(jìn)行。3.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況,協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題,如交貨延遲、質(zhì)量問題等。4.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商,處理貨物的退換貨等事宜。(二)倉庫管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)倉庫的日常管理工作,包括貨物的存儲、保管、盤點(diǎn)等。2.根據(jù)采購?fù)ㄖ桶l(fā)貨申請單,做好收貨和發(fā)貨的準(zhǔn)備工作。3.組織貨物的驗(yàn)收工作,對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行檢查,確保收貨貨物符合要求。4.按照規(guī)定的存儲位置存放貨物,做好貨物的標(biāo)識和管理,防止貨物混淆和損壞。5.根據(jù)發(fā)貨清單進(jìn)行備貨、發(fā)貨操作,確保發(fā)貨貨物的準(zhǔn)確性和及時性。6.定期對庫存進(jìn)行盤點(diǎn),編制庫存盤點(diǎn)報告,及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存異常情況。7.負(fù)責(zé)收發(fā)貨過程中單據(jù)的收集、整理、保管和傳遞工作,確保單據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。(三)質(zhì)量檢驗(yàn)部門職責(zé)1.制定貨物質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程,確保檢驗(yàn)工作的科學(xué)性和規(guī)范性。2.對采購的貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),出具檢驗(yàn)報告,判定貨物是否合格。3.參與處理因質(zhì)量問題引起的貨物退換貨等事宜,提供質(zhì)量方面的技術(shù)支持。4.定期對質(zhì)量檢驗(yàn)工作進(jìn)行總結(jié)和分析,提出改進(jìn)質(zhì)量檢驗(yàn)工作的建議和措施。(四)銷售部門職責(zé)1.根據(jù)客戶訂單生成銷售發(fā)貨單,明確發(fā)貨貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、發(fā)貨日期等信息。2.及時將銷售發(fā)貨單傳遞給倉庫管理部門,確保發(fā)貨工作順利進(jìn)行。3.跟蹤銷售發(fā)貨情況,與客戶溝通協(xié)調(diào),解決發(fā)貨過程中出現(xiàn)的問題,如客戶要求變更發(fā)貨信息等。4.負(fù)責(zé)與客戶核對貨物的數(shù)量、質(zhì)量等情況,處理客戶的反饋意見。(五)運(yùn)輸部門職責(zé)1.根據(jù)發(fā)貨要求安排合適的運(yùn)輸車輛和司機(jī),確保貨物按時、安全送達(dá)目的地。2.運(yùn)輸司機(jī)負(fù)責(zé)貨物的運(yùn)輸過程中的安全和保護(hù),確保貨物不受損壞。3.運(yùn)輸司機(jī)在運(yùn)輸過程中應(yīng)遵守交通法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定,不得擅自改變運(yùn)輸路線或延誤交貨時間。4.運(yùn)輸司機(jī)到達(dá)目的地后,應(yīng)與收貨方進(jìn)行貨物交接,確保貨物數(shù)量和質(zhì)量無誤,并取得收貨方的簽字確認(rèn)。(六)財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核收發(fā)貨相關(guān)的單據(jù),確保單據(jù)的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)收發(fā)貨單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理,記錄貨物的采購成本、銷售收入等信息,確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。3.定期對收發(fā)貨業(yè)務(wù)進(jìn)行財務(wù)分析,為公司的經(jīng)營決策提供財務(wù)支持。4.監(jiān)督收發(fā)貨流程的執(zhí)行情況,防范財務(wù)風(fēng)險。六、庫存管理(一)庫存盤點(diǎn)1.盤點(diǎn)計劃:倉庫管理部門應(yīng)制定庫存盤點(diǎn)計劃,明確盤點(diǎn)的時間、范圍、人員安排等內(nèi)容。盤點(diǎn)計劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門,確保盤點(diǎn)工作順利進(jìn)行。2.盤點(diǎn)實(shí)施:按照盤點(diǎn)計劃,組織盤點(diǎn)人員對庫存貨物進(jìn)行逐一清點(diǎn)。盤點(diǎn)過程中應(yīng)認(rèn)真記錄貨物的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息,確保盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.差異處理:盤點(diǎn)結(jié)束后,對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總分析,找出實(shí)際庫存與賬面庫存的差異。對于差異情況,應(yīng)及時查明原因,屬于正常損耗、收發(fā)差錯等原因造成的差異,應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行調(diào)整;屬于人為因素或其他異常情況造成的差異,應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任,并及時采取措施進(jìn)行處理。4.盤點(diǎn)報告:編制庫存盤點(diǎn)報告,報告內(nèi)容包括盤點(diǎn)時間、范圍、方法、結(jié)果、差異情況及處理建議等。庫存盤點(diǎn)報告經(jīng)審核后存檔,作為庫存管理和決策的重要依據(jù)。(二)庫存預(yù)警1.設(shè)定標(biāo)準(zhǔn):根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求和歷史數(shù)據(jù),設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo),包括最低庫存量、最高庫存量、安全庫存量等。2.監(jiān)控分析:庫存管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)時監(jiān)控庫存數(shù)量,當(dāng)庫存數(shù)量接近或超出預(yù)警指標(biāo)時,系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信息。倉庫管理部門應(yīng)對預(yù)警信息進(jìn)行及時分析和處理,采取相應(yīng)的措施,如采購補(bǔ)貨、調(diào)整生產(chǎn)計劃等。3.溝通協(xié)調(diào):倉庫管理部門應(yīng)及時與采購部門、銷售部門等相關(guān)部門溝通庫存預(yù)警情況,協(xié)調(diào)各部門之間的工作,確保庫存水平保持在合理范圍內(nèi)。(三)庫存調(diào)整1.原因分析:庫存調(diào)整是指對庫存數(shù)量、價值等進(jìn)行調(diào)整的行為。庫存調(diào)整的原因包括貨物損壞、變質(zhì)、丟失、收發(fā)差錯、退貨等。2.審批流程:庫存調(diào)整應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批,確保調(diào)整的合理性和必要性。審批通過后,倉庫管理部門根據(jù)調(diào)整指令進(jìn)行庫存調(diào)整操作,并在庫存管理系統(tǒng)中記錄調(diào)整信息。3.賬務(wù)處理:財務(wù)部門根據(jù)庫存調(diào)整單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理,確保財務(wù)數(shù)據(jù)與庫存實(shí)際情況一致。七、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計:公司內(nèi)部審計部門定期對收發(fā)貨流程進(jìn)行審計,檢查制度的執(zhí)行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。2.日常檢查:倉庫管理部門、采購部門、銷售部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對收發(fā)貨工作進(jìn)行自查,及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.客戶反饋:關(guān)注客戶對收發(fā)貨工作的反饋意見,及時處理客戶投訴,不斷改進(jìn)收發(fā)貨服務(wù)質(zhì)量。(二)考核辦法1.考核指標(biāo):制定收發(fā)貨流程相關(guān)的考核指標(biāo),
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