培訓(xùn)檔案科學(xué)化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)檔案的科學(xué)化管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、查閱和利用等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司培訓(xùn)工作的持續(xù)改進(jìn)和員工職業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動所產(chǎn)生的檔案資料管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)、專項培訓(xùn)等。（三）基本原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實反映培訓(xùn)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動從策劃、實施到評估的各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類資料，保證檔案的全面性。3.保密性原則：對涉及公司機(jī)密、員工個人隱私等信息的培訓(xùn)檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對培訓(xùn)檔案進(jìn)行整理、分類和編號，便于管理和查閱。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.建立培訓(xùn)檔案目錄索引，方便查閱和檢索。4.定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案安全。5.根據(jù)工作需要，為相關(guān)部門和人員提供培訓(xùn)檔案查閱服務(wù)。（二）培訓(xùn)部門1.負(fù)責(zé)本部門組織的各類培訓(xùn)活動檔案資料的收集、整理和初步審核工作，并及時移交人力資源部門歸檔。2.協(xié)助人力資源部門對培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類、編號和編目等工作。3.配合人力資源部門做好培訓(xùn)檔案的查閱和利用工作，提供必要的信息和解釋。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工參加培訓(xùn)的相關(guān)資料收集，并及時提交給培訓(xùn)部門或人力資源部門。2.配合人力資源部門和培訓(xùn)部門做好培訓(xùn)檔案管理的其他相關(guān)工作。三、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）培訓(xùn)計劃檔案1.年度培訓(xùn)計劃公司年度培訓(xùn)工作的整體規(guī)劃，包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間安排、培訓(xùn)預(yù)算等。制定年度培訓(xùn)計劃的依據(jù)和相關(guān)分析報告。2.專項培訓(xùn)計劃針對特定崗位、業(yè)務(wù)領(lǐng)域或項目開展的專項培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)的具體目標(biāo)、內(nèi)容、方式、時間、師資等。專項培訓(xùn)計劃的審批文件和相關(guān)說明。（二）培訓(xùn)實施檔案1.培訓(xùn)通知發(fā)布培訓(xùn)活動的通知文件，包括培訓(xùn)主題、時間、地點、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容簡介、培訓(xùn)要求等。培訓(xùn)通知的發(fā)布記錄，如發(fā)布時間、發(fā)布渠道、接收人員名單等。2.培訓(xùn)教材及資料培訓(xùn)過程中使用的教材、講義、課件、參考資料等。教材及資料的編寫人員、審核人員信息，以及教材的修訂記錄。3.培訓(xùn)師資檔案內(nèi)部培訓(xùn)師和外部培訓(xùn)專家的個人簡歷、資質(zhì)證書、培訓(xùn)經(jīng)歷、授課評價等。培訓(xùn)師資的選拔、聘任、考核等相關(guān)記錄。4.培訓(xùn)考勤記錄培訓(xùn)期間學(xué)員的出勤情況記錄，包括簽到表、請假條、曠課記錄等。對遲到、早退、曠課學(xué)員的處理記錄。5.培訓(xùn)課堂記錄培訓(xùn)過程中的課堂筆記、討論記錄、案例分析、互動活動記錄等。培訓(xùn)現(xiàn)場的照片、視頻等資料。（三）培訓(xùn)考核檔案1.考核方案針對不同培訓(xùn)項目制定的考核方案，明確考核方式、考核內(nèi)容、評分標(biāo)準(zhǔn)、考核時間等?？己朔桨傅膶徟募拖嚓P(guān)說明。2.考核試卷及答案培訓(xùn)考核使用的試卷、實操考核題目及參考答案。試卷的命題人員、審核人員信息，以及試卷的保密措施記錄。3.學(xué)員考核成績學(xué)員的考核成績記錄，包括理論考試成績、實操考核成績、綜合評定成績等。成績的統(tǒng)計分析報告，如平均分、及格率、優(yōu)秀率等。4.補(bǔ)考及重修記錄學(xué)員補(bǔ)考、重修的申請記錄、考試安排、成績記錄等。（四）培訓(xùn)評估檔案1.評估方案培訓(xùn)結(jié)束后開展的評估方案，包括評估目的、評估指標(biāo)、評估方法、評估時間等。評估方案的審批文件和相關(guān)說明。2.學(xué)員評估反饋學(xué)員對培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)效果等方面的評價意見和建議。學(xué)員評估反饋的收集方式和統(tǒng)計分析報告。3.培訓(xùn)效果評估報告對培訓(xùn)效果進(jìn)行全面評估的報告，包括培訓(xùn)目標(biāo)達(dá)成情況、學(xué)員知識技能提升情況、對工作績效的影響等。根據(jù)評估結(jié)果提出的培訓(xùn)改進(jìn)建議和措施。（五）其他相關(guān)檔案1.培訓(xùn)費用報銷憑證培訓(xùn)活動的費用支出憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷審批單等。培訓(xùn)費用的預(yù)算執(zhí)行情況分析報告。2.培訓(xùn)合同檔案與外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)講師簽訂的培訓(xùn)合同，包括合同條款、服務(wù)內(nèi)容、費用支付方式等。培訓(xùn)合同的履行情況記錄和變更記錄。3.培訓(xùn)證書及榮譽(yù)檔案員工參加培訓(xùn)獲得的各類證書、榮譽(yù)證書等。證書及榮譽(yù)的頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時間、證書編號等信息記錄。四、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.培訓(xùn)活動開始前，相關(guān)部門應(yīng)明確培訓(xùn)檔案資料的收集責(zé)任人，確保各類檔案資料及時、準(zhǔn)確收集。2.培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等應(yīng)隨時整理，定期移交。3.培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)部門和相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將培訓(xùn)檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步審核，確保資料完整、真實、有效。（二）整理方法1.按照培訓(xùn)檔案的內(nèi)容分類，將培訓(xùn)計劃、實施、考核、評估等檔案分別整理。2.對每一類檔案中的資料按照時間順序或邏輯順序進(jìn)行排列，確保資料的連貫性和系統(tǒng)性。3.對每份資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編號規(guī)則可根據(jù)公司實際情況制定，例如：培訓(xùn)計劃編號為“PX+年份+序號”，培訓(xùn)實施檔案編號為“SS+年份+培訓(xùn)項目編號+序號”等。4.為每份資料編制目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出資料的名稱、編號、日期、來源等信息，方便查閱。五、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管方式1.培訓(xùn)檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于專用檔案柜中，確保檔案存放整齊、有序。電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.根據(jù)培訓(xùn)檔案的重要程度和保管期限，確定不同的保管地點。重要且長期保存的檔案應(yīng)存放在專門的檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理；一般性檔案可存放在部門檔案柜中，由部門指定人員保管。（二）保管期限1.培訓(xùn)計劃檔案、培訓(xùn)合同檔案等長期保存。2.培訓(xùn)實施檔案、培訓(xùn)考核檔案、培訓(xùn)評估檔案等保存期限為[X]年，自培訓(xùn)結(jié)束之日起計算。3.其他相關(guān)檔案，如培訓(xùn)費用報銷憑證、培訓(xùn)證書及榮譽(yù)檔案等，根據(jù)實際需要確定保管期限，但不得少于[X]年。（三）檔案清查與盤點1.人力資源部門應(yīng)定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行清查和盤點，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、保管狀態(tài)良好。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時，應(yīng)填寫檔案清查記錄，詳細(xì)記錄清查情況和處理結(jié)果。六、培訓(xùn)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到人力資源部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密、員工個人隱私等敏感信息的培訓(xùn)檔案，查閱申請人除需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批外，還需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司培訓(xùn)檔案的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，由人力資源部門安排專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，申請人將申請表交至人力資源部門。人力資源部門根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，對于符合條件的申請，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。3.查閱人員在指定地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案資料。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還，并在《培訓(xùn)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）利用規(guī)定1.培訓(xùn)檔案僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面同意，不得將檔案資料提供給外部單位或個人。2.利用培訓(xùn)檔案時，應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案中涉及的公司機(jī)密和員工個人隱私信息。3.對培訓(xùn)檔案的利用情況應(yīng)進(jìn)行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用目的等，以便于跟蹤和管理。七、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的，可進(jìn)行銷毀處理。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致某些培訓(xùn)檔案不再具有使用價值的，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，可予以銷毀。（二）銷毀流程1.由人力資源部門提出培訓(xùn)檔案銷毀申請，填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》