辦公物資及耗材管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公物資及耗材的管理，規(guī)范采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，提高物資使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公物資及耗材的管理。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理安排采購計(jì)劃，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低采購成本和使用成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全各項(xiàng)管理制度和流程，確保物資管理工作規(guī)范有序。4.責(zé)任到人原則：明確各部門及人員在辦公物資及耗材管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定辦公物資及耗材的采購計(jì)劃、采購流程和庫存管理制度。2.組織實(shí)施辦公物資及耗材的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。3.負(fù)責(zé)辦公物資及耗材的驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放工作。4.定期對(duì)辦公物資及耗材的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。5.對(duì)辦公物資及耗材的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出改進(jìn)建議。（二）使用部門1.根據(jù)工作需要，提出辦公物資及耗材的需求計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)本部門辦公物資及耗材的領(lǐng)用、使用和保管工作，合理使用物資，避免浪費(fèi)。3.配合行政部門做好辦公物資及耗材的盤點(diǎn)工作。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公物資及耗材的采購預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷。2.對(duì)辦公物資及耗材的成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各使用部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月辦公物資及耗材的需求計(jì)劃報(bào)行政部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.行政部門根據(jù)各部門的需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于臨時(shí)性、緊急性的辦公物資及耗材需求，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門提出申請(qǐng)，行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行采購。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估和審核。2.采購辦公物資及耗材時(shí)，應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商。對(duì)于新的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的考察和評(píng)估，確保其符合公司要求。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同時(shí)，應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益。（三）采購流程1.行政部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間和地點(diǎn)等。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量將物資送達(dá)公司指定地點(diǎn)。3.行政部門負(fù)責(zé)組織對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其更換或處理。4.采購人員應(yīng)及時(shí)跟蹤采購進(jìn)度，確保物資按時(shí)到貨。對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е碌慕回浹舆t或物資質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并追究其違約責(zé)任。四、庫存管理（一）入庫管理1.采購物資到貨后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，填寫入庫單，辦理入庫手續(xù)。入庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。2.倉庫管理人員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行分類存放，建立物資臺(tái)賬，記錄物資的出入庫情況。3.對(duì)于貴重物資、易燃易爆物資等，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公物資及耗材的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為[具體周期]。2.盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，包括核對(duì)物資臺(tái)賬、清理倉庫等。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)如實(shí)記錄物資的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等信息。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，說明盤點(diǎn)情況。對(duì)于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)查明原因，提出處理意見，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，調(diào)整物資臺(tái)賬，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）庫存控制1.行政部門應(yīng)根據(jù)辦公物資及耗材的使用情況和庫存水平，合理控制庫存數(shù)量。對(duì)于庫存積壓物資，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如降價(jià)銷售、與其他部門調(diào)劑使用等。2.建立庫存預(yù)警機(jī)制，設(shè)定庫存上限和下限。當(dāng)庫存數(shù)量接近下限或超過上限時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)向行政部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，以便及時(shí)采取采購或處理措施。五、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.使用部門人員需填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。物資領(lǐng)用申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交行政部門倉庫管理人員。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)庫存情況，如庫存充足，辦理物資發(fā)放手續(xù)，并在物資領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.物資發(fā)放后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)更新物資臺(tái)賬，記錄物資的領(lǐng)用情況。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，制定辦公物資及耗材的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類物資的領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用周期等。2.使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用物資，不得超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用。對(duì)于確因工作需要超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用的物資，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批。（三）特殊情況領(lǐng)用1.對(duì)于臨時(shí)性、緊急性的辦公物資及耗材需求，使用部門可先領(lǐng)用物資，但應(yīng)在事后及時(shí)補(bǔ)辦物資領(lǐng)用申請(qǐng)表和審批手續(xù)。2.對(duì)于因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因不再使用的辦公物資及耗材，使用部門應(yīng)及時(shí)將物資交回行政部門倉庫。六、使用管理（一）使用要求1.使用部門應(yīng)教育員工合理使用辦公物資及耗材，避免浪費(fèi)。員工應(yīng)愛護(hù)辦公設(shè)備和物資，正確操作使用，延長其使用壽命。2.對(duì)于可重復(fù)使用的辦公物資，如紙張、文件夾等，應(yīng)提倡雙面使用、循環(huán)使用。3.對(duì)于貴重辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）維修與報(bào)廢1.辦公物資及耗材出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門。行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行維修或聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行售后服務(wù)。2.對(duì)于無法維修或已達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的辦公物資及耗材，使用部門應(yīng)填寫報(bào)廢申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。報(bào)廢申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意報(bào)廢的辦公物資及耗材，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如變賣、回收等。處理后的收入應(yīng)上繳公司財(cái)務(wù)部門。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)辦公物資及耗材的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。（二）日常檢查行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公物資及耗材管理工作的日常檢查，定期對(duì)各部門的物資領(lǐng)用、使用、保管等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（三