大公司內(nèi)部資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部資料的管理，確保公司資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）定義1.內(nèi)部資料：指公司在經(jīng)營管理活動中形成的，具有保存價值的各種文件、記錄、報表、數(shù)據(jù)、圖表、圖紙、音像資料等。2.機(jī)密資料：涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等，一旦泄露可能給公司造成重大損失的資料。3.受控資料：需要嚴(yán)格控制分發(fā)范圍、版本更新等的重要資料。二、資料的分類與編號（一）分類1.行政類：包括公司文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)類：如市場調(diào)研報告、銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)記錄等。3.財(cái)務(wù)類：財(cái)務(wù)報表、預(yù)算、成本核算資料等。4.技術(shù)類：技術(shù)研發(fā)文檔、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。5.人事類：員工檔案、考勤記錄、績效考核資料等。（二）編號1.資料編號采用[公司簡稱首字母縮寫][年份][流水號]的格式。例如，[GS][2023][001]。2.不同類別資料在編號前加以區(qū)分標(biāo)識，如行政類（XZ）、業(yè)務(wù)類（YW）、財(cái)務(wù)類（CW）、技術(shù)類（JS）、人事類（RS）。三、資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，確保資料及時、完整。2.員工在工作過程中產(chǎn)生的資料應(yīng)及時提交給部門負(fù)責(zé)人或指定的收集人員。3.對于外部獲取的資料，如政府文件、行業(yè)報告等，相關(guān)部門應(yīng)及時收集并交至資料管理部門。（二）整理1.收集到的資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無效的資料。2.對資料進(jìn)行編號、標(biāo)注日期、注明來源等信息。3.按照一定的邏輯順序?qū)Y料進(jìn)行排列，便于查找和使用。四、資料的歸檔（一）歸檔要求1.定期將整理好的資料移交至公司資料管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔資料應(yīng)確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行存儲。（二）歸檔流程1.資料整理人員填寫《資料歸檔清單》，詳細(xì)列出資料的名稱、編號、日期、來源等信息。2.將《資料歸檔清單》及歸檔資料一并提交給資料管理部門。3.資料管理部門對歸檔資料進(jìn)行審核，審核無誤后進(jìn)行歸檔存儲。五、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別、年份等進(jìn)行分類存放。2.電子資料應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理。（二）保管責(zé)任1.資料管理部門負(fù)責(zé)資料的日常保管工作，確保資料的安全。2.檔案柜應(yīng)配備必要的鎖具，鑰匙由專人保管。3.對于重要資料，應(yīng)采取加密存儲、異地備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（三）存儲環(huán)境1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲。2.定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。六、資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等。2.《資料查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交至資料管理部門。3.資料管理部門根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳?yīng)資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、資料名稱、查閱目的等信息。（二）借閱1.因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等。2.《資料借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、損壞。5.借閱人歸還資料時，資料管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。七、資料的保密管理（一）保密范圍1.公司的商業(yè)秘密，包括產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、客戶信息、市場策略等。2.公司的技術(shù)秘密，如專利技術(shù)、專有技術(shù)、技術(shù)研發(fā)資料等。3.公司的財(cái)務(wù)信息，如財(cái)務(wù)報表、預(yù)算、成本核算資料等。4.其他涉及公司利益，需要保密的資料。（二）保密措施1.對機(jī)密資料應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識，明確保密等級。2.接觸機(jī)密資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在資料的存儲、傳輸、使用過程中，應(yīng)采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，防止資料泄露。4.加強(qiáng)對員工的保密教育，提高員工的保密意識。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對資料的保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保存期限，且無繼續(xù)保存價值。2.資料因其他原因需要銷毀，如資料內(nèi)容已過時、資料損壞無法修復(fù)等。（二）銷毀流程1.資料管理部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對于電子資料，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀人、銷毀方式、銷毀資料清單等。九、資料管理的信息化建設(shè)（一）建立資料管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的資料管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、借閱等功能。2.資料管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限訪問相應(yīng)的資料。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對資料管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。十、資料管理的考核與獎懲（一）考核1.公司將資料管理工作納入部門和員工的績效考核體系。2.考核內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密等方面的工作質(zhì)量和效率。（二）獎懲1.對于在資料管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.對于違反資料管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、