外部供應(yīng)商檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外部供應(yīng)商檔案管理，規(guī)范供應(yīng)商信息收集、整理、歸檔、保管及使用等工作流程，確保供應(yīng)商檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效評(píng)估供應(yīng)商資質(zhì)和合作表現(xiàn)，保障公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的所有外部供應(yīng)商檔案管理，包括但不限于原材料供應(yīng)商、零部件供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：供應(yīng)商檔案信息應(yīng)如實(shí)反映供應(yīng)商的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋供應(yīng)商從準(zhǔn)入到合作結(jié)束全過(guò)程的各類信息，保證檔案資料完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)供應(yīng)商檔案信息安全，防止信息泄露給公司造成不良影響或損失。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)供應(yīng)商合作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，及時(shí)更新檔案信息，確保檔案信息的時(shí)效性和有效性。二、供應(yīng)商檔案管理職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)供應(yīng)商開發(fā)、評(píng)估、選擇及日常合作過(guò)程中的溝通協(xié)調(diào)工作。2.收集、整理供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)文件、合作記錄等資料，并提交至檔案管理部門。3.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出供應(yīng)商檔案信息查詢、借閱申請(qǐng)。（二）檔案管理部門1.制定并完善供應(yīng)商檔案管理制度和流程。2.負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的建立、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管及定期清查等工作。3.對(duì)采購(gòu)部門提交的供應(yīng)商檔案資料進(jìn)行審核、整理、歸檔，確保檔案資料的規(guī)范性和完整性。4.按照規(guī)定為有權(quán)限的部門或人員提供供應(yīng)商檔案信息查詢、借閱服務(wù)，并做好記錄。（三）質(zhì)量部門1.提供供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量問(wèn)題處理記錄等相關(guān)信息。2.協(xié)助采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量體系進(jìn)行評(píng)估，反饋供應(yīng)商質(zhì)量表現(xiàn)情況。（四）財(cái)務(wù)部門1.提供供應(yīng)商財(cái)務(wù)狀況、付款記錄等相關(guān)信息。2.協(xié)助評(píng)估供應(yīng)商的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，為供應(yīng)商選擇和合作決策提供財(cái)務(wù)方面的參考依據(jù)。三、供應(yīng)商檔案內(nèi)容（一）基本信息1.供應(yīng)商注冊(cè)信息：包括供應(yīng)商名稱、法定代表人、注冊(cè)地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍等。2.組織架構(gòu)信息：供應(yīng)商的組織架構(gòu)圖、各部門職責(zé)及負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式。3.公司簡(jiǎn)介：供應(yīng)商發(fā)展歷程、經(jīng)營(yíng)理念、核心業(yè)務(wù)、市場(chǎng)地位等。（二）資質(zhì)文件1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件：確保在有效期內(nèi)，具有合法經(jīng)營(yíng)資格。2.稅務(wù)登記證副本復(fù)印件：反映供應(yīng)商納稅情況及稅務(wù)合規(guī)性。3.組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件：證明供應(yīng)商的組織代碼標(biāo)識(shí)。4.法定代表人身份證明書：明確法定代表人身份及授權(quán)權(quán)限。5.授權(quán)委托書：若有委托代理人辦理業(yè)務(wù)，需提供有效的授權(quán)委托書。6.生產(chǎn)許可證：對(duì)于生產(chǎn)型供應(yīng)商，需具備相關(guān)產(chǎn)品的生產(chǎn)許可資質(zhì)。7.產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件：如ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證等，證明供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。8.環(huán)保相關(guān)資質(zhì)文件：涉及環(huán)保要求的行業(yè)，需提供環(huán)保達(dá)標(biāo)證明文件，如排污許可證等。（三）生產(chǎn)與服務(wù)能力證明1.生產(chǎn)設(shè)備清單及狀況說(shuō)明：詳細(xì)列出主要生產(chǎn)設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、運(yùn)行狀況等，反映供應(yīng)商的生產(chǎn)硬件條件。2.生產(chǎn)場(chǎng)地證明文件：如廠房租賃合同、產(chǎn)權(quán)證書等，證明供應(yīng)商具備穩(wěn)定的生產(chǎn)場(chǎng)所。3.人員配備情況：包括員工總數(shù)、各部門人員構(gòu)成、技術(shù)人員數(shù)量及資質(zhì)等，體現(xiàn)供應(yīng)商的人力資源狀況。4.服務(wù)能力證明材料：對(duì)于服務(wù)型供應(yīng)商，提供服務(wù)團(tuán)隊(duì)介紹、服務(wù)流程、服務(wù)案例等資料，展示其服務(wù)水平和能力。（四）合作記錄1.采購(gòu)訂單記錄：詳細(xì)記錄與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)訂單明細(xì)，包括訂單編號(hào)、訂單日期、采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期等。2.交貨記錄：跟蹤供應(yīng)商實(shí)際交貨情況，記錄交貨日期、交貨數(shù)量、驗(yàn)收結(jié)果等信息，反映供應(yīng)商的交貨及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.質(zhì)量反饋記錄：記錄采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題及處理情況，包括問(wèn)題描述、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、處理措施、整改結(jié)果等，評(píng)估供應(yīng)商的質(zhì)量管控能力。4.付款記錄：記載公司與供應(yīng)商之間的付款情況，如付款日期、金額、付款方式等，體現(xiàn)雙方的財(cái)務(wù)往來(lái)和信用狀況。5.合作評(píng)價(jià)記錄：定期對(duì)供應(yīng)商合作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，記錄評(píng)價(jià)結(jié)果、評(píng)價(jià)時(shí)間、評(píng)價(jià)人等信息，作為供應(yīng)商后續(xù)合作的參考依據(jù)。（五）其他重要信息1.供應(yīng)商榮譽(yù)證書：如獲得的政府獎(jiǎng)項(xiàng)、行業(yè)榮譽(yù)、客戶滿意度獎(jiǎng)項(xiàng)等，展示供應(yīng)商的綜合實(shí)力和信譽(yù)。2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)證明文件：供應(yīng)商擁有的專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)情況。3.重大事件記錄：如供應(yīng)商發(fā)生的重大質(zhì)量事故、安全事故、法律糾紛等事件的詳細(xì)情況及處理結(jié)果。四、供應(yīng)商檔案建立與歸檔（一）檔案建立流程1.采購(gòu)部門在與潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步溝通后，確定其符合公司供應(yīng)商準(zhǔn)入條件的，向檔案管理部門提交《供應(yīng)商檔案建立申請(qǐng)表》，并附上供應(yīng)商基本信息收集表及相關(guān)資質(zhì)文件資料。2.檔案管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)提交的資料進(jìn)行初審，檢查資料的完整性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)資料不全或不符合要求，及時(shí)通知采購(gòu)部門補(bǔ)充完善。3.初審?fù)ㄟ^(guò)后，檔案管理部門為新供應(yīng)商建立專屬檔案編號(hào)，并按照檔案內(nèi)容分類進(jìn)行整理。4.采購(gòu)部門持續(xù)跟進(jìn)供應(yīng)商，在合作過(guò)程中及時(shí)收集、整理供應(yīng)商的合作記錄等相關(guān)信息，并定期提交至檔案管理部門。5.檔案管理部門對(duì)采購(gòu)部門提交的各類信息進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，將其歸入相應(yīng)供應(yīng)商檔案類別中，完成檔案的建立工作。（二）檔案編號(hào)規(guī)則供應(yīng)商檔案編號(hào)采用[具體編碼方式]，由[編碼段1]、[編碼段2]、[編碼段3]等部分組成。其中：1.編碼段1：表示供應(yīng)商所屬行業(yè)類別代碼，按照公司內(nèi)部行業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定。2.編碼段2：為供應(yīng)商注冊(cè)年份后兩位數(shù)字，用于區(qū)分不同時(shí)間注冊(cè)的供應(yīng)商。3.編碼段3：是順序號(hào)，按照供應(yīng)商檔案建立的先后順序依次編排，從001開始遞增。例如，某制造業(yè)供應(yīng)商于2023年注冊(cè)，其檔案編號(hào)為ZY23001，其中“ZY”代表制造業(yè)行業(yè)類別代碼。（三）歸檔要求1.檔案資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，確保字跡清晰、內(nèi)容完整。2.所有資料需加蓋供應(yīng)商公章或相關(guān)部門專用章，并注明日期。3.按照檔案內(nèi)容分類順序進(jìn)行整理，同類資料應(yīng)集中放置，并附上目錄清單，便于查找和管理。4.電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)同步建立，電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方式進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保兩者內(nèi)容一致、便于對(duì)應(yīng)查詢。五、供應(yīng)商檔案保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行分類存放。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：采用服務(wù)器存儲(chǔ)和備份相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)。同時(shí)，建立電子檔案訪問(wèn)權(quán)限管理制度，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作電子檔案。（二）保管期限1.供應(yīng)商檔案保管期限根據(jù)檔案類型和重要程度設(shè)定，一般分為長(zhǎng)期保管和短期保管。2.長(zhǎng)期保管檔案：包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)文件、生產(chǎn)與服務(wù)能力證明等重要資料，保管期限為自供應(yīng)商合作結(jié)束后[X]年。3.短期保管檔案：如采購(gòu)訂單記錄、交貨記錄、質(zhì)量反饋記錄等合作過(guò)程中的動(dòng)態(tài)信息，保管期限為自相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生后[X]年。（三）檔案清查1.檔案管理部門定期對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.清查內(nèi)容包括檔案資料的數(shù)量、存儲(chǔ)位置、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)檔案資料缺失、損壞或存在其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，編制《供應(yīng)商檔案清查報(bào)告》，詳細(xì)記錄清查情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理結(jié)果，并將報(bào)告存檔備案。六、供應(yīng)商檔案查詢與借閱（一）查詢權(quán)限與流程1.采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等因工作需要查詢供應(yīng)商檔案的，應(yīng)填寫《供應(yīng)商檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)符合查詢權(quán)限的人員提供相應(yīng)的檔案信息查詢服務(wù)，并做好查詢記錄，記錄查詢?nèi)?、查詢時(shí)間、查詢內(nèi)容等詳細(xì)信息。（二）借閱權(quán)限與流程1.因特殊原因需要借閱供應(yīng)商檔案的，借閱人應(yīng)填寫《供應(yīng)商檔案借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明借閱理由、借閱檔案內(nèi)容、預(yù)計(jì)歸還日期等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并向借閱人提供檔案復(fù)印件或電子副本（如有）。如因特殊情況需要借閱原件，應(yīng)在借閱申請(qǐng)表中注明，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案資料完整無(wú)缺、未被損壞后，辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記記錄中注明歸還日期。七、供應(yīng)商檔案信息更新與維護(hù)（一）定期更新1.檔案管理部門每年定期對(duì)供應(yīng)商檔案信息進(jìn)行全面梳理和更新，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。2.采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門提供供應(yīng)商最新的合作信息、資質(zhì)變更情況、質(zhì)量狀況、財(cái)務(wù)狀況等資料，以便檔案管理部門進(jìn)行更新。（二）動(dòng)態(tài)更新1.在供應(yīng)商合作過(guò)程中，如發(fā)生重大事件或信息變更，相關(guān)部門應(yīng)在事件發(fā)生或信息變更后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將詳細(xì)情況以書面形式通知檔案管理部門。2.檔案管理部門收到通知后，應(yīng)立即對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行相應(yīng)更新，確保檔案信息能夠及時(shí)反映供應(yīng)商的實(shí)際情況。（三）信息變更流程1.供應(yīng)商信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)向采購(gòu)部門提交《供應(yīng)商信息變更申請(qǐng)表》，并附上相關(guān)證明文件。2.采購(gòu)部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)變更信息的真實(shí)性和必要性后，簽字批準(zhǔn)并提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)變更申請(qǐng)表及相關(guān)證明文件，對(duì)供應(yīng)商檔案中的相應(yīng)信息進(jìn)行修改，并更新檔案編號(hào)（如有需要）。同時(shí)，將變更情況通知相關(guān)部門，確保各部門掌握供應(yīng)商最新信息。八、供應(yīng)商檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保檔案資料的安全存放。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員離開庫(kù)房時(shí)應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電，防止發(fā)生安全事故。（二）保密措施1.對(duì)涉及供應(yīng)商商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感內(nèi)容的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在檔案查詢、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員能夠接觸到相關(guān)檔案信息。3.