公司檔案及印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案及印章管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范印章的使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案及印章由專門部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，印章的使用必須基于真實(shí)合法的文件或事項(xiàng)。3.安全保密原則采取有效措施保障檔案及印章的安全，防止泄露、遺失或損壞，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案和印章使用嚴(yán)格保密。二、檔案管理（一）檔案分類公司檔案主要分為以下幾類：1.行政檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司各類行政規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；公司資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。2.人事檔案員工個(gè)人基本信息資料、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、薪酬福利資料、獎(jiǎng)懲記錄、離職交接資料等。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算和決算資料等。4.業(yè)務(wù)檔案銷售合同、采購(gòu)合同、項(xiàng)目合作協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、業(yè)務(wù)報(bào)表等。5.其他檔案包括公司各類會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄、照片、視頻等具有保存價(jià)值的資料。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地移交至公司檔案管理部門。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，承辦部門應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理并移交檔案管理部門。3.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人保管的公司檔案資料全部歸還公司檔案管理部門。（三）檔案整理1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案資料有序存放。2.檔案應(yīng)按照年度類別保管期限進(jìn)行分類編號(hào)，例如：“2023行政長(zhǎng)期”。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。（四）檔案保管1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案安全存放。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.根據(jù)檔案的保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。（五）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)《檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，向借閱人提供檔案，并做好借閱登記，包括借閱時(shí)間、借閱人姓名、部門、檔案名稱及數(shù)量等。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損毀、轉(zhuǎn)借他人，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究借閱人的責(zé)任。（六）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。4.檔案查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（七）檔案銷毀1.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。三、印章管理（一）印章種類公司印章主要包括：1.公司公章用于代表公司對(duì)外行使權(quán)利、簽訂合同、出具證明等重要事項(xiàng)。2.法定代表人章用于特定的財(cái)務(wù)文件、合同簽署等。3.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等財(cái)務(wù)事項(xiàng)。4.合同專用章專門用于簽訂各類合同。5.部門章用于部門內(nèi)部文件、資料等的加蓋，不得對(duì)外使用。（二）印章刻制1.因工作需要刻制公司印章的，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司指定專人到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位辦理刻章手續(xù)。2.新刻印章應(yīng)留樣存檔，以備查驗(yàn)。（三）印章保管1.公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章由公司辦公室指定專人保管，部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置，確保印章安全。如因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜等情況，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.印章保管人臨時(shí)出差或請(qǐng)假時(shí)，應(yīng)將印章交接給公司指定的臨時(shí)保管人，并辦理交接手續(xù)。（四）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行。使用人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用印章的名稱、用途、使用文件名稱及編號(hào)、使用時(shí)間等信息。2.涉及公司重大事項(xiàng)、合同簽訂、對(duì)外擔(dān)保等重要文件加蓋公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章的，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.一般性文件加蓋部門章的，由部門負(fù)責(zé)人審批。4.印章保管人對(duì)《印章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，在印章使用登記本上記錄相關(guān)信息，并按照審批意見(jiàn)加蓋印章。5.印章使用應(yīng)在公司內(nèi)進(jìn)行，如確需帶出公司使用，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由印章保管人陪同攜帶使用。（五）印章停用1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由公司辦公室提出停用申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，發(fā)布印章停用通知。2.停用的印章應(yīng)及時(shí)交回公司辦公室統(tǒng)一保管，由專人負(fù)責(zé)登記造冊(cè)，并按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。四、監(jiān)督與檢查（一）公司定期對(duì)檔案及印章管理