研究生檔案分類整理細則?

一、總則1.為了加強研究生檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本細則。2.本細則適用于我校所有研究生檔案的分類整理工作，包括全日制研究生和非全日制研究生檔案。二、檔案分類原則研究生檔案分類遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性的原則，以研究生在校期間不同階段形成的各類文件材料的性質、來源、時間等為依據進行分類。三、檔案分類具體內容1.學籍檔案類-入學材料：包括研究生入學登記表、報考登記表、政治思想品德考核表、體檢表、復試記錄及成績等相關材料，按入學年份和專業(yè)進行整理排序。-學籍變動材料：如休學、復學、退學、轉專業(yè)、轉導師等申請及審批材料，按時間順序整理歸檔。-畢業(yè)材料：畢業(yè)生登記表、學位申請審批表、論文答辯記錄及成績、授予學位的相關文件等，按畢業(yè)年份和專業(yè)分類整理。2.成績檔案類-課程學習成績：包括研究生培養(yǎng)方案規(guī)定的各類課程成績單，公共課、專業(yè)課、選修課等成績分別整理，按學期順序排列，注明課程名稱、學分、成績等信息。-科研成果成績：科研項目立項、結項材料，發(fā)表論文、著作等成果證明材料，參加學術競賽獲獎證書等復印件，按照成果類型和時間順序整理。3.黨團檔案類-入黨材料：入黨申請書、自傳、政治歷史審查材料、入黨志愿書、轉正申請書、思想匯報等，按入黨流程和時間順序整理。-入團材料：入團申請書、入團志愿書等，如研究生仍保留團員身份則整理歸檔。-黨團組織關系轉移材料：組織關系介紹信存根、組織關系接收回執(zhí)等。4.獎懲檔案類-獎勵材料：各級各類表彰獎勵文件、榮譽證書復印件，包括優(yōu)秀研究生、優(yōu)秀畢業(yè)生、科研獎勵等，按獎勵級別和時間順序整理。-處分材料：違規(guī)違紀處分決定、調查處理材料等，需詳實記錄違紀事實、處理依據和處理結果。5.就業(yè)檔案類-就業(yè)推薦材料：畢業(yè)生就業(yè)推薦表、個人簡歷等，以班級為單位，按學號順序整理。-就業(yè)協(xié)議及派遣材料：就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)報到證存根等，根據就業(yè)落實情況和派遣時間整理。-用人單位反饋材料：如有用人單位對畢業(yè)生工作表現的反饋意見等材料，一并歸檔。6.其他檔案類-導師評價材料：導師對研究生學習、科研、品德等方面的評價意見、考核記錄等。-特殊情況記錄材料：如重大疾病、意外事故等特殊情況的記錄及相關證明材料。四、檔案整理流程1.收集：各學院及相關部門負責及時收集研究生在校期間形成的各類檔案材料，確保材料的完整性和真實性。收集過程中，要對材料的內容、格式、簽字蓋章等進行初步審核。2.分類：按照上述檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類，將不同類型的材料分別存放。3.編號：為每一份檔案材料編制唯一的編號，編號應遵循一定的編碼規(guī)則，便于管理和查詢。編號可采用“年份+學院代碼+檔案類別代碼+順序號”的形式。4.編目：編制檔案目錄，目錄內容應包括檔案編號、材料名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應打印成冊，一式兩份，一份隨檔案存放，一份作為檢索工具單獨保存。5.裝訂：對于紙張較多、需要長期保存的檔案材料，應進行裝訂。裝訂要整齊、牢固，保持材料的原有順序，不得損壞材料內容。6.裝盒：將裝訂好的檔案材料或單份檔案材料裝入檔案盒，檔案盒應標明學院名稱、研究生年級、檔案類別、起止編號等信息。每個檔案盒內要放置檔案目錄清單。五、檔案整理質量要求1.檔案材料應齊全完整，無缺頁、漏頁、破損等情況。如有缺失，應及時查明原因并補充。2.檔案內容應真實準確，簽字蓋章等手續(xù)完備。對于不符合要求的材料，應退回相關部門或個人進行補充完善。3.整理過程中要注意保護檔案材料的原始風貌，不得隨意涂改、裁剪或損壞。4.檔案整理應嚴格按照分類標準和整理流程進行，確保分類準確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊、裝盒有序。六、檔案保管與移交1.整理好的研究生檔案由研究生院統(tǒng)一保管，設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，確保檔案安全。2.檔案庫房應保持清潔、通風、防潮、防蟲、防火、防盜等，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。3.研究生畢業(yè)后，檔案應按照國家有關規(guī)定及時移交至就業(yè)單位或人才服務機構。檔案移交時，要辦理嚴格的交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。七、監(jiān)督與檢查1.研究生院定期對各學院研究生檔案整理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案收集的完整性、分類的準確性、整理的規(guī)范性等。2.對于檔案整理工作中存在問題的學院，研