保潔公司檔案管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)保潔公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于保潔公司各部門(mén)及全體員工。3.檔案定義本制度所稱檔案是指保潔公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.綜合管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于行政檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常管理工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交至綜合管理部門(mén)。配合綜合管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的合理使用。明確專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。三、檔案的收集與整理1.收集范圍行政檔案：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度；會(huì)議紀(jì)要、決議；工作計(jì)劃、總結(jié)；各類合同協(xié)議；行政公文、信函；證照、資質(zhì)文件等。人事檔案：?jiǎn)T工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)手續(xù)文件；勞動(dòng)合同、保密協(xié)議；員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料；薪資福利文件；員工獎(jiǎng)懲記錄等。業(yè)務(wù)檔案：保潔項(xiàng)目合同、協(xié)議；項(xiàng)目服務(wù)方案、計(jì)劃；客戶資料、服務(wù)記錄；質(zhì)量檢查報(bào)告、整改通知；設(shè)備設(shè)施維護(hù)記錄；物資采購(gòu)清單、發(fā)票等。財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告；稅務(wù)申報(bào)資料；資金往來(lái)記錄等。其他檔案：公司榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌；對(duì)外宣傳資料；員工活動(dòng)照片、視頻等具有保存價(jià)值的資料。2.收集要求各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同地點(diǎn)，以防丟失。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照檔案類別、時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理。4.整理方法分類：將收集到的檔案資料按照行政、人事、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等類別進(jìn)行劃分。編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，確保整齊、牢固。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在檔案形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至綜合管理部門(mén)。對(duì)于重大項(xiàng)目或重要文件，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。2.歸檔流程各部門(mén)檔案管理人員填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。將檔案及《檔案移交清單》一并提交至綜合管理部門(mén)。綜合管理部門(mén)檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、簽收，并在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。3.歸檔要求歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，確保檔案的質(zhì)量。檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行存放，便于查找和利用。歸檔的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。五、檔案的保管1.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。具體保管期限參照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。2.保管方式紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。電子檔案：采用磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、索引、檢索等管理。3.庫(kù)房管理檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門(mén)查閱。涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱流程查閱人持《檔案查閱申請(qǐng)表》到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門(mén)檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門(mén)，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.借閱權(quán)限因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱流程借閱人持《檔案借閱申請(qǐng)表》到綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。綜合管理部門(mén)檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人簽訂《檔案借閱承諾書(shū)》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)另行填寫(xiě)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還綜合管理部門(mén)，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的保密與安全1.保密措施加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。對(duì)涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等保密措施。嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍，對(duì)查閱和借閱檔案的人員進(jìn)行登記，防止檔案信息泄露。2.安全管理建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，確保檔案的實(shí)體安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，消除安全隱患。做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。對(duì)因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因可能造成檔案損壞或丟失的情況，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的保護(hù)措施。八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，由綜合管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查。鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。2.銷毀流程經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.銷毀記錄對(duì)檔案銷毀的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期、銷毀方式等信息，并存檔備查。九、檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.實(shí)施步驟檔案數(shù)字化：對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)建設(shè)：選擇適合公司檔案管理需求的電子檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)的安裝、調(diào)試和培訓(xùn)。數(shù)據(jù)錄入：將檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立完整的電子檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)應(yīng)用：正式啟用電子檔案管理系統(tǒng)，