保險公司印章管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、業(yè)務(wù)專用章等。3.印章管理原則印章管理遵循“分級負(fù)責(zé)、規(guī)范使用、嚴(yán)格審批、確保安全”的原則。印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。需刻制印章時，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報行政部門。行政部門根據(jù)審批意見，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時組織驗收，確保印章質(zhì)量符合要求。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息，并附印章印模。經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，方可啟用。行政部門應(yīng)將印章啟用信息及時通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布啟用公告。同時，應(yīng)建立印章啟用臺賬，記錄印章啟用時間、名稱、保管人等信息。印章的保管1.保管原則公司印章應(yīng)指定專人保管，實行“誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則。保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度。印章保管人不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。如有特殊情況需要委托他人代管的，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。2.保管方式公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印章應(yīng)存放于保險柜中，并配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等。印章保管人應(yīng)妥善保管印章存放的保險柜鑰匙，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。如遇保險柜鑰匙丟失或損壞，應(yīng)及時報告行政部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.保管人職責(zé)印章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章，對印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。每次使用印章后，應(yīng)及時在《印章使用登記表》上記錄印章使用日期、事由、用印部門、用印人等信息，并簽字確認(rèn)。印章保管人應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。印章保管人離職或崗位變動時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)。交接時，應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、規(guī)格、啟用時間等信息，并由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。印章的使用1.使用范圍公司公章主要用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議、信函等的簽署；公司合同專用章主要用于公司簽訂各類合同；公司財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等；公司法人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)；公司業(yè)務(wù)專用章主要用于公司開展業(yè)務(wù)活動過程中的相關(guān)文件、資料的簽署。印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍進(jìn)行，不得超出范圍使用印章。2.使用流程申請：使用部門或個人需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。審核：用印申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)用印事項的性質(zhì)和重要程度進(jìn)行審核，確保用印事項符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求。審批：分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，報公司法定代表人或授權(quán)代表審批。公司法定代表人或授權(quán)代表應(yīng)根據(jù)公司整體利益和實際情況進(jìn)行審批，對重大事項的用印應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。用?。河≌卤９苋嗽谑盏浇?jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對申請表上的各項信息，確保用印事項與審批意見一致。核對無誤后，方可在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄相關(guān)信息。登記：印章使用完畢后，印章保管人應(yīng)及時將印章存放回保險柜，并對《印章使用登記表》進(jìn)行整理和歸檔?！队≌率褂玫怯洷怼窇?yīng)妥善保管，以備查閱。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要使用印章，但無法按照正常流程進(jìn)行審批的，使用部門或個人應(yīng)及時向公司法定代表人或授權(quán)代表報告，并說明情況。經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表同意后，可先使用印章，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。對于涉及金額較大、風(fēng)險較高的合同或協(xié)議，在加蓋印章前，應(yīng)經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核，并出具法律意見。印章的停用與銷毀1.停用因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，注明停用日期、印章名稱、停用原因等信息，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，方可停用。行政部門應(yīng)將印章停用信息及時通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布停用公告。同時，應(yīng)收回停用的印章，并妥善保管。2.銷毀對于停用的印章，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并根據(jù)印章的性質(zhì)和重要程度，按照以下方式進(jìn)行銷毀：對于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印章，應(yīng)采用碎紙機(jī)粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并由行政部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷毀過程，確保印章徹底銷毀。對于其他一般性印章，可采用切割、打磨等方式進(jìn)行銷毀，并由行政部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。印章銷毀后，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員及監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。《印章銷毀登記表》應(yīng)妥善保管，以備查閱。印章的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司印章管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公司印章管理情況進(jìn)行審計，重點檢查印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)使用印章的情況。2.檢查內(nèi)容印章保管情況：檢查印章是否存放在保險柜中，保險柜鑰匙是否妥善保管，印章保管人是否嚴(yán)格履行職責(zé)。印章使用情況：檢查印章使用是否按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，《印章使用申請表》和《印章使用登記表》的填寫是否完整、準(zhǔn)確，印章使用是否超出規(guī)定的范圍。印章停用與銷毀情況：檢查停用印章是否及時收回并妥善保管，印章銷毀是否按照規(guī)定的程序進(jìn)行，《印章銷毀登記表》是否完整、準(zhǔn)確。3.違規(guī)處理對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對于情節(jié)較輕的，給予批評教育、責(zé)令改正等處理；對于情節(jié)嚴(yán)