公司備用金申請管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司備用金的使用與管理，提高資金使用效率，確保公司各項業(yè)務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務需要申請備用金的情況。（三）基本原則1.?？顚Ｓ迷瓌t：備用金必須用于預先核準的特定業(yè)務，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據業(yè)務需求和風險控制要求，對備用金實行限額管理。3.及時報賬原則：備用金使用后應及時報賬核銷，不得長期掛賬。4.嚴格審批原則：備用金的申請、使用和報銷均需經過嚴格的審批流程。二、備用金的申請（一）申請條件1.因業(yè)務需要，經常發(fā)生差旅費、零星采購等小額現金支出，且業(yè)務發(fā)生頻繁、金額較小、報賬時間不固定的情況。2.經公司領導批準同意設立備用金的部門或項目。（二）申請流程1.申請人填寫《備用金申請表》，詳細說明申請備用金的用途、金額、預計使用期限等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據業(yè)務實際情況進行審核，并簽署意見。3.經部門負責人審核通過后，申請表流轉至財務部門。財務部門對申請金額的合理性、必要性進行審核，并結合公司資金狀況提出意見。4.財務部門審核通過后，申請表提交至公司分管領導審批。分管領導根據公司整體業(yè)務安排和資金情況進行審批。5.經公司分管領導審批同意后，申請表提交至公司總經理審批?？偨浝韺溆媒鹕暾堖M行最終審批。6.審批通過后，財務部門根據審批結果為申請人開立備用金賬戶，并撥付相應金額的備用金。（三）申請材料1.《備用金申請表》。2.相關業(yè)務合同、協(xié)議或其他證明材料（如有）。三、備用金的使用（一）使用范圍1.差旅費：包括員工因公務出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.零星采購：購買辦公用品、低值易耗品、小型設備等金額較小的物品。3.業(yè)務招待費：因業(yè)務需要招待客戶發(fā)生的費用。4.其他經公司領導批準的小額現金支出。（二）使用規(guī)定1.備用金必須由申請人本人使用，不得轉借他人。2.備用金使用應嚴格按照申請用途進行，不得擅自改變用途。3.每筆備用金支出都應取得合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據等，并在憑證上注明支出日期、用途、金額等信息。4.備用金使用過程中，應嚴格遵守公司財務制度和相關法律法規(guī)，確保支出的真實性、合法性和合理性。（三）支付方式1.對于金額較小的支出，可采用現金支付方式。2.對于金額較大或具備轉賬條件的支出，應優(yōu)先采用銀行轉賬方式支付。四、備用金的報銷（一）報銷期限1.備用金使用后，申請人應在[X]個工作日內到財務部門辦理報銷手續(xù)。2.如遇特殊情況無法按時報銷，應提前向財務部門說明原因，并經批準后方可延期報銷。（二）報銷流程1.申請人整理好備用金支出的原始憑證，填寫《備用金報銷單》，詳細注明支出日期、用途、金額、憑證張數等信息。2.將《備用金報銷單》及原始憑證提交至所在部門負責人審核，部門負責人應核實業(yè)務的真實性和合理性，并簽署意見。3.經部門負責人審核通過后，報銷單流轉至財務部門。財務部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，核對報銷金額與備用金賬戶余額是否相符，并計算可報銷金額。4.財務部門審核通過后，報銷單提交至公司分管領導審批。分管領導根據公司財務制度和審批權限進行審批。5.經公司分管領導審批同意后，報銷單提交至公司總經理審批。總經理對報銷事項進行最終審批。6.審批通過后，財務部門根據審批結果辦理報銷手續(xù)，沖減備用金賬戶余額。如報銷金額小于備用金借款金額，應收回多余款項；如報銷金額大于備用金借款金額，應補足差額。（三）報銷材料1.《備用金報銷單》。2.合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據等。3.其他相關證明材料（如有）。五、備用金的管理與監(jiān)督（一）賬戶管理1.財務部門為每個備用金申請人開立獨立的備用金賬戶，用于記錄備用金的收支情況。2.備用金賬戶應定期進行核對，確保賬實相符。每月末，財務部門應編制備用金余額明細表，與備用金申請人進行核對。（二）定期檢查1.財務部門應定期對備用金的使用情況進行檢查，檢查內容包括備用金的使用是否符合規(guī)定用途、報銷是否及時、原始憑證是否真實有效等。2.公司審計部門應不定期對備用金進行審計監(jiān)督，檢查備用金管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現問題及時提出整改意見。（三）逾期催收1.對于逾期未報銷的備用金，財務部門應及時向備用金申請人發(fā)出催報通知，要求其限期辦理報銷手續(xù)。2.如備用金申請人在催報通知規(guī)定的期限內仍未辦理報銷手續(xù)，財務部門有權從其工資或其他應付款項中扣回備用金借款。（四）責任追究1.對于違反本制度規(guī)定使用備用金的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因使用備用金不當給公司造成經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，依法追究刑事責任。六、備用金的調整與取消（一）調整1.因業(yè)務變化或其他原因，需要調整備用金限額的，由申請人所在部門提出書面申請，說明調整原因和調整后的備用金限額。2.申請經部門負責人審核、財務部門審核、公司分管領導審批、總經理批準后，財務部門辦理備用金限額調整手續(xù)。（二）取消1.備用金使用完畢或不再需要使用備用金的，申請人應及時到財務部門辦理備用金核銷手續(xù)。2.財務部門在確認備用金已全部報銷且無其他未結清事項后，注銷備用金賬戶。七、附則（一）解釋權