公司行政事務(wù)部管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政事務(wù)部全體員工，以及公司各部門(mén)涉及行政事務(wù)相關(guān)工作的人員。（三）基本原則1.合法性原則：行政事務(wù)管理活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。3.服務(wù)性原則：樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)及全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.規(guī)范化原則：各項(xiàng)行政事務(wù)工作應(yīng)按照規(guī)范的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保工作質(zhì)量的一致性。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政事務(wù)部組織架構(gòu)行政事務(wù)部設(shè)部門(mén)經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)若干崗位，包括但不限于行政專員、文秘、檔案管理員、后勤保障員等。（二）部門(mén)職責(zé)1.部門(mén)經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)行政事務(wù)部的日常管理工作，制定工作計(jì)劃并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政事務(wù)部與公司其他部門(mén)之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作的順利銜接。負(fù)責(zé)審核行政事務(wù)部的各項(xiàng)費(fèi)用支出，嚴(yán)格控制成本。參與公司重要會(huì)議及活動(dòng)的組織安排，提供必要的行政支持。對(duì)行政事務(wù)部員工的工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。2.副經(jīng)理職責(zé)協(xié)助部門(mén)經(jīng)理開(kāi)展工作，在經(jīng)理不在崗時(shí)，代行經(jīng)理職責(zé)。負(fù)責(zé)行政事務(wù)部部分專項(xiàng)工作的組織與實(shí)施，如重要文件的起草、大型活動(dòng)的策劃等。加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解公司行政事務(wù)需求，提出改進(jìn)建議。負(fù)責(zé)行政事務(wù)部?jī)?nèi)部的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)工作，提高員工業(yè)務(wù)能力。3.行政專員職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類文件、通知、報(bào)告等的起草、審核、印發(fā)工作。安排公司會(huì)議、活動(dòng)的日程，做好會(huì)議記錄及相關(guān)服務(wù)工作。協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)做好對(duì)外聯(lián)絡(luò)、接待工作，維護(hù)公司良好形象。負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)、管理與發(fā)放工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性行政事務(wù)工作。4.文秘職責(zé)負(fù)責(zé)公司文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔工作，確保文件流轉(zhuǎn)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。做好公司印章的管理與使用登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序用印。協(xié)助撰寫(xiě)公司各類公文、匯報(bào)材料等文字材料，提高文字表達(dá)水平。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的文檔整理與保管，定期進(jìn)行文檔清理和歸檔工作。5.檔案管理員職責(zé)制定并執(zhí)行公司檔案管理制度，負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂和保管工作。建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。對(duì)檔案的借閱、歸還進(jìn)行登記和管理，確保檔案的安全與完整。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。6.后勤保障員職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔消毒工作。做好公司辦公設(shè)備、設(shè)施的日常維護(hù)與保養(yǎng)工作，及時(shí)處理設(shè)備故障。負(fù)責(zé)公司食堂、宿舍等后勤保障工作的管理與協(xié)調(diào)，確保員工的正常生活需求。管理公司車(chē)輛，做好車(chē)輛調(diào)度、維修、保養(yǎng)及安全管理工作。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，制定并執(zhí)行安全保衛(wèi)制度，預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。三、行政事務(wù)工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：各部門(mén)根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司政策和相關(guān)規(guī)定，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔。2.文件審核：起草完成的文件交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性以及格式的規(guī)范性。3.文件會(huì)簽：涉及多個(gè)部門(mén)的文件，需進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出意見(jiàn)和建議，并簽字確認(rèn)。4.文件簽發(fā)：經(jīng)審核、會(huì)簽后的文件，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批簽發(fā)。5.文件印發(fā)：行政事務(wù)部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件進(jìn)行編號(hào)、排版、印刷，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行發(fā)放。6.文件歸檔：文件發(fā)放后，行政事務(wù)部負(fù)責(zé)將文件原稿及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，以備查閱。（二）會(huì)議管理流程1.會(huì)議計(jì)劃：行政事務(wù)部根據(jù)公司工作安排，制定月度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題等內(nèi)容。2.會(huì)議通知：提前[X]個(gè)工作日將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的基本信息、會(huì)議議程、需要準(zhǔn)備的資料等。3.會(huì)議準(zhǔn)備：行政事務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。4.會(huì)議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要。5.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)行政事務(wù)部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)，并督促?zèng)Q議事項(xiàng)的落實(shí)。6.會(huì)議資料歸檔：會(huì)議結(jié)束后，行政事務(wù)部將會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。（三）辦公用品管理流程1.需求申報(bào)：各部門(mén)根據(jù)工作需要，定期填寫(xiě)辦公用品需求申請(qǐng)表，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.需求審核：行政事務(wù)部對(duì)各部門(mén)提交的辦公用品需求申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)庫(kù)存情況和實(shí)際需求，合理確定采購(gòu)數(shù)量。3.采購(gòu)申請(qǐng)：審核通過(guò)后，行政事務(wù)部填寫(xiě)辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表，報(bào)部門(mén)經(jīng)理審批。4.采購(gòu)實(shí)施：行政事務(wù)部根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)表，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量。5.驗(yàn)收入庫(kù)：辦公用品采購(gòu)到貨后，行政事務(wù)部組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的辦公用品辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，并登記入賬。6.發(fā)放領(lǐng)用：各部門(mén)憑辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表到行政事務(wù)部領(lǐng)取辦公用品。行政事務(wù)部根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。7.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存短缺或積壓等情況，及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（四）車(chē)輛管理流程1.車(chē)輛調(diào)度：行政事務(wù)部根據(jù)公司工作需要，合理調(diào)度車(chē)輛。用車(chē)部門(mén)提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)表，注明用車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息。2.車(chē)輛安排：行政事務(wù)部根據(jù)用車(chē)申請(qǐng)表，結(jié)合車(chē)輛使用情況和駕駛員工作安排，安排合適的車(chē)輛和駕駛員。3.派車(chē)通知：行政事務(wù)部將派車(chē)通知發(fā)送給駕駛員和用車(chē)部門(mén)，通知內(nèi)容包括車(chē)輛牌號(hào)、駕駛員姓名、出車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)等信息。4.車(chē)輛使用：駕駛員按照派車(chē)通知的要求準(zhǔn)時(shí)出車(chē)，確保行車(chē)安全。用車(chē)過(guò)程中，駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，不得擅自改變行車(chē)路線或延長(zhǎng)用車(chē)時(shí)間。5.車(chē)輛歸還：用車(chē)結(jié)束后，駕駛員及時(shí)將車(chē)輛歸還至指定地點(diǎn)，并填寫(xiě)車(chē)輛使用登記表，注明車(chē)輛行駛里程、油耗等信息。6.車(chē)輛維修保養(yǎng)：駕駛員定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。車(chē)輛需要維修時(shí)，駕駛員填寫(xiě)車(chē)輛維修申請(qǐng)表，報(bào)行政事務(wù)部審核后安排維修。維修費(fèi)用經(jīng)審批后報(bào)銷。7.車(chē)輛安全管理：行政事務(wù)部定期組織駕駛員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識(shí)和駕駛技能。加強(qiáng)車(chē)輛安全檢查，確保車(chē)輛性能良好，杜絕安全事故的發(fā)生。四、行政費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算行政事務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制行政費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括辦公用品費(fèi)用、辦公設(shè)備購(gòu)置費(fèi)用、會(huì)議費(fèi)用、車(chē)輛費(fèi)用、通訊費(fèi)用、差旅費(fèi)、招待費(fèi)等。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)及金額，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.員工發(fā)生行政費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)注明費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、事由、金額等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)員工的費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行初審，審核費(fèi)用的合理性、真實(shí)性及報(bào)銷憑證的完整性。初審?fù)ㄟ^(guò)后，簽字確認(rèn)并報(bào)行政事務(wù)部審核。3.行政事務(wù)部對(duì)報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用是否符合公司規(guī)定的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)銷憑證是否合規(guī)等。審核通過(guò)后，簽字確認(rèn)并報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核。4.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行復(fù)核，核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性、準(zhǔn)確性及合法性。復(fù)核無(wú)誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對(duì)報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)予以報(bào)銷。（三）費(fèi)用控制1.行政事務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按照費(fèi)用預(yù)算控制各項(xiàng)行政費(fèi)用支出，不得超預(yù)算開(kāi)支。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。2.加強(qiáng)對(duì)行政費(fèi)用的分析與監(jiān)控，定期對(duì)費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。對(duì)于費(fèi)用支出異常的項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)調(diào)查和分析，找出原因并提出改進(jìn)建議。3.建立行政費(fèi)用節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)在行政費(fèi)用控制方面表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)全體員工共同節(jié)約費(fèi)用。五、檔案管理（一）檔案分類公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類。行政檔案又可細(xì)分為文件檔案、會(huì)議檔案、合同檔案、證照檔案等；人事檔案包括員工個(gè)人檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等；財(cái)務(wù)檔案涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類管理。（二）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.行政事務(wù)部定期對(duì)各部門(mén)的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，督促各部門(mén)按時(shí)、按要求收集檔案。3.對(duì)于重要的文件、合同等檔案，行政事務(wù)部應(yīng)提前介入，指導(dǎo)相關(guān)部門(mén)做好收集和整理工作。（三）檔案整理1.檔案收集后，行政事務(wù)部檔案管理員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括文件的分類、編號(hào)、裝訂、編目等。2.對(duì)檔案中的文件資料進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的文件，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.建立檔案目錄索引，方便檔案的查詢和利用。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。（四）檔案保管1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.按照檔案保管期限的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的存放有序，無(wú)丟失、損壞等情況。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。（五）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到行政事務(wù)部辦理借閱手續(xù)。2.行政事務(wù)部檔案管理員根據(jù)審批后的借閱申請(qǐng)表，為借閱人員提供檔案，并做好借閱登記。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)行政事務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理員的監(jiān)督下進(jìn)行。4.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與借閱人員溝通并查明原因。（六）檔案銷毀1.定期對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。鑒定工作由行政事務(wù)部會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同進(jìn)行，形成鑒定報(bào)告。2.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。記錄由行政事務(wù)部檔案管理員負(fù)責(zé)保存。六、后勤保障管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，明確各區(qū)域的清潔內(nèi)容、頻次和責(zé)任人。2.安排專人負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的日常清潔工作，定期進(jìn)行全面清潔消毒，保持辦公環(huán)境整潔、衛(wèi)生。3.加強(qiáng)對(duì)公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生的檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理衛(wèi)生問(wèn)題。對(duì)違反環(huán)境衛(wèi)生規(guī)定的行為進(jìn)行制止和糾正。（二）辦公設(shè)備設(shè)施管理1.建立辦公設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備設(shè)施的名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門(mén)、維護(hù)保養(yǎng)情況等信息。2.定期對(duì)辦公設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)行。對(duì)于出現(xiàn)故障的設(shè)備設(shè)施，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。3.制定辦公設(shè)備設(shè)施的操作規(guī)程，指導(dǎo)員工正確使用設(shè)備設(shè)施，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。4.做好辦公設(shè)備設(shè)施的更新和報(bào)廢管理工作。根據(jù)設(shè)備設(shè)施的使用情況和性能狀況，及時(shí)提出更新建議。對(duì)于已無(wú)法使用或維修價(jià)值不大的設(shè)備設(shè)施，按照規(guī)定程序進(jìn)行報(bào)廢處理。（三）食堂管理1.選擇資質(zhì)合格的餐飲服務(wù)供應(yīng)商，簽訂食堂承包合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.監(jiān)督餐飲服務(wù)供應(yīng)商的食品采購(gòu)、加工、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)，確保食品安全衛(wèi)生。定期對(duì)食堂進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.收集員工對(duì)食堂飯菜質(zhì)量、服務(wù)水平等方面的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給餐飲服務(wù)供應(yīng)商，督促其改進(jìn)服務(wù)。4.合理安排食堂就餐時(shí)間，加強(qiáng)食堂就餐秩序管理，保持食堂環(huán)境整潔。（四）宿舍管理1.為員工提供必要的宿舍設(shè)施，制定宿舍管理制度，明確宿舍使用規(guī)范和安全注意事項(xiàng)。2.安排專人負(fù)責(zé)宿舍的日常管理工作，定期對(duì)宿舍進(jìn)行檢查，確保宿舍設(shè)施完好、環(huán)境衛(wèi)生良好。3.加強(qiáng)對(duì)宿舍安全的管理，嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等違規(guī)行為。定期組織宿舍安全檢查，消除安全隱患。4.及時(shí)處理員工在宿舍生活中遇到的問(wèn)題和困難，為員工提供必要的幫助和支持。（五）安全保衛(wèi)管理1.制定公司安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)工作的職責(zé)和要求。2.配備必要的安全保衛(wèi)人員和設(shè)備，加強(qiáng)公司辦公區(qū)域的安全巡邏，防