子公司印章證照管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)對(duì)子公司印章、證照的管理，規(guī)范印章、證照的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司下屬各子公司。（三）定義1.印章：指子公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中使用的各類公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。2.證照：指子公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、資質(zhì)證書、許可證等各類證件。二、印章管理（一）印章的刻制1.子公司因業(yè)務(wù)需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并提交子公司法定代表人簽字同意的書面申請(qǐng)。2.《印章刻制申請(qǐng)表》經(jīng)子公司總經(jīng)理審批后，報(bào)公司總部行政管理部門備案。3.行政管理部門根據(jù)備案情況，統(tǒng)一安排印章刻制工作，并指定具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。4.印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)將印章交付子公司，并辦理交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)。（二）印章的保管1.子公司應(yīng)設(shè)立專門的印章保管崗位，指定專人負(fù)責(zé)印章的保管工作。印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定。2.印章保管人員應(yīng)將印章存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并確保保險(xiǎn)柜或保管箱的密碼及鑰匙由其本人妥善保管。3.嚴(yán)禁將印章交由非印章保管人員保管或使用，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。4.因工作需要攜帶印章外出時(shí)，必須填寫《印章外出申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明外出事由、攜帶印章名稱、外出時(shí)間、預(yù)計(jì)返回時(shí)間等信息，并經(jīng)子公司總經(jīng)理審批同意。印章外出期間，應(yīng)由印章保管人員親自攜帶印章，并確保印章的安全。（三）印章的使用1.子公司使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并提交相關(guān)文件或資料作為用印依據(jù)。2.《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)子公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理審批后，方可到印章保管人員處辦理用印手續(xù)。3.印章保管人員應(yīng)對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確認(rèn)用印事項(xiàng)符合公司規(guī)定和審批程序后，方可在用印文件上加蓋印章。加蓋印章時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。4.用印完成后，印章保管人員應(yīng)在用印文件上加蓋“已用章”字樣，并在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人等信息。5.嚴(yán)禁在未經(jīng)審批的文件或資料上加蓋印章，嚴(yán)禁超越審批權(quán)限用印。如因特殊情況需要緊急用印的，應(yīng)先電話請(qǐng)示子公司總經(jīng)理同意，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（四）印章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，子公司應(yīng)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明停用印章名稱、停用原因、停用時(shí)間等信息，并提交子公司總經(jīng)理審批同意。2.《印章停用申請(qǐng)表》經(jīng)審批后，印章保管人員應(yīng)將停用印章及時(shí)收回，并妥善保管。同時(shí)，應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用通知，告知相關(guān)部門和人員。3.對(duì)于停用的印章，子公司應(yīng)按照公司總部的要求進(jìn)行銷毀。銷毀印章時(shí)，應(yīng)由行政管理部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。三、證照管理（一）證照的領(lǐng)取1.子公司設(shè)立或變更登記完成后，應(yīng)及時(shí)到工商行政管理部門、稅務(wù)部門、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門等相關(guān)部門領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等各類證照。2.領(lǐng)取證照時(shí)，應(yīng)由子公司指定專人負(fù)責(zé)，并填寫《證照領(lǐng)取登記表》，詳細(xì)記錄證照名稱、領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人等信息。3.證照領(lǐng)取后，應(yīng)及時(shí)將證照原件交由子公司專門的證照保管人員進(jìn)行保管，并辦理交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)在《證照交接登記表》上簽字確認(rèn)。（二）證照的保管1.子公司應(yīng)設(shè)立專門的證照保管崗位，指定專人負(fù)責(zé)證照的保管工作。證照保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉證照管理規(guī)定。2.證照保管人員應(yīng)將證照存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的證照保管箱內(nèi)，并確保保險(xiǎn)柜或保管箱的密碼及鑰匙由其本人妥善保管。3.嚴(yán)禁將證照交由非證照保管人員保管或使用，嚴(yán)禁擅自復(fù)印、外借、轉(zhuǎn)讓證照。4.因工作需要攜帶證照外出時(shí)，必須填寫《證照外出申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明外出事由、攜帶證照名稱、外出時(shí)間、預(yù)計(jì)返回時(shí)間等信息，并經(jīng)子公司總經(jīng)理審批同意。證照外出期間，應(yīng)由證照保管人員親自攜帶證照，并確保證照的安全。（三）證照的使用1.子公司使用證照時(shí)，應(yīng)填寫《證照使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用證事項(xiàng)、用證文件名稱、用證份數(shù)、用證時(shí)間等信息，并提交相關(guān)文件或資料作為用證依據(jù)。2.《證照使用申請(qǐng)表》經(jīng)子公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理審批后，方可到證照保管人員處辦理用證手續(xù)。3.證照保管人員應(yīng)對(duì)用證申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確認(rèn)用證事項(xiàng)符合公司規(guī)定和審批程序后，方可在用證文件上加蓋證照復(fù)印件與原件一致章，并注明用途、有效期等信息。同時(shí)，應(yīng)在用證文件上加蓋子公司公章。4.用證完成后，證照保管人員應(yīng)在用證文件上加蓋“已用證”字樣，并在《證照使用登記表》上詳細(xì)記錄用證時(shí)間、用證事項(xiàng)、用證文件名稱、用證份數(shù)、用證人等信息。5.嚴(yán)禁在未經(jīng)審批的文件或資料上使用證照，嚴(yán)禁超越審批權(quán)限用證。如因特殊情況需要緊急用證的，應(yīng)先電話請(qǐng)示子公司總經(jīng)理同意，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（四）證照的年檢與換證1.子公司應(yīng)按照相關(guān)部門的要求，及時(shí)辦理證照的年檢與換證工作。2.辦理證照年檢與換證時(shí)，應(yīng)由子公司指定專人負(fù)責(zé)，并填寫《證照年檢（換證）申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄證照名稱、年檢（換證）時(shí)間、年檢（換證）內(nèi)容等信息。3.《證照年檢（換證）申請(qǐng)表》經(jīng)子公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理審批后，方可到相關(guān)部門辦理年檢與換證手續(xù)。4.證照年檢與換證完成后，應(yīng)及時(shí)將年檢（換證）結(jié)果告知子公司相關(guān)部門和人員，并將年檢（換證）后的證照原件交由證照保管人員進(jìn)行保管。（五）證照的遺失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，證照保管人員應(yīng)立即向子公司總經(jīng)理報(bào)告，并采取必要的措施防止證照被冒用。2.子公司應(yīng)及時(shí)在公開發(fā)行的報(bào)刊上刊登遺失聲明，并向相關(guān)部門申請(qǐng)補(bǔ)辦證照。3.補(bǔ)辦證照時(shí)，應(yīng)由子公司指定專人負(fù)責(zé)，并填寫《證照補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄證照名稱、遺失時(shí)間、補(bǔ)辦原因等信息。4.《證照補(bǔ)辦申請(qǐng)表》經(jīng)子公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理審批后，方可到相關(guān)部門辦理補(bǔ)辦手續(xù)。5.證照補(bǔ)辦完成后，應(yīng)及時(shí)將補(bǔ)辦后的證照原件交由證照保管人員進(jìn)行保管，并在《證照遺失補(bǔ)辦登記表》上詳細(xì)記錄遺失時(shí)間、補(bǔ)辦時(shí)間、補(bǔ)辦證照名稱等信息。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司總部行政管理部門應(yīng)定期對(duì)子公司印章、證照的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章、證照的保管、使用、停用、銷毀等情況，以及相關(guān)制度的執(zhí)行情況。2.定期檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，并提前通知子公司做好準(zhǔn)備工作。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報(bào)告，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）不定期抽查1.公司總部行政管理部門可根據(jù)工作需要，對(duì)子公司印章、證照的管理情況進(jìn)行不定期抽查。抽查內(nèi)容包括印章、證照的使用審批情況、保管情況等。2.不定期抽查應(yīng)采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求子公司進(jìn)行整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章或證照，給公司造成損失的，公司將依法追究相