小朋友培訓機構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強小朋友培訓機構(gòu)檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在培訓教學、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于小朋友培訓機構(gòu)全體員工及在本機構(gòu)接受培訓的學員檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指培訓機構(gòu)在教學、管理、運營等活動中直接形成的，對機構(gòu)和學員具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門及職責設(shè)立專門的檔案管理室，配備檔案管理人員。檔案管理室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。具體職責如下：1.制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。2.負責接收、登記、整理各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負責檔案的安全保管，采取必要的防護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理。6.開展檔案的開發(fā)利用工作，為教學、管理、決策等提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門職責1.教學部門負責收集、整理教師教學計劃、教案、學員學習成績等教學檔案資料，并定期移交檔案管理室。配合檔案管理室做好教學檔案的查詢、借閱等工作，為教學研究和教學質(zhì)量評估提供支持。2.招生部門負責保管招生宣傳資料、招生計劃、學員報名登記表等招生檔案資料，并及時歸檔。協(xié)助檔案管理室對招生檔案進行整理和統(tǒng)計分析，為招生決策提供依據(jù)。3.行政部門負責收集、整理機構(gòu)行政文件、會議記錄、人事檔案等行政管理檔案資料，并移交檔案管理室。督促各部門及時歸檔相關(guān)檔案資料，對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。4.財務(wù)部門負責保管財務(wù)報表、會計憑證、發(fā)票等財務(wù)檔案資料，按照財務(wù)檔案管理規(guī)定進行整理和保管。定期向檔案管理室移交財務(wù)檔案，并配合檔案管理室做好財務(wù)檔案的查詢工作。（三）員工個人職責1.各崗位員工負責及時收集、整理本崗位工作中形成的各類文件資料，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.在檔案的形成過程中，員工應(yīng)確保文件資料的真實、準確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案。3.員工如需查閱、借閱本人檔案或其他相關(guān)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：機構(gòu)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；行政公文、會議紀要；人事任免、考核、獎懲等文件；印章使用記錄等。2.教學管理類：教學計劃、教學大綱、教案、課件、學員作業(yè)、考試試卷及成績等；教學研究成果、教學評估資料等。3.招生管理類：招生宣傳資料、招生簡章、招生計劃；學員報名登記表、招生合同等。4.學員管理類：學員基本信息表、學員培訓記錄、學員考勤記錄、學員評語等。5.財務(wù)類：財務(wù)預算、決算報表；會計憑證、賬簿；發(fā)票、收據(jù)存根等。6.其他類：與培訓機構(gòu)相關(guān)的合同協(xié)議、合作項目資料；榮譽證書、資質(zhì)證明等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、缺頁等情況應(yīng)及時修復或補充。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和備份，確保電子文件的可讀性和安全性。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類方案對收集到的檔案資料進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制檔案編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.檔案應(yīng)按照順序依次排列，同一類檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列。4.對每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于快速查找檔案。四、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：機構(gòu)設(shè)立、變更、注銷等重要文件；機構(gòu)年度財務(wù)決算報表；機構(gòu)與其他單位簽訂的重要合同協(xié)議等。2.長期保管的檔案：教學計劃、教學大綱、重要教案等教學檔案；學員培訓記錄、學員考勤記錄等學員管理檔案；員工人事檔案等。保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：一般性的行政公文、會議記錄；學員作業(yè)、考試試卷等教學檔案；招生宣傳資料等。保管期限為[X]年。（二）保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)分類編號，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案的清點與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點，確保檔案的數(shù)量與目錄一致。2.每年應(yīng)對檔案進行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無損壞或丟失等情況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對檔案的清點和檢查情況應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時間、檔案數(shù)量、檢查結(jié)果等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理室應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和機構(gòu)負責人組成鑒定小組，共同對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值，確定檔案的存毀。3.對仍具有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)機構(gòu)負責人批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀時，應(yīng)由檔案管理人員、監(jiān)督人員共同到指定地點進行銷毀，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀過程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由檔案管理人員和監(jiān)督人員簽字確認。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)長期保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準，不得擅自查閱、借閱檔案。（二）查閱與借閱手續(xù)1.本機構(gòu)員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)機構(gòu)負責人簽字批準后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)有檔案管理人員在場陪同。3.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負責人和檔案管理室負責人簽字同意后，方可借閱。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改或銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注等。（三）利用登記檔案管理室應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）期限等。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為教學、管理、決策等提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對掃描后的電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行著錄標引，便于電子檔案的檢索和利用。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，負責檔案信息的錄入、維護、更新等工作。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。