大學(xué)科研檔案管理制度?

一、總則1.為加強(qiáng)大學(xué)科研檔案管理，確保科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在教學(xué)、科研和管理等方面的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，結(jié)合本大學(xué)實(shí)際情況，制定本制度。2.科研檔案是指大學(xué)在科研活動(dòng)過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文件材料。3.科研檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、確保安全、便于利用的原則。二、管理體制與職責(zé)1.學(xué)校層面-學(xué)校設(shè)立科研檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)學(xué)?？蒲袡n案管理工作，制定和完善科研檔案管理制度，解決科研檔案管理工作中的重大問(wèn)題。-學(xué)校檔案館作為全校檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)對(duì)科研檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，接收、整理、保管和提供利用全?？蒲袡n案。2.科研管理部門-科研處負(fù)責(zé)本部門科研項(xiàng)目檔案的收集、整理、審核和移交工作，并對(duì)全校科研項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。按照項(xiàng)目進(jìn)度和要求，督促項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)整理和提交科研檔案材料。-建立科研項(xiàng)目檔案管理臺(tái)賬，記錄項(xiàng)目檔案的形成、整理、移交等情況，確保科研項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.項(xiàng)目承擔(dān)單位（學(xué)院、研究所等）-各項(xiàng)目承擔(dān)單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位科研檔案管理工作，配合學(xué)校檔案館和科研處做好科研檔案的收集、整理、審核和移交工作。-組織本單位科研人員學(xué)習(xí)科研檔案管理的相關(guān)規(guī)定，提高科研人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，確?？蒲袡n案材料的及時(shí)收集和規(guī)范整理。4.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人-項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是科研項(xiàng)目檔案管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目組成員按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理項(xiàng)目研究過(guò)程中形成的各類文件材料，并確保材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。-在項(xiàng)目完成后規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的科研項(xiàng)目檔案移交至本單位科研檔案管理人員，經(jīng)審核后統(tǒng)一移交學(xué)校檔案館。三、歸檔范圍與要求1.歸檔范圍-科研項(xiàng)目申報(bào)材料：項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、任務(wù)書、合同書、協(xié)議書等。-科研項(xiàng)目研究過(guò)程材料：研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)、調(diào)查材料、設(shè)計(jì)圖紙、階段總結(jié)、年度進(jìn)展報(bào)告等。-科研項(xiàng)目成果材料：研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、專著、專利證書、軟件著作權(quán)登記證書、成果鑒定證書、獲獎(jiǎng)證書等。-其他與科研項(xiàng)目相關(guān)的重要材料：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、專家評(píng)審意見(jiàn)、國(guó)內(nèi)外合作交流材料等。2.歸檔要求-完整性：歸檔的科研檔案應(yīng)涵蓋科研項(xiàng)目從申報(bào)到結(jié)題的全過(guò)程，確保各類文件材料不遺漏。-準(zhǔn)確性：科研檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)完備。-規(guī)范性：歸檔材料應(yīng)按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，文字材料應(yīng)打印或書寫工整，圖表清晰，聲像材料應(yīng)標(biāo)注詳細(xì)的內(nèi)容說(shuō)明。-及時(shí)性：科研項(xiàng)目研究過(guò)程中形成的文件材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，項(xiàng)目完成后應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案移交工作。四、檔案整理與分類1.整理原則-科研檔案整理應(yīng)遵循科研項(xiàng)目的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類方法-按照科研項(xiàng)目的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，可采用“項(xiàng)目類別-項(xiàng)目編號(hào)-年度”等分類方法。-每個(gè)科研項(xiàng)目應(yīng)單獨(dú)整理成卷，卷內(nèi)文件材料按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。3.編號(hào)與編目-對(duì)整理好的科研檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。-編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。五、檔案保管與保護(hù)1.保管條件-學(xué)校檔案館應(yīng)設(shè)置專門的庫(kù)房保管科研檔案，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保存。-配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.保管期限-根據(jù)科研檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定不同的保管期限，一般分為短期（1-5年）、中期（5-10年）和長(zhǎng)期（10年以上）。-對(duì)保管期限已滿的科研檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。3.檔案保護(hù)-定期對(duì)科研檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和數(shù)字化處理。-嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，保持適宜的環(huán)境條件，防止檔案材料因環(huán)境因素受損。六、檔案利用與服務(wù)1.利用方式-學(xué)校檔案館應(yīng)為校內(nèi)科研人員、管理人員等提供科研檔案的查閱、借閱等服務(wù)。查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。-對(duì)于需要借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。2.保密規(guī)定-科研檔案涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行管理，確保檔案信息的安全。-在提供利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和利用者的權(quán)限，進(jìn)行嚴(yán)格的審核和審批，防止檔案信息的泄露。3.數(shù)字化利用-積極推進(jìn)科研檔案的數(shù)字化建設(shè)，將有價(jià)值的科研檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案利用的效率和便捷性。-通過(guò)學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)，為校內(nèi)用戶提供在線查閱和檢索科研檔案的服務(wù)。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-學(xué)校檔案館和科研處應(yīng)定期對(duì)各項(xiàng)目承擔(dān)單位的科研檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的規(guī)范性、檔案保管的安全性等。-對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)單位限期整改。2.考核評(píng)價(jià)-將科研檔案管理工作納入學(xué)校對(duì)各項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員的考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)科研檔案管理工作成績(jī)突出的單位和個(gè)人給予