集團(tuán)行政部管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)集團(tuán)行政部的規(guī)范化管理，提高行政部工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保集團(tuán)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)行政部全體員工，以及集團(tuán)各部門(mén)與行政部相關(guān)的工作事項(xiàng)。（三）基本原則1.服務(wù)原則行政部工作以服務(wù)集團(tuán)各部門(mén)和全體員工為宗旨，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.規(guī)范原則各項(xiàng)工作流程和操作規(guī)范應(yīng)明確、統(tǒng)一，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高工作質(zhì)量和效率。3.協(xié)作原則行政部?jī)?nèi)部各崗位之間、行政部與其他部門(mén)之間應(yīng)密切協(xié)作，形成工作合力，共同完成集團(tuán)各項(xiàng)工作任務(wù)。4.效率原則優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，及時(shí)響應(yīng)和解決各類(lèi)問(wèn)題。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)行政部設(shè)部門(mén)經(jīng)理一名，副經(jīng)理若干名，下設(shè)行政事務(wù)、后勤保障、檔案管理、車(chē)輛管理等崗位。（二）職責(zé)1.部門(mén)經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)行政部的日常管理工作，制定部門(mén)工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部與其他部門(mén)之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作的順利銜接。審核行政部各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制行政成本。負(fù)責(zé)行政部員工的績(jī)效考核和培訓(xùn)發(fā)展，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。參與集團(tuán)重要會(huì)議和活動(dòng)的組織安排，提供行政支持。完成集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。2.副經(jīng)理職責(zé)協(xié)助部門(mén)經(jīng)理開(kāi)展工作，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體工作。制定分管工作的詳細(xì)計(jì)劃和方案，并組織實(shí)施。監(jiān)督和指導(dǎo)分管崗位員工的工作，確保工作質(zhì)量和效率。及時(shí)向部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)分管工作進(jìn)展情況，提出工作建議和改進(jìn)措施。完成部門(mén)經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。3.行政事務(wù)崗位職責(zé)負(fù)責(zé)集團(tuán)各類(lèi)文件、通知、報(bào)告等的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。安排集團(tuán)會(huì)議、活動(dòng)的日程，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理工作。協(xié)調(diào)集團(tuán)內(nèi)部各部門(mén)之間的工作關(guān)系，傳達(dá)和落實(shí)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的工作指示。負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公用品、辦公設(shè)備的采購(gòu)、管理和發(fā)放工作。辦理集團(tuán)員工的入職、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù)，維護(hù)員工人事檔案的完整和準(zhǔn)確。協(xié)助處理集團(tuán)對(duì)外聯(lián)絡(luò)、接待等工作。4.后勤保障崗位職責(zé)負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)等工作，確保辦公環(huán)境整潔、安全。管理集團(tuán)食堂、宿舍等后勤設(shè)施，保障員工的生活需求。負(fù)責(zé)集團(tuán)水電、空調(diào)、電梯等設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，及時(shí)處理設(shè)施設(shè)備故障。制定和執(zhí)行集團(tuán)節(jié)能減排措施，降低能耗成本。負(fù)責(zé)集團(tuán)各類(lèi)物資的倉(cāng)庫(kù)管理工作，做好物資的出入庫(kù)登記和盤(pán)點(diǎn)工作。5.檔案管理崗位職責(zé)負(fù)責(zé)集團(tuán)各類(lèi)檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整和安全。建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理水平。為集團(tuán)各部門(mén)提供檔案查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，做好檔案的銷(xiāo)毀工作。6.車(chē)輛管理崗位職責(zé)負(fù)責(zé)集團(tuán)車(chē)輛的調(diào)度、使用和管理工作，確保車(chē)輛安全、高效運(yùn)行。制定車(chē)輛使用計(jì)劃，合理安排車(chē)輛出行任務(wù)，提高車(chē)輛使用效率。辦理車(chē)輛的保險(xiǎn)、年檢、維修等手續(xù)，定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，確保車(chē)輛性能良好。對(duì)駕駛員進(jìn)行安全教育和培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識(shí)和駕駛技能。做好車(chē)輛費(fèi)用的核算和報(bào)銷(xiāo)工作，控制車(chē)輛運(yùn)行成本。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草由相關(guān)部門(mén)或人員根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和集團(tuán)相關(guān)規(guī)定，表述準(zhǔn)確、清晰。文件起草完成后，交由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.文件審核部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)起草的文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合工作要求、格式是否規(guī)范、語(yǔ)言是否通順等。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或多部門(mén)協(xié)作的文件，需提交行政部經(jīng)理審核，必要時(shí)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審。3.文件印發(fā)經(jīng)審核通過(guò)的文件，由行政部按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)。文件印發(fā)后，行政部應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門(mén)和人員，并做好文件發(fā)放記錄。4.文件歸檔文件印發(fā)后，行政部應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，確保文件資料的完整性和可查閱性。歸檔文件應(yīng)按照類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢(xún)和使用。（二）會(huì)議管理流程1.會(huì)議籌備根據(jù)會(huì)議主題和參會(huì)人員范圍，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和議程。提前通知參會(huì)人員會(huì)議相關(guān)信息，確保參會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議。準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、設(shè)備等，如投影儀、音響、會(huì)議資料等。2.會(huì)議組織會(huì)議開(kāi)始前，檢查會(huì)議設(shè)備是否正常運(yùn)行，會(huì)議資料是否齊全。安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到、記錄和服務(wù)工作，確保會(huì)議秩序井然。按照會(huì)議議程組織會(huì)議，引導(dǎo)參會(huì)人員發(fā)言，做好會(huì)議記錄。3.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)和工作要求。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)，并督促?zèng)Q議事項(xiàng)的落實(shí)。4.會(huì)議跟進(jìn)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)決議事項(xiàng)的落實(shí)進(jìn)展。對(duì)未按時(shí)完成的決議事項(xiàng)，督促責(zé)任部門(mén)說(shuō)明原因，并提出改進(jìn)措施和完成期限。（三）辦公用品管理流程1.需求申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品需求申請(qǐng)表，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核需求申請(qǐng)表后，提交給行政部。2.采購(gòu)審批行政部對(duì)各部門(mén)提交的需求申請(qǐng)表進(jìn)行匯總和審核，根據(jù)庫(kù)存情況確定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)執(zhí)行行政部根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。4.入庫(kù)管理采購(gòu)物品到貨后，行政部倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。驗(yàn)收合格的物品辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，并將物品存放至指定倉(cāng)庫(kù)位置。5.領(lǐng)用發(fā)放各部門(mén)員工憑辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表到行政部倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取辦公用品。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用記錄。6.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)行政部定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤(pán)盈或盤(pán)虧的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。（四）車(chē)輛管理流程1.用車(chē)申請(qǐng)集團(tuán)員工因工作需要使用車(chē)輛，需提前填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)表，注明用車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核用車(chē)申請(qǐng)表后，提交給行政部車(chē)輛管理崗位。2.車(chē)輛調(diào)度行政部車(chē)輛管理崗位根據(jù)用車(chē)申請(qǐng)表和車(chē)輛使用情況，進(jìn)行車(chē)輛調(diào)度安排。優(yōu)先保障集團(tuán)重要工作和緊急任務(wù)的用車(chē)需求，合理安排車(chē)輛資源。3.出車(chē)登記駕駛員接到出車(chē)任務(wù)后，到行政部車(chē)輛管理崗位進(jìn)行出車(chē)登記，領(lǐng)取車(chē)輛鑰匙和相關(guān)資料。出車(chē)登記應(yīng)記錄出車(chē)時(shí)間、駕駛員姓名、車(chē)輛牌號(hào)、目的地等信息。4.車(chē)輛使用駕駛員按照規(guī)定的時(shí)間和路線出車(chē)，確保行車(chē)安全。在車(chē)輛使用過(guò)程中，駕駛員應(yīng)遵守交通法規(guī)，愛(ài)護(hù)車(chē)輛，不得擅自改變行車(chē)路線或公車(chē)私用。5.車(chē)輛歸還車(chē)輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車(chē)輛歸還至指定地點(diǎn)，并進(jìn)行車(chē)輛檢查和清潔。車(chē)輛管理崗位對(duì)歸還的車(chē)輛進(jìn)行驗(yàn)收，檢查車(chē)輛外觀、內(nèi)飾、設(shè)備等是否完好，如有問(wèn)題及時(shí)通知駕駛員處理。6.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)駕駛員每月根據(jù)出車(chē)記錄填寫(xiě)車(chē)輛費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交給行政部車(chē)輛管理崗位。行政部車(chē)輛管理崗位對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行審核，核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性和合理性，報(bào)行政部經(jīng)理審批后進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。四、工作紀(jì)律與行為規(guī)范（一）考勤制度1.行政部員工應(yīng)嚴(yán)格遵守集團(tuán)的考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.員工請(qǐng)假應(yīng)提前按照規(guī)定的流程辦理請(qǐng)假手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離開(kāi)工作崗位。3.考勤記錄由行政部專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)和管理，每月定期公布考勤情況。（二）工作紀(jì)律1.遵守國(guó)家法律法規(guī)和集團(tuán)各項(xiàng)規(guī)章制度，保守集團(tuán)商業(yè)秘密。2.認(rèn)真履行工作職責(zé)，按時(shí)、高質(zhì)量完成工作任務(wù)，不得推諉、扯皮。3.工作時(shí)間內(nèi)不得從事與工作無(wú)關(guān)的事情，如玩游戲、看視頻等。4.保持良好的工作秩序和辦公環(huán)境，不得在辦公區(qū)域大聲喧嘩、吸煙等。（三）行為規(guī)范1.著裝整潔、得體，符合職業(yè)形象要求。2.言行舉止文明、禮貌，尊重他人，團(tuán)結(jié)協(xié)作。3.對(duì)待來(lái)訪人員熱情、周到，積極提供幫助和服務(wù)。4.遵守職業(yè)道德，誠(chéng)實(shí)守信，廉潔奉公。五、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃行政部根據(jù)員工的崗位需求和個(gè)人發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式和培訓(xùn)時(shí)間。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)包括行政事務(wù)、后勤保障、檔案管理、車(chē)輛管理等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平。2.通用技能培訓(xùn)如溝通技巧、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、辦公軟件應(yīng)用等方面的培訓(xùn)，提升員工的綜合素質(zhì)。3.職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)包括職業(yè)道德、職業(yè)操守、職業(yè)形象等方面的培訓(xùn)，培養(yǎng)員工的職業(yè)精神。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)由行政部?jī)?nèi)部經(jīng)驗(yàn)豐富的員工擔(dān)任培訓(xùn)講師，對(duì)其他員工進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn)。2.外部培訓(xùn)根據(jù)培訓(xùn)需求，選派員工參加外部專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程，拓寬員工視野，提升專(zhuān)業(yè)能力。3.在線學(xué)習(xí)鼓勵(lì)員工利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，如在線課程、學(xué)習(xí)資料等，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。（四）培訓(xùn)考核1.建立培訓(xùn)考核機(jī)制，對(duì)員工參加培訓(xùn)后的學(xué)習(xí)效果進(jìn)行考核。2.考核方式可以采用考試、實(shí)際操作、撰寫(xiě)培訓(xùn)心得等形式，確?？己私Y(jié)果客觀、公正。3.培訓(xùn)考核結(jié)果與員工的績(jī)效考核、薪酬調(diào)整、晉升等掛鉤，激勵(lì)員工積極參加培訓(xùn)，提高自身素質(zhì)。六、績(jī)效考核（一）考核原則1.公平、公正、公開(kāi)原則績(jī)效考核應(yīng)客觀、公正地評(píng)價(jià)員工的工作表現(xiàn)，考核標(biāo)準(zhǔn)和考核過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明。2.定量與定性相結(jié)合原則績(jī)效考核應(yīng)綜合考慮員工的工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、工作能力等方面的因素，采用定量指標(biāo)和定性評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式進(jìn)行考核。3.激勵(lì)與約束并重原則績(jī)效考核結(jié)果應(yīng)與員工的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，激勵(lì)員工積極工作，同時(shí)對(duì)考核不達(dá)標(biāo)者進(jìn)行相應(yīng)的約束和改進(jìn)措施。（二）考核周期行政部員工績(jī)效考核周期為月度考核和年度考核相結(jié)合。月度考核于次月上旬進(jìn)行，年度考核于次年1月份進(jìn)行。（三）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績(jī)主要考核員工在本職工作崗位上完成工作任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、效率等方面的情況。2.工作態(tài)度包括工作責(zé)任心、工作積極性、團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神、服從意識(shí)等方面的評(píng)價(jià)。3.工作能力考核員工的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能、溝通能力、組織協(xié)調(diào)能力等方面的水平。（四）考核方法1.自評(píng)員工根據(jù)本人的工作表現(xiàn)，對(duì)自己在考核周期內(nèi)的工作進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，填寫(xiě)自評(píng)表。2.上級(jí)評(píng)價(jià)由員工的直接上級(jí)根據(jù)員工的日常工作表現(xiàn)，對(duì)員工進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫(xiě)上級(jí)評(píng)價(jià)表。3.同事評(píng)價(jià)在一定范圍內(nèi)，組織同事對(duì)員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫(xiě)同事評(píng)價(jià)表。4.綜合評(píng)價(jià)行政部根據(jù)自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)和同事評(píng)價(jià)的結(jié)果，進(jìn)行綜合分析和評(píng)價(jià)，確定員工的績(jī)效考核成績(jī)。（五）考核結(jié)果應(yīng)用1.薪酬調(diào)整根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)員工的薪酬進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，績(jī)效考核成績(jī)優(yōu)秀