專用物料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專用物料的管理，規(guī)范專用物料的采購、使用、存儲、回收等環(huán)節(jié)，確保專用物料的合理使用和有效控制，降低成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及專用物料的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、研發(fā)部門、采購部門、倉庫管理部門等。（三）定義1.專用物料：指公司在生產(chǎn)、研發(fā)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，專門用于特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或流程的物料，具有獨(dú)特的規(guī)格、型號、性能要求等。2.采購：指公司為獲取專用物料而進(jìn)行的詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂合同、驗(yàn)收等一系列活動(dòng)。3.使用：指將專用物料投入到生產(chǎn)、研發(fā)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中的過程。4.存儲：指對專用物料進(jìn)行保管、存放的過程，確保物料的質(zhì)量不受損、數(shù)量準(zhǔn)確。5.回收：指對已使用或不再使用的專用物料進(jìn)行回收、處理的過程。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)專用物料的采購工作，包括供應(yīng)商的開發(fā)、選擇、評估和管理。2.根據(jù)公司需求，制定專用物料采購計(jì)劃，確保物料及時(shí)供應(yīng)。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保采購價(jià)格合理、條款清晰。4.負(fù)責(zé)采購訂單的跟蹤和執(zhí)行，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，合理使用專用物料，確保生產(chǎn)任務(wù)的順利完成。2.負(fù)責(zé)專用物料在生產(chǎn)過程中的領(lǐng)用、發(fā)放和使用記錄。3.對生產(chǎn)過程中剩余的專用物料進(jìn)行妥善保管，及時(shí)辦理退庫手續(xù)。4.協(xié)助采購部門進(jìn)行專用物料的供應(yīng)商評估和選擇。（三）研發(fā)部門1.提出專用物料的需求規(guī)格和技術(shù)要求，參與供應(yīng)商的技術(shù)交流和評估。2.在專用物料的使用過程中，提供技術(shù)支持和指導(dǎo)，確保物料符合研發(fā)要求。3.對專用物料的使用效果進(jìn)行跟蹤和評估，為后續(xù)采購提供參考。（四）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)專用物料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保物料數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.建立專用物料庫存臺賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。3.對庫存專用物料進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。4.按照規(guī)定的程序辦理專用物料的出入庫手續(xù)，確保手續(xù)齊全、規(guī)范。（五）質(zhì)量部門1.負(fù)責(zé)對采購的專用物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保物料符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.對專用物料在生產(chǎn)過程中的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。3.參與專用物料供應(yīng)商的質(zhì)量評估和管理工作。（六）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)專用物料采購資金的預(yù)算編制和審核。2.對專用物料采購合同進(jìn)行審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。3.負(fù)責(zé)專用物料采購成本的核算和控制，定期進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前向采購部門提交專用物料需求計(jì)劃，明確物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.采購部門匯總各部門需求計(jì)劃后，結(jié)合庫存情況，制定年度、季度和月度專用物料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)具有合理性和前瞻性，避免因計(jì)劃不周導(dǎo)致物料短缺或積壓。3.采購計(jì)劃如有變動(dòng)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門根據(jù)變動(dòng)情況調(diào)整采購計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立專用物料供應(yīng)商信息庫，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.對于重要的專用物料供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行實(shí)地考察，確保供應(yīng)商具備良好的合作條件。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。4.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作策略?？己酥笜?biāo)包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等方面。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，獲取供應(yīng)商報(bào)價(jià)。2.對供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，并將采購合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。4.采購部門根據(jù)合同要求，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。5.物料到貨前，采購部門應(yīng)通知倉庫管理部門做好收貨準(zhǔn)備。6.物料到貨時(shí)，倉庫管理部門按照規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決辦法。四、使用管理（一）領(lǐng)用制度1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，填寫專用物料領(lǐng)用申請表，注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫管理部門領(lǐng)取物料。2.倉庫管理部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請表，發(fā)放專用物料，并做好發(fā)放記錄，包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。3.領(lǐng)用人員應(yīng)在物料領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)，確保物料領(lǐng)用手續(xù)齊全。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)按照專用物料的使用說明書和操作規(guī)程進(jìn)行使用，確保物料的正確使用和安全操作。2.在專用物料的使用過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告相關(guān)部門進(jìn)行處理。3.嚴(yán)禁將專用物料挪作他用或擅自更改其用途。（三）剩余物料管理1.生產(chǎn)過程中剩余的專用物料，生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)清理并妥善保管，辦理退庫手續(xù)。2.倉庫管理部門對退庫的專用物料進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好后，辦理入庫手續(xù)。3.對于不再使用或已報(bào)廢的專用物料，相關(guān)部門應(yīng)填寫報(bào)廢申請表，經(jīng)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理方式包括回收、變賣、銷毀等，具體處理方式應(yīng)根據(jù)物料性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。五、存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)專用物料的特點(diǎn)和存儲要求，合理規(guī)劃倉庫存儲空間，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)、退貨區(qū)等。2.對不同類型的專用物料進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。標(biāo)識應(yīng)包括物料名稱、規(guī)格、型號、批次、入庫日期等信息。（二）存儲條件1.根據(jù)專用物料的特性，提供適宜的存儲條件，如溫度、濕度、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等。2.定期對倉庫存儲條件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲環(huán)境符合要求。（三）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對專用物料進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)制定盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、時(shí)間安排等，并通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作。3.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、批次等信息，確保賬實(shí)相符。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整庫存臺賬，并報(bào)告相關(guān)部門進(jìn)行處理。六、回收管理（一）回收范圍1.已使用完畢且不再需要的專用物料。2.因質(zhì)量問題或其他原因需要退回供應(yīng)商的專用物料。3.公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中多余或閑置的專用物料。（二）回收流程1.使用部門或相關(guān)人員將需要回收的專用物料整理好，填寫回收申請表，注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、回收原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交倉庫管理部門。2.倉庫管理部門對回收的專用物料進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好后，辦理入庫手續(xù)。3.對于可再利用的回收物料，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行領(lǐng)用；對于不可再利用的回收物料，按照規(guī)定的報(bào)廢處理流程進(jìn)行處理。（三）回收記錄倉庫管理部門應(yīng)建立專用物料回收記錄臺賬，詳細(xì)記錄回收物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、回收日期、回收部門、回收原因等信息，以便追溯和查詢。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對專用物料的采購、使用、存儲、回收等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購合同執(zhí)行情況、物料使用情況、庫存管理情況、回收處理情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.建立專用物料管理考核機(jī)制，對各部門和相關(guān)人員在專用物料管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行