專門物料管理制度總則1.目的為了加強(qiáng)公司專門物料的管理，規(guī)范專門物料的采購、驗(yàn)收、存儲、使用、核算及處置等流程，確保專門物料的安全與完整，提高使用效率，降低成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及專門物料管理的部門和人員，專門物料指公司因特定業(yè)務(wù)需求而專門采購、儲備的各類物料，包括但不限于特殊規(guī)格的原材料、定制的零部件、專用工具及設(shè)備等。3.管理原則歸口管理原則：專門物料的管理由指定的歸口部門負(fù)責(zé)，全面統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)專門物料的各項管理工作，確保管理的規(guī)范性和一致性。合理儲備原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求、生產(chǎn)計劃及歷史使用數(shù)據(jù)，科學(xué)合理地確定專門物料的儲備量，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。成本效益原則：在滿足公司業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提下，尋求專門物料采購成本、存儲成本、使用成本等的最優(yōu)組合，實(shí)現(xiàn)成本效益的最大化。責(zé)任追究原則：明確各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，對于因管理不善、違規(guī)操作等原因?qū)е聦ｉT物料損失或浪費(fèi)的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。管理職責(zé)1.歸口管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定專門物料管理的總體策略、規(guī)劃和流程，并監(jiān)督執(zhí)行情況。會同相關(guān)部門進(jìn)行專門物料需求的預(yù)測與分析，編制采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施采購。建立專門物料管理臺賬，詳細(xì)記錄物料的采購、驗(yàn)收、存儲、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等信息，確保賬實(shí)相符。定期組織專門物料的庫存盤點(diǎn)工作，對盤盈、盤虧、報廢等情況進(jìn)行調(diào)查分析，提出處理意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。協(xié)調(diào)解決專門物料管理過程中出現(xiàn)的各類問題，加強(qiáng)與各部門的溝通與協(xié)作，確保專門物料管理工作的順利開展。2.采購部門職責(zé)根據(jù)歸口管理部門下達(dá)的采購計劃，按照公司采購管理制度的要求，選擇合格的供應(yīng)商，進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同。負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保專門物料按時、按質(zhì)、按量到貨。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決。協(xié)助歸口管理部門做好專門物料的驗(yàn)收工作，提供采購合同等相關(guān)資料，配合驗(yàn)收人員對物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行核對。3.使用部門職責(zé)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提前向歸口管理部門提交專門物料的使用申請，詳細(xì)說明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。負(fù)責(zé)領(lǐng)用專門物料的現(xiàn)場管理，合理使用物料，避免浪費(fèi)和濫用。對于領(lǐng)用的專門物料，要指定專人負(fù)責(zé)管理，確保物料的安全與完整。在專門物料使用過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他異常情況，及時向歸口管理部門反饋，并配合進(jìn)行調(diào)查處理。定期對本部門專門物料的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議，提高物料使用效率。4.倉庫管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)專門物料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，按照規(guī)定的存儲條件妥善保管物料，確保物料質(zhì)量不受損。建立專門物料庫存明細(xì)賬，根據(jù)入庫單、出庫單等及時登記物料的收發(fā)存情況，做到賬賬相符、賬實(shí)相符。定期對專門物料進(jìn)行盤點(diǎn)清查，編制盤點(diǎn)報告，及時發(fā)現(xiàn)并處理庫存管理中存在的問題。對于超儲、積壓物料，要及時向歸口管理部門匯報，提出處理建議。配合歸口管理部門、采購部門及使用部門做好專門物料的驗(yàn)收、領(lǐng)用等相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。5.財務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)專門物料采購資金的核算與管理，嚴(yán)格按照財務(wù)制度審核采購發(fā)票、付款申請等相關(guān)憑證，確保資金使用的合規(guī)性。會同歸口管理部門建立專門物料成本核算體系，對專門物料的采購成本、存儲成本、使用成本等進(jìn)行準(zhǔn)確核算，定期編制成本報表，為公司決策提供依據(jù)。參與專門物料盤點(diǎn)工作，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行財務(wù)審核，對于盤盈、盤虧、報廢等情況的會計處理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。采購管理1.需求預(yù)測與計劃編制歸口管理部門應(yīng)定期收集各使用部門的專門物料需求信息，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、生產(chǎn)計劃及歷史使用數(shù)據(jù)，運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行需求預(yù)測。根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，會同采購部門、倉庫管理部門等共同編制專門物料采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購計劃應(yīng)具有一定的靈活性和前瞻性，考慮到市場變化、生產(chǎn)波動等因素，預(yù)留適當(dāng)?shù)恼{(diào)整空間。同時，要嚴(yán)格控制計劃外采購，確需計劃外采購的，需按規(guī)定履行審批程序。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查和評估，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供貨能力強(qiáng)的供應(yīng)商作為合作伙伴。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同應(yīng)報歸口管理部門和財務(wù)部門備案。定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評價和考核，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時采取警告、暫停合作、取消合作等措施，確保供應(yīng)商隊伍的穩(wěn)定性和可靠性。3.采購執(zhí)行與跟蹤采購部門按照采購合同的要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保專門物料按時、按質(zhì)、按量到貨。在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商無法按時交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求等問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取補(bǔ)救措施。如問題嚴(yán)重影響公司生產(chǎn)經(jīng)營，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。采購部門應(yīng)定期向歸口管理部門匯報采購工作進(jìn)展情況，包括訂單執(zhí)行情況、到貨情況、存在的問題及解決措施等，確保歸口管理部門及時掌握采購動態(tài)。驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備倉庫管理部門在專門物料到貨前，應(yīng)根據(jù)采購合同、送貨單等信息，做好驗(yàn)收場地、驗(yàn)收工具及人員等方面的準(zhǔn)備工作。采購部門應(yīng)提前通知?dú)w口管理部門和使用部門，共同安排驗(yàn)收人員參與驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉專門物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。2.驗(yàn)收程序?qū)ｉT物料到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門、歸口管理部門及使用部門的驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購合同、送貨單等對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量等進(jìn)行初步核對。對于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的專門物料，由歸口管理部門或使用部門指定專業(yè)人員按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。質(zhì)量檢驗(yàn)可采用抽樣檢驗(yàn)、全檢等方式，確保物料質(zhì)量符合要求。在驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物料數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格不符等問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時填寫《專門物料驗(yàn)收不合格報告》，詳細(xì)記錄問題情況，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行處理。對于驗(yàn)收合格的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單、驗(yàn)收單等上簽字確認(rèn)。3.驗(yàn)收結(jié)果處理對于驗(yàn)收合格的專門物料，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將物料存入指定倉庫，并更新庫存臺賬。對于驗(yàn)收不合格的專門物料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理辦法，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成處理，處理完成后重新進(jìn)行驗(yàn)收。如因供應(yīng)商原因?qū)е露啻悟?yàn)收不合格，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。驗(yàn)收過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料，如驗(yàn)收單、檢驗(yàn)報告、不合格報告等，由歸口管理部門負(fù)責(zé)整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。存儲管理1.倉庫規(guī)劃與布局倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)專門物料的特性、用途、存儲要求等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)、退貨區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。按照物料的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，確保物料擺放整齊、有序，便于查找和盤點(diǎn)。同時，要考慮物料的出入庫便利性，合理安排貨位，提高倉庫空間利用率。2.存儲條件控制根據(jù)專門物料的存儲要求，提供適宜的存儲環(huán)境，如溫度、濕度、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等條件。對于有特殊存儲要求的物料，如易燃易爆品、易腐品、貴重物品等，要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲管理。倉庫管理部門應(yīng)定期對存儲環(huán)境進(jìn)行檢查和監(jiān)測，確保存儲條件符合要求。如發(fā)現(xiàn)環(huán)境異常，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行調(diào)整和處理，防止物料變質(zhì)、損壞等情況發(fā)生。3.庫存盤點(diǎn)倉庫管理部門應(yīng)定期組織專門物料的庫存盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為每月、每季度或每半年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次年終盤點(diǎn)。盤點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工及時間安排等。盤點(diǎn)過程中，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對物料的賬實(shí)情況，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制《專門物料庫存盤點(diǎn)報告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況，包括盤盈、盤虧數(shù)量及金額，原因分析等。對于盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。如屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。使用管理1.領(lǐng)用申請與審批使用部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用專門物料時，應(yīng)填寫《專門物料領(lǐng)用申請表》，詳細(xì)注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表交歸口管理部門審批。歸口管理部門根據(jù)庫存情況、使用部門需求合理性等因素進(jìn)行審批，如同意領(lǐng)用，在申請表上簽字確認(rèn)，并通知倉庫管理部門發(fā)貨。2.領(lǐng)用與發(fā)放倉庫管理部門接到歸口管理部門的發(fā)貨通知后，按照申請表上的信息進(jìn)行發(fā)貨。發(fā)貨時，應(yīng)核實(shí)領(lǐng)用人員身份，確保物料發(fā)放給正確的使用部門和人員，并要求領(lǐng)用人員在出庫單上簽字確認(rèn)。領(lǐng)用人員應(yīng)及時將專門物料領(lǐng)回本部門，按照規(guī)定的用途和使用規(guī)范進(jìn)行使用，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或挪作他用。3.使用監(jiān)督與考核歸口管理部門和使用部門應(yīng)加強(qiáng)對專門物料使用過程的監(jiān)督檢查，確保物料使用合理、合規(guī)，提高使用效率。對于發(fā)現(xiàn)的浪費(fèi)、濫用等現(xiàn)象，應(yīng)及時制止并采取措施進(jìn)行糾正。公司可建立專門物料使用考核制度，對各使用部門的物料使用情況進(jìn)行量化考核，考核指標(biāo)可包括物料消耗率、使用效率、成本控制等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對存在問題的部門提出整改要求，督促其改進(jìn)管理水平。核算管理1.成本核算財務(wù)部門會同歸口管理部門建立專門物料成本核算體系，明確成本核算對象、成本項目及核算方法。專門物料成本應(yīng)包括采購成本、存儲成本、使用成本等全部費(fèi)用。采購成本包括購買價款、相關(guān)稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險費(fèi)以及其他可歸屬于采購成本的費(fèi)用。存儲成本包括倉儲費(fèi)、保管費(fèi)、損耗費(fèi)等。使用成本包括物料消耗、人工費(fèi)用、設(shè)備折舊等與使用專門物料相關(guān)的費(fèi)用。財務(wù)部門應(yīng)按照成本核算體系和方法，定期對專門物料成本進(jìn)行核算，編制成本報表，為公司成本控制和決策提供依據(jù)。2.賬務(wù)處理財務(wù)部門根據(jù)采購發(fā)票、入庫單、出庫單等原始憑證，及時進(jìn)行專門物料的賬務(wù)處理。采購專門物料時，按照實(shí)際支付的金額借記“專門物料”科目，貸記“銀行存款”等科目；驗(yàn)收入庫時，根據(jù)驗(yàn)收情況調(diào)整專門物料的賬面價值；領(lǐng)用時，按照發(fā)出物料的成本借記相關(guān)成本費(fèi)用科目，貸記“專門物料”科目。對于專門物料的盤盈、盤虧、報廢等情況，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。盤盈的專門物料，按照同類或類似存貨的市場價格作為入賬價值，貸記“營業(yè)外收入”等科目；盤虧或報廢的專門物料，扣除殘料價值和應(yīng)由保險公司、過失人賠償后的凈損失，計入當(dāng)期損益，借記“管理費(fèi)用”、“其他應(yīng)收款”等科目，貸記“專門物料”科目。處置管理1.報廢處理專門物料因損壞、過期、淘汰等原因不再具有使用價值時，使用部門應(yīng)填寫《專門物料報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢原因、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交歸口管理部門審核。歸口管理部門組織相關(guān)人員對報廢申請進(jìn)行技術(shù)鑒定和審核，如確屬報廢范圍，簽署審核意見后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，倉庫管理部門負(fù)責(zé)將報廢專門物料進(jìn)行清理，并填寫《專門物料報廢清單》。財務(wù)部門根據(jù)報廢清單進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減專門物料賬面價值。對于有回收價值的報廢專門物料，如金屬材料、電子產(chǎn)品等，倉庫管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收處理，回收款項交財務(wù)部門入賬。2.廢舊物資出售公司定期對積壓、報廢等廢舊專門物資進(jìn)行清理盤點(diǎn)，確定可出售的廢舊物資清單。倉庫管理部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的廢舊物資回收公司，按照市場價格進(jìn)行出售。出售廢舊物資時，倉庫管理部門應(yīng)與回收公司簽訂出售合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、付款方式等條款。同時，要確保出售過程的合規(guī)性，防止國有資產(chǎn)流失。財務(wù)部門根據(jù)廢舊物資出售合同和收款憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，將出售收入計入公司