中控鑰匙管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司中控鑰匙的管理，確保中控鑰匙的安全使用、妥善保管，保障公司辦公區(qū)域及設施設備的安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及中控鑰匙使用與管理的部門及人員。3.定義中控鑰匙是指用于開啟或操作公司重要區(qū)域（如機房、配電室、檔案室、貴重物品存放處等）門禁系統(tǒng)、設備控制系統(tǒng)等關鍵設施的鑰匙。管理職責1.行政部門職責負責中控鑰匙的統(tǒng)一登記、保管與發(fā)放工作。定期對中控鑰匙進行檢查、盤點，確保鑰匙的完整性和可用性。制定中控鑰匙的標識規(guī)則，對不同用途的中控鑰匙進行清晰標識。負責協(xié)調處理中控鑰匙的遺失、損壞等異常情況。2.使用部門職責明確本部門中控鑰匙的使用人員，并將名單報行政部門備案。監(jiān)督本部門中控鑰匙使用人員正確、規(guī)范地使用鑰匙，不得私自轉借他人或違規(guī)操作。如發(fā)現(xiàn)中控鑰匙有損壞或遺失等情況，及時通知行政部門。3.使用人員職責嚴格按照規(guī)定使用中控鑰匙，不得隨意更改鑰匙用途或擅自復制鑰匙。在使用過程中妥善保管鑰匙，防止遺失、損壞或被盜。工作結束后，及時將鑰匙交回行政部門保管。如因工作需要臨時持有中控鑰匙外出，必須經部門負責人批準，并在規(guī)定時間內歸還。鑰匙登記與保管1.登記要求新購置或新增的中控鑰匙，行政部門應及時進行詳細登記。登記內容包括鑰匙名稱、編號、所屬區(qū)域、用途、領取時間、領取人等信息。對于因維修、更換等原因導致中控鑰匙信息變更的，行政部門應在變更后及時更新登記記錄。2.保管方式中控鑰匙應存放在專門的鑰匙柜中，鑰匙柜應具備良好的防盜、防潮、防火性能。鑰匙柜應設置專人負責管理，管理人員應定期對鑰匙柜進行檢查，確保鑰匙存放安全、有序。對于重要區(qū)域的中控鑰匙，應采用雙人保管制度，即由兩名不同的人員分別持有鑰匙的不同部分，只有在兩人同時在場的情況下才能開啟相關區(qū)域。鑰匙發(fā)放與領取1.發(fā)放流程因工作需要使用中控鑰匙的部門或人員，應填寫《中控鑰匙領取申請表》，詳細說明領取鑰匙的原因、使用期限等信息，并經部門負責人簽字批準。將《中控鑰匙領取申請表》提交至行政部門，行政部門審核通過后，按照規(guī)定發(fā)放鑰匙，并在鑰匙登記記錄上注明領取情況。2.領取要求領取人應在領取中控鑰匙時當場核對鑰匙信息，確保鑰匙與申請表上登記的一致。領取人需在《中控鑰匙領取登記表》上簽字確認領取，并承諾遵守本制度規(guī)定。對于臨時借用中控鑰匙的人員，在借用期滿后應及時歸還鑰匙，不得拖延。鑰匙使用規(guī)范1.操作流程使用中控鑰匙開啟相關區(qū)域或設備時，必須嚴格按照規(guī)定的操作流程進行，不得隨意嘗試其他非正規(guī)操作方法。在開啟門禁系統(tǒng)等設備后，應確保門或設備處于正常關閉狀態(tài)后再離開，不得將門或設備敞開。2.使用限制中控鑰匙僅限經授權的人員使用，嚴禁未經授權的人員私自使用中控鑰匙開啟任何區(qū)域或設備。不得使用中控鑰匙進行與工作無關的活動，如擅自開啟他人辦公區(qū)域等。3.特殊情況處理在緊急情況下（如火災、設備故障等），使用人員應立即開啟相關區(qū)域或設備，并及時通知相關部門進行處理。緊急情況處理完畢后，應在第一時間將鑰匙歸還行政部門，并說明使用情況。如發(fā)現(xiàn)中控鑰匙在使用過程中出現(xiàn)異常情況（如無法正常開啟、損壞等），使用人員應立即停止使用，并及時報告行政部門。行政部門應及時安排維修或更換鑰匙。鑰匙盤點與檢查1.盤點計劃行政部門應制定中控鑰匙定期盤點計劃，盤點周期為[具體盤點周期，如每月、每季度等]。在盤點前，行政部門應提前通知各使用部門做好準備工作，確保鑰匙能夠及時歸還并配合盤點工作。2.盤點內容核對中控鑰匙的數(shù)量與登記記錄是否一致，檢查鑰匙是否完好無損。檢查鑰匙標識是否清晰，有無磨損、褪色等情況。對雙人保管的中控鑰匙，檢查兩人是否能夠同時正常開啟相關區(qū)域或設備。3.盤點結果處理如在盤點過程中發(fā)現(xiàn)鑰匙數(shù)量短缺、損壞或標識不清等問題，行政部門應及時查明原因，并記錄在盤點報告中。對于遺失的鑰匙，應立即采取措施防止安全事故發(fā)生，如更換門鎖、調整權限等，并對相關責任人進行調查處理。對于損壞的鑰匙，應及時進行維修或更換，并更新鑰匙登記記錄。鑰匙遺失與損壞處理1.遺失處理如發(fā)現(xiàn)中控鑰匙遺失，使用人員應立即向部門負責人報告，并及時通知行政部門。行政部門接到報告后，應迅速采取措施，如對遺失鑰匙所涉及的區(qū)域進行臨時管控，防止安全事故發(fā)生。對遺失鑰匙的情況進行調查，查明可能的遺失原因和時間范圍。如涉及到安全風險，應及時評估風險程度，并采取相應的防范措施，如更換門鎖、調整相關區(qū)域的門禁權限等。根據(jù)調查結果，對遺失鑰匙的責任人進行相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等，具體處罰標準根據(jù)公司相關規(guī)定執(zhí)行。2.損壞處理發(fā)現(xiàn)中控鑰匙損壞時，使用人員應停止使用該鑰匙，并及時告知行政部門。行政部門對損壞的鑰匙進行鑒定，如確定為正常使用磨損導致的損壞，應及時安排維修或更換。如因使用人員違規(guī)操作或保管不善導致鑰匙損壞，行政部門應責令責任人賠償相應的維修或更換費用，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰。鑰匙借用與外借管理1.借用規(guī)定公司內部人員因工作需要借用中控鑰匙，應填寫《中控鑰匙借用申請表》，注明借用原因、借用期限、歸還時間等信息，經部門負責人審批后，到行政部門辦理借用手續(xù)。借用期限一般不得超過[具體借用期限，如一周、兩周等]，如有特殊情況需要延長借用期限，應提前向行政部門申請并獲得批準。借用人員應妥善保管借用的中控鑰匙，不得轉借他人或用于非工作目的。借用期滿后，應按時歸還鑰匙，如遇特殊情況不能按時歸還，應提前與行政部門溝通說明原因。2.外借管理原則上中控鑰匙不得外借。如有特殊情況確實需要外借，必須經過公司高層領導批準，并辦理嚴格的外借手續(xù)。外借手續(xù)應包括填寫《中控鑰匙外借申請表》，詳細說明外借原因、外借對象、外借期限、歸還時間等內容，并附外借對象的相關資質證明（如營業(yè)執(zhí)照副本復印件等）。外借申請表需經部門負責人、行政部門負責人、公司分管領導、公司總經理等各級領導依次審批通過后，方可辦理外借手續(xù)。行政部門應對外借的中控鑰匙進行跟蹤管理，督促外借對象按時歸還鑰匙。外借期滿后，及時收回鑰匙，并檢查鑰匙是否完好無損。如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞或遺失等情況，按照本制度的相關規(guī)定進行處理。安全保密措施1.人員管理加強對涉及中控鑰匙管理和使用人員的安全保密教育，提高其安全意識和保密意識。對中控鑰匙管理人員進行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和責任心。與中控鑰匙管理和使用人員簽訂保密協(xié)議，明確其在鑰匙管理和使用過程中的保密義務和責任。2.物理安全中控鑰匙存放的場所應安裝監(jiān)控設備，確保鑰匙存放區(qū)域的安全。鑰匙柜應設置密碼鎖或其他安全鎖具，并定期更換密碼。對中控鑰匙的存儲介質（如鑰匙登記記錄等）進行妥善保管，防止信息泄露。3.信息安全嚴格控制中控鑰匙信息的訪問權限，只有經過授權的人員才能查閱和修改鑰匙登記記錄等相關信息。定期對中控鑰匙管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，防止信息被竊取或篡改。在涉及中控鑰匙的文件、資料等存儲和傳輸過程中，應采取加密措施，確保信息安全。培訓與宣傳1.培訓計劃行政部門應制定中控鑰匙管理培訓計劃，定期組織相關人員進行培訓。培訓內容包括中控鑰匙管理制度、操作流程、安全注意事項等。新入職員工涉及中控鑰匙使用的，應在入職后一周內接受專門的中控鑰匙管理培訓。2.培訓方式培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、實際操作等多種形式，確保培訓效果。邀請專業(yè)人員或經驗豐富的員工進行授課，提高培訓的專業(yè)性和實用性。3.宣傳工作通過公司內部公告欄、內部郵件、微信群等渠道，宣傳中控