會議場館管理制度一、總則1.目的為了加強公司會議場館的管理，確保會議場館的正常使用，提高會議服務質(zhì)量，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在會議場館舉辦的各類會議、培訓、活動等。3.管理原則遵循高效、規(guī)范、節(jié)約、安全的原則，為使用者提供優(yōu)質(zhì)、便捷的服務。二、會議場館使用申請1.申請流程各部門如需使用會議場館，應提前[X]個工作日填寫《會議場館使用申請表》，詳細說明會議的時間、地點、參會人數(shù)、會議主題等信息。將申請表提交至行政部門，行政部門對申請進行審核，審核通過后予以安排。2.申請審核行政部門主要審核申請的合理性、時間沖突情況以及場館的可用性。對于重要會議或大型活動，可能需要相關領導進行審批。三、會議場館使用安排1.場館分配根據(jù)申請的時間、規(guī)模等因素，行政部門合理分配會議場館。優(yōu)先滿足公司重要會議和緊急會議的需求。2.使用通知行政部門在確定會議場館使用安排后，及時通知申請部門。通知內(nèi)容包括場館地點、使用時間、注意事項等。四、會議場館設施設備管理1.設施設備清單行政部門負責制定會議場館設施設備清單，明確各類設備的名稱、數(shù)量、位置等信息。定期對設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。2.設備使用培訓對于一些專業(yè)性較強的設備，行政部門應組織相關人員進行使用培訓，確保使用者能夠正確操作。培訓內(nèi)容包括設備的功能介紹、操作方法、注意事項等。3.設備維護與維修建立設施設備維護檔案，記錄設備的維護情況和維修歷史。設備出現(xiàn)故障時，使用部門應及時通知行政部門，行政部門安排專業(yè)人員進行維修。對于無法及時修復的設備，應及時采取替代措施，確保會議的正常進行。五、會議場館環(huán)境衛(wèi)生管理1.清潔標準會議場館應保持整潔衛(wèi)生，地面、桌面、門窗等無灰塵、污漬。垃圾桶應及時清理，垃圾不得外溢。2.清潔頻次每次會議結(jié)束后，使用部門應負責清理本部門產(chǎn)生的垃圾。行政部門安排專人定期對會議場館進行全面清潔，包括地面拖地、桌面擦拭、門窗玻璃清潔等。3.衛(wèi)生監(jiān)督行政部門定期對會議場館的環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對于違反環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定的部門或個人，給予相應的處罰。六、會議場館安全管理1.安全制度建立健全會議場館安全管理制度，明確安全責任。制定安全應急預案，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地進行應對。2.安全設施設備配備必要的安全設施設備，如消防器材、疏散指示標志等，并確保其處于良好狀態(tài)。定期對安全設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。3.人員安全管理加強對會議場館工作人員的安全培訓，提高安全意識和應急處理能力。要求參會人員遵守安全規(guī)定，不得在會議場館內(nèi)吸煙、使用明火等。4.安全檢查與隱患排查行政部門定期對會議場館進行安全檢查，重點檢查消防設施、電氣設備、疏散通道等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，及時進行整改，確保會議場館的安全。七、會議場館服務管理1.服務人員職責會議場館服務人員應具備良好的服務意識和專業(yè)素養(yǎng)，為參會人員提供熱情、周到的服務。服務人員的職責包括會議接待、茶水供應、設備操作等。2.服務標準制定會議場館服務標準，明確服務流程和質(zhì)量要求。服務人員應按照服務標準為參會人員提供服務，確保服務質(zhì)量。3.服務監(jiān)督與評價行政部門定期對會議場館服務質(zhì)量進行監(jiān)督檢查，收集參會人員的反饋意見。根據(jù)監(jiān)督檢查和反饋意見，對服務人員進行考核評價，對表現(xiàn)優(yōu)秀的給予獎勵，對存在問題的進行批評教育和整改。八、會議場館費用管理1.費用標準制定會議場館使用費用標準，明確不同規(guī)模、類型會議的收費標準。費用標準應根據(jù)實際成本和市場行情進行合理制定。2.費用結(jié)算會議結(jié)束后，行政部門根據(jù)實際使用情況與申請部門進行費用結(jié)算。申請部門應在規(guī)定時間內(nèi)支付費用，逾期未支付的，按照相關規(guī)定收取滯納金。3.費用報銷申請部門按照公司財務制度進行費用報銷，報銷時應提供相關的發(fā)票和審批文件。九、會議場館違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定明確會議場館使用過程中的違規(guī)行為，如未經(jīng)申請擅自使用、損壞設施設備、違反安全規(guī)定等。2.處理措施對于違規(guī)行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應的處理措施，包括警告、罰款、限制使用等。對于造成嚴重損失的，將依法追究相關人員的責任