會議展覽管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議展覽活動的組織與管理，確保會議展覽的順利進行，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類會議、研討會、培訓活動以及對外參加的展覽、展銷等活動。（三）基本原則1.精簡高效原則：會議展覽活動應注重實效，精簡不必要的環(huán)節(jié)和程序，提高工作效率。2.統(tǒng)一管理原則：所有會議展覽活動由公司統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)，確?；顒拥囊?guī)范性和一致性。3.預算控制原則：嚴格控制會議展覽活動的經(jīng)費預算，確保費用合理使用。二、會議管理（一）會議分類1.公司級會議：包括公司年度會議、季度會議、月度會議等，由公司高層領(lǐng)導主持，各部門負責人參加。2.部門級會議：由各部門自行組織召開，部門內(nèi)部人員參加。3.專項會議：針對特定項目或工作任務召開的會議，相關(guān)人員參加。（二）會議組織流程1.會議申請：會議主辦部門提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等信息，報分管領(lǐng)導審批。2.會議通知：會議審批通過后，由主辦部門負責發(fā)出會議通知。會議通知應包含會議時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容，確保參會人員提前做好準備。3.會議準備：主辦部門負責會議場地的預訂、設備的調(diào)試、資料的準備等工作。如需邀請外部嘉賓，應提前溝通并發(fā)出邀請函。4.會議記錄：會議應指定專人負責記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等。會議記錄應準確、完整，會后及時整理歸檔。5.會議紀要：會議結(jié)束后，主辦部門應及時整理會議紀要，經(jīng)分管領(lǐng)導審核后，分發(fā)給參會人員及相關(guān)部門。會議紀要應明確會議決議事項、責任部門及完成時間，跟蹤決議事項的執(zhí)行情況。（三）會議時間管理1.嚴格遵守會議時間安排，參會人員應提前到達會議現(xiàn)場，不得遲到、早退。2.會議主持人應合理控制會議時間，確保會議按議程進行，避免冗長拖沓。3.對于臨時增加或縮短會議時間的情況，應提前通知參會人員。（四）會議紀律1.參會人員應關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意接聽電話或離開會場。2.遵守會議秩序，認真聽取他人發(fā)言，不得隨意打斷或交頭接耳。3.積極參與會議討論，發(fā)表建設性意見和建議，但不得進行人身攻擊或惡意詆毀。三、展覽管理（一）展覽申請與規(guī)劃1.參展申請：業(yè)務部門根據(jù)市場拓展需求，填寫《展覽申請表》，詳細說明參展項目、展覽名稱、時間、地點、參展內(nèi)容、預算等信息，報公司領(lǐng)導審批。2.展覽規(guī)劃：獲批后，業(yè)務部門負責制定展覽規(guī)劃，包括展位設計、展品展示、宣傳資料準備、人員安排等。展覽規(guī)劃應充分展示公司形象和產(chǎn)品優(yōu)勢，突出特色。3.參展方案制定：根據(jù)展覽規(guī)劃，制定詳細的參展方案，明確參展目標、展示重點、宣傳推廣策略、客戶接待計劃等。參展方案應具有可操作性，并報公司領(lǐng)導審核。（二）展覽籌備1.展位布置：按照展位設計方案，提前安排人員進行展位搭建和布置。展位布置應注重整體效果，突出公司品牌形象，合理展示展品。2.展品準備：確保展品質(zhì)量和數(shù)量符合參展要求，對展品進行分類整理和標識。展品應具有代表性和吸引力，能夠體現(xiàn)公司產(chǎn)品的優(yōu)勢和特點。3.宣傳資料準備：準備公司宣傳冊、產(chǎn)品手冊、名片、海報等宣傳資料。宣傳資料應設計精美、內(nèi)容準確，突出公司核心業(yè)務和產(chǎn)品亮點。4.人員培訓：對參展人員進行培訓，使其熟悉公司業(yè)務、產(chǎn)品知識、參展流程和接待禮儀等。參展人員應具備良好的溝通能力和專業(yè)素養(yǎng)，能夠熱情、周到地接待客戶。（三）展覽期間管理1.人員安排：明確參展人員的工作職責和分工，確保展覽期間各項工作有序進行。參展人員應堅守崗位，積極主動地與客戶溝通交流，收集客戶信息。2.客戶接待：熱情接待來訪客戶，及時解答客戶疑問，介紹公司產(chǎn)品和服務。對重要客戶應安排專人陪同，進行深入洽談和交流。3.信息收集與反饋：認真收集客戶名片、聯(lián)系方式、需求信息等，并及時反饋給公司相關(guān)部門。對客戶提出的意見和建議，應認真記錄，及時處理。4.現(xiàn)場管理：維護展位秩序，保持展位整潔衛(wèi)生。注意展品安全，防止展品丟失或損壞。遵守展覽主辦方的各項規(guī)定，確保展覽活動順利進行。（四）展覽總結(jié)1.展覽結(jié)束后，參展部門應及時撰寫展覽總結(jié)報告，總結(jié)參展經(jīng)驗和教訓，分析參展效果和達成目標情況。2.展覽總結(jié)報告應包括展覽基本情況、參展成果、客戶反饋、存在問題及改進建議等內(nèi)容。展覽總結(jié)報告經(jīng)公司領(lǐng)導審核后存檔。3.對在展覽活動中表現(xiàn)突出的部門和個人進行表彰和獎勵，激勵員工積極參與市場拓展活動。四、會議展覽費用管理（一）預算編制1.會議展覽活動主辦部門應根據(jù)活動規(guī)模、內(nèi)容、預計參會人數(shù)或參展面積等因素，編制詳細的費用預算。2.費用預算應包括場地租賃、設備租賃、資料印刷、餐飲住宿、交通、宣傳推廣、人員費用等各項開支。3.預算編制應遵循合理、節(jié)約的原則，確保費用支出與活動實際需求相匹配。費用預算報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。（二）費用報銷1.會議展覽活動結(jié)束后，主辦部門應及時整理費用報銷憑證，按照公司財務制度進行報銷。2.報銷憑證應包括發(fā)票、收據(jù)、合同協(xié)議、審批文件等相關(guān)資料，確保憑證真實、合法、有效。3.費用報銷應嚴格按照預算執(zhí)行，超出預算部分需經(jīng)公司領(lǐng)導特別批準。財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后方可報銷。（三）費用控制1.公司財務部定期對會議展覽活動費用進行統(tǒng)計和分析，監(jiān)控費用支出情況，發(fā)現(xiàn)異常及時與相關(guān)部門溝通。2.各部門應嚴格控制會議展覽活動費用，在保證活動質(zhì)量的前提下，盡量降低成本。如因特殊原因需要調(diào)整預算，應提前向公司領(lǐng)導報告并說明原因。3.對于違反費用管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。五、會議展覽設備管理（一）設備采購1.根據(jù)會議展覽活動的需求，由主辦部門提出設備采購申請，填寫《設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.設備采購申請經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，由采購部門負責采購。采購過程中應遵循公司采購制度，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的設備供應商。3.設備到貨后，采購部門應及時通知使用部門進行驗收。驗收合格后，辦理設備入庫手續(xù)，并建立設備臺賬。（二）設備使用與維護1.設備使用部門負責設備的日常使用和管理，制定設備操作規(guī)程，確保設備正確使用。2.定期對設備進行維護保養(yǎng)，檢查設備運行狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并解決設備故障。設備維護保養(yǎng)記錄應詳細完整，存檔備查。3.如設備發(fā)生故障，使用部門應及時通知維修人員進行維修。維修人員應盡快排除故障，確保設備正常使用。對于重大設備故障，應及時報告公司領(lǐng)導。（三）設備保管與盤點1.設備使用部門應指定專人負責設備保管，確保設備存放安全、整潔。對于貴重設備或易損設備，應采取必要的防護措施。2.每年定期對設備進行盤點，核實設備數(shù)量、狀態(tài)等信息。盤點結(jié)束后，編制設備盤點報告，如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應及時查明原因并進行處理。六、會議展覽資料管理（一）資料收集1.會議展覽活動主辦部門負責相關(guān)資料的收集工作，包括會議文件、展覽宣傳資料、客戶反饋信息等。2.資料收集應及時、全面，確保資料的完整性和準確性。對收集到的資料進行分類整理，便于后續(xù)查閱和使用。（二）資料整理與歸檔1.對收集到的資料進行進一步整理，剔除重復、無效的信息，補充完善缺失的內(nèi)容。2.按照公司檔案管理規(guī)定，將整理好的資料進行歸檔。歸檔資料應編制目錄，建立索引，便于快速查找和利用。3.電子資料應進行備份存儲，確保資料的安全性和可恢復性。（三）資料查閱與使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議展覽資料，應填寫《資料查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱資料時應遵守檔案管理規(guī)定，愛護資料，不得擅自涂改、