住房檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司住房檔案的管理，確保住房檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及住房相關(guān)信息的檔案管理，包括但不限于員工住房補貼申請檔案、公司自有住房檔案、租賃住房檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：住房檔案應(yīng)如實反映住房相關(guān)的真實情況，不得虛假記錄。2.完整性原則：涵蓋住房管理過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：對涉及個人隱私或公司機密的住房信息嚴格保密，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責住房檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責包括：1.制定和完善住房檔案管理制度，并組織實施。2.負責住房檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常工作。3.定期對住房檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。4.對檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）相關(guān)部門及人員1.人力資源部門負責提供員工住房補貼申請相關(guān)的個人信息、工作信息等資料。協(xié)助檔案管理部門對涉及員工住房補貼的檔案進行審核和管理。2.行政部門負責公司自有住房及租賃住房相關(guān)合同、協(xié)議等文件的起草、簽訂和保管工作，并及時移交檔案管理部門歸檔。配合檔案管理部門做好住房檔案中涉及房屋使用、維護等方面資料的收集和整理。3.財務(wù)部門負責提供與住房補貼發(fā)放、房屋租賃費用支付等相關(guān)的財務(wù)憑證和資料。協(xié)助檔案管理部門對住房檔案中涉及財務(wù)收支的內(nèi)容進行審核和管理。4.各部門員工按照公司要求及時提交與住房相關(guān)的各類資料，確保資料真實、準確、完整。配合檔案管理部門做好住房檔案管理工作中的相關(guān)事宜，如檔案查閱等。三、住房檔案的分類及內(nèi)容（一）員工住房補貼檔案1.個人申請資料員工住房補貼申請表，詳細填寫個人基本信息、家庭住房情況、申請補貼類型及金額等。身份證復印件，確保清晰可辨。學歷證明復印件，用以核實員工學歷情況?；橐鰻顩r證明復印件，如結(jié)婚證、離婚證等。2.家庭住房情況證明自有住房房產(chǎn)證復印件，明確房屋產(chǎn)權(quán)歸屬、房屋地址、面積等信息。租房合同復印件，包括租賃房屋地址、租賃期限、租金金額等內(nèi)容。社區(qū)或相關(guān)部門出具的住房情況證明，證明員工家庭住房的實際狀況。3.審批資料部門審核意見，由員工所在部門對其住房補貼申請進行審核，提出是否同意申請及補貼金額建議等。人力資源部門審核意見，對員工申請資格、補貼標準等進行審核。公司領(lǐng)導審批意見，最終確定是否批準員工的住房補貼申請及補貼金額。4.發(fā)放記錄住房補貼發(fā)放明細表，記錄每次住房補貼的發(fā)放時間、金額、發(fā)放方式等信息。銀行轉(zhuǎn)賬記錄或現(xiàn)金簽收憑證，作為住房補貼實際發(fā)放的證明。（二）公司自有住房檔案1.房屋產(chǎn)權(quán)資料房屋所有權(quán)證原件及復印件，明確房屋產(chǎn)權(quán)歸屬公司。購房合同，詳細記錄房屋購買的價格、面積、戶型、交付時間等信息。契稅完稅證明，證明公司購買房屋時繳納契稅的情況。2.房屋使用及維護資料房屋租賃合同（如有出租情況），記錄房屋出租的對象、租賃期限、租金標準等。房屋維修記錄，包括維修時間、維修內(nèi)容、維修費用等，確保房屋處于良好的使用狀態(tài)。房屋安全檢查報告，定期對房屋進行安全檢查，記錄檢查結(jié)果及整改情況。3.相關(guān)費用資料物業(yè)費繳納憑證，記錄公司為自有住房繳納物業(yè)費的情況。水電費繳納記錄，反映房屋的水電使用及費用支付情況。（三）租賃住房檔案1.租賃合同與房東簽訂的房屋租賃合同原件，明確租賃房屋的地址、面積、租賃期限、租金金額及支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。租賃合同變更記錄（如有），如續(xù)租、租金調(diào)整、租賃范圍變更等相關(guān)協(xié)議。2.房屋交付及驗收資料房屋交付清單，記錄交付時房屋的設(shè)施設(shè)備、裝修情況等。房屋驗收報告，對租賃房屋的質(zhì)量、設(shè)施設(shè)備等進行驗收，確保符合使用要求。3.租金支付記錄租金支付憑證，包括銀行轉(zhuǎn)賬記錄、支票存根、現(xiàn)金收據(jù)等，證明公司按時支付租金。4.房屋使用及維護資料房屋維修申請及維修記錄，當租賃房屋出現(xiàn)問題時，記錄維修申請情況及維修結(jié)果。房屋使用過程中的相關(guān)照片或視頻資料，用于記錄房屋狀況及使用情況。四、住房檔案的收集與整理（一）收集1.各部門及員工應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，主動向檔案管理部門提交住房相關(guān)資料。2.檔案管理部門定期對各部門提交的資料進行核對，對于不完整或不符合要求的資料，及時通知相關(guān)部門或人員進行補充和修正。3.在住房管理過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如合同簽訂、費用支付、房屋維修等，相關(guān)責任人應(yīng)及時將原件或復印件移交檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門收到住房檔案資料后，按照檔案分類標準進行分類。2.對每份檔案資料進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.去除資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對紙張進行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。4.按照檔案內(nèi)容的邏輯順序進行排列，如申請資料在前，審批資料在后，發(fā)放記錄在最后等。5.編制檔案目錄，詳細列出每份檔案的編號、名稱、日期、頁數(shù)等信息，以便快速查閱。五、住房檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的住房檔案資料應(yīng)及時歸檔，放入專門的檔案盒或檔案柜中。2.在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識別和查找。3.建立電子檔案目錄，將紙質(zhì)檔案的目錄信息錄入電子系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)管理，方便查詢和統(tǒng)計。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對住房檔案實行分類保管，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.根據(jù)檔案的重要性和保管期限，確定不同的保管方式。對于重要且長期保存的檔案，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案雙備份的方式；對于一般性檔案，可根據(jù)實際情況進行適當保管。4.定期對住房檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對超過保管期限的住房檔案，按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全性和保密性。六、住房檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱住房檔案的，需填寫《住房檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.一般員工查閱本人住房補貼檔案，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，可到檔案管理部門查閱。3.部門負責人查閱本部門員工住房補貼檔案，需經(jīng)人力資源部門負責人簽字同意。4.人力資源部門、行政部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門因工作需要查閱住房檔案的，需經(jīng)檔案管理部門負責人簽字同意。5.公司領(lǐng)導查閱住房檔案，不受上述限制，但應(yīng)在檔案管理部門進行查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱申請人將填寫好的《住房檔案查閱申請表》提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合查閱權(quán)限的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。（三）利用限制1.住房檔案僅供公司內(nèi)部人員因工作需要查閱和使用，未經(jīng)公司書面同意，不得向任何第三方提供或泄露檔案內(nèi)容。2.查閱人員不得利用住房檔案謀取個人私利或進行其他違法違規(guī)活動。七、住房檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與接觸住房檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責任。2.對住房檔案的查閱、借閱等情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等，以便進行追溯和監(jiān)督。3.在檔案庫房設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙和密碼，不得隨意透露。4.對涉及個人隱私或公司機密的住房檔案信息，應(yīng)進行加密處理，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全性。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案管理設(shè)備進行檢查和維護，如檔案柜、電腦、存儲設(shè)備等，確保其正常運行，防止因設(shè)備故障導致檔案損壞或丟失。3.制定檔案安全應(yīng)急預案，如火災、水災、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)對措施，定期進行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對住房檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.公司內(nèi)部審計部門不定期對住房檔案管理情況進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理的合規(guī)性、完整性和準確性。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時整改，并將整改情況報告公司領(lǐng)導。（二）考核機制1.建立住房檔案管理工作考核制度，對檔案管理部門及相關(guān)人員的工作進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括檔案收集的及時性、整理的規(guī)范性、歸檔的完整性、保管的安全性、查閱