使用公章管理制度一、總則（一）目的為加強公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構，公司所有部門和員工在涉及公章使用的相關活動中均須遵守本制度。（三）定義1.公章：本制度所指公章是指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、財務專用章等。2.公章使用審批人：指根據本制度規(guī)定，有權審批公章使用申請的公司各級管理人員。3.公章保管人：指負責保管公司公章，并按照本制度規(guī)定進行公章使用操作的人員。二、公章的刻制、啟用與廢止（一）公章的刻制1.公司因業(yè)務需要刻制公章，由相關部門提出申請，經公司法定代表人或其授權人批準后，由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。2.申請刻制公章時，應填寫《公章刻制申請表》，詳細注明公章名稱、用途、規(guī)格、材質等信息，并提交相關證明文件。3.行政部門應選擇具有資質的正規(guī)印章制作單位進行刻制，確保公章的質量和安全性。4.公章刻制完成后，行政部門應及時將新刻公章的印模備案，并將公章移交至指定的保管人。（二）公章的啟用1.新刻公章啟用前，應進行登記備案，填寫《公章啟用登記表》，注明公章名稱、啟用日期、保管人等信息。2.公章啟用時，應在公司內部發(fā)布啟用通知，明確公章的使用范圍和審批流程。3.啟用后的公章應按照本制度規(guī)定進行保管和使用，確保公章使用的規(guī)范性和嚴肅性。（三）公章的廢止1.因公司名稱變更、業(yè)務調整、印章?lián)p壞等原因需要廢止公章時，由行政部門提出申請，經公司法定代表人或其授權人批準后，辦理公章廢止手續(xù)。2.公章廢止后，應及時在公司內部發(fā)布廢止通知，并將廢止的公章交回行政部門統(tǒng)一保管或銷毀。3.行政部門應對廢止的公章進行登記備案，記錄公章名稱、廢止日期、處理方式等信息。三、公章的保管（一）保管原則1.公章應指定專人保管，實行“專人專管、誰保管誰負責”的原則。2.公章保管人應具備高度的責任心和保密意識，確保公章的安全存放和正確使用。（二）保管人員職責1.負責公章的日常保管，確保公章存放安全，防止公章被盜用、丟失或損壞。2.嚴格按照本制度規(guī)定的使用流程和審批權限進行公章使用操作，對每一次公章使用進行詳細登記。3.定期對公章進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或異常情況，應及時報告并采取相應措施。4.未經公司法定代表人或其授權人批準，不得擅自將公章轉借他人使用。（三）保管地點與設施1.公章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，保險柜或保管箱應設置在有安全防護措施的房間內。2.存放公章的房間應配備必要的防盜、防火、防潮等設施，確保公章存放環(huán)境安全。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的文書，以及其他需要公司蓋章確認的事項。2.合同專用章主要用于公司對外簽訂各類合同。3.財務專用章主要用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業(yè)務。（二）使用流程1.申請：使用部門或個人需填寫《公章使用申請表》，詳細注明公章使用事由、使用時間、使用份數、文件名稱等信息，并附上相關文件或資料。2.審批：《公章使用申請表》經部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。涉及重大事項或金額較大的合同等文件，需經公司法定代表人審批。3.用印：公章保管人在收到經審批的《公章使用申請表》后，應仔細核對申請表內容與所附文件資料是否一致，確認無誤后，按照審批意見進行用印操作。用印時應在公章使用登記表上詳細記錄用印時間、用印文件名稱、用印份數、審批人等信息。用印應確保清晰、端正，不得模糊、重疊或遺漏。4.登記與存檔：公章使用完畢后，公章保管人應將《公章使用申請表》及相關文件資料整理歸檔，妥善保存。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即使用公章，但無法按照正常審批流程進行審批時，使用部門或個人應電話請示相關領導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于異地用印的情況，應通過傳真、郵件等方式將《公章使用申請表》及相關文件資料發(fā)送給公章保管人，經審批后進行用印操作。用印完成后，應及時將蓋章后的文件寄回公司存檔。五、公章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對公章使用情況進行日常監(jiān)督檢查，審計部門負責對公章使用的合規(guī)性進行審計監(jiān)督。（二）檢查內容1.公章使用是否符合本制度規(guī)定的使用范圍和審批流程。2.公章保管人是否嚴格按照規(guī)定進行公章使用操作和登記。3.用印文件是否真實、合法、有效，與申請內容是否一致。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因公章使用不當給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。六、附則（一）解釋權本制度由公