信訪資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信訪資料的管理，確保信訪資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，規(guī)范信訪工作流程，提高信訪工作效率，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在處理信訪事項(xiàng)過程中涉及的資料管理。（三）基本原則1.合法性原則：信訪資料的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.真實(shí)性原則：確保信訪資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)信訪人的隱私和公司的商業(yè)機(jī)密，防止信訪資料泄露。4.規(guī)范性原則：規(guī)范信訪資料的收集、整理、歸檔、保管和使用等流程。二、信訪資料的定義與分類（一）定義信訪資料是指公司在處理信訪事項(xiàng)過程中形成的各類文件、記錄、材料等，包括信訪人的來信、來訪記錄、處理意見、反饋情況等。（二）分類1.來信資料：信訪人通過書信形式向公司反映問題的相關(guān)信件及附件。2.來訪資料：信訪人到公司當(dāng)面反映問題的接待記錄、談話紀(jì)要等。3.處理過程資料：包括信訪事項(xiàng)的受理登記表、交辦單、承辦單、調(diào)查核實(shí)報(bào)告、處理意見審批表等。4.反饋資料：對(duì)信訪事項(xiàng)處理結(jié)果的回復(fù)函、信訪人反饋意見等。5.其他相關(guān)資料：與信訪事項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議記錄、文件、照片、錄音、錄像等資料。三、信訪資料的收集（一）責(zé)任部門與人員1.信訪接待部門：負(fù)責(zé)接待信訪人，記錄信訪內(nèi)容，并及時(shí)收集相關(guān)資料。2.承辦部門：根據(jù)交辦要求，負(fù)責(zé)調(diào)查核實(shí)信訪事項(xiàng)，收集相關(guān)證據(jù)材料，并按時(shí)提交處理結(jié)果。3.其他相關(guān)部門：按照公司要求，配合提供與信訪事項(xiàng)有關(guān)的資料。（二）收集要求1.及時(shí)收集：在信訪事項(xiàng)發(fā)生后，相關(guān)責(zé)任部門和人員應(yīng)及時(shí)收集有關(guān)資料，確保資料的完整性和時(shí)效性。2.全面準(zhǔn)確：收集的資料應(yīng)涵蓋信訪事項(xiàng)的各個(gè)方面，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，能夠客觀反映信訪問題的全貌。3.原件優(yōu)先：盡量收集原始資料，如無法提供原件，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明出處。4.簽字確認(rèn)：對(duì)收集的資料，相關(guān)人員應(yīng)簽字確認(rèn)，確保資料的真實(shí)性和有效性。（三）收集流程1.信訪接待：信訪接待人員在接待信訪人時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄信訪內(nèi)容，包括信訪人的基本信息、信訪事項(xiàng)、訴求等，并填寫《信訪事項(xiàng)受理登記表》。同時(shí)，收集信訪人提交的相關(guān)資料，如信件、證件、證明材料等，并進(jìn)行編號(hào)登記。2.交辦轉(zhuǎn)辦：信訪接待部門根據(jù)信訪事項(xiàng)的性質(zhì)和職責(zé)分工，填寫《信訪事項(xiàng)交辦單》，將信訪事項(xiàng)交辦給相關(guān)承辦部門，并將信訪資料一并移送。3.承辦部門收集：承辦部門收到交辦單后，指定專人負(fù)責(zé)調(diào)查核實(shí)信訪事項(xiàng)。在調(diào)查過程中，收集相關(guān)證據(jù)材料，如文件、合同、證人證言、視聽資料等，并進(jìn)行分類整理。4.資料匯總：承辦部門將調(diào)查核實(shí)過程中收集的資料進(jìn)行匯總，形成信訪事項(xiàng)處理報(bào)告，并附上相關(guān)證據(jù)材料。處理報(bào)告應(yīng)包括信訪事項(xiàng)的基本情況、調(diào)查核實(shí)情況、處理意見及依據(jù)等內(nèi)容。四、信訪資料的整理（一）整理原則1.分類清晰：按照信訪資料的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，便于查找和管理。2.邏輯連貫：整理后的資料應(yīng)具有邏輯性，能夠清晰反映信訪事項(xiàng)的處理過程和結(jié)果。3.簡(jiǎn)潔明了：去除無關(guān)信息，確保資料內(nèi)容簡(jiǎn)潔、明了，重點(diǎn)突出。（二）整理方法1.分類編號(hào)：對(duì)收集到的信訪資料進(jìn)行分類，按照不同類別分別編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查詢。2.排序裝訂：將同一類別的信訪資料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序，然后裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)應(yīng)注意整齊、牢固，防止資料散落。3.編制目錄：為每?jī)?cè)信訪資料編制目錄，目錄應(yīng)包括資料的編號(hào)、名稱、日期、頁碼等信息，方便查閱。4.標(biāo)注索引：在資料的首頁或顯著位置標(biāo)注索引信息，如信訪事項(xiàng)編號(hào)、類別、處理結(jié)果等，以便快速定位和查找。（三）整理流程1.初步整理：承辦部門在完成信訪事項(xiàng)調(diào)查核實(shí)后，對(duì)收集的資料進(jìn)行初步整理，按照分類編號(hào)的原則進(jìn)行分類排序，并去除無關(guān)信息。2.審核完善：承辦部門負(fù)責(zé)人對(duì)初步整理后的資料進(jìn)行審核，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和邏輯性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.匯總裝訂：將審核后的資料進(jìn)行匯總裝訂，編制目錄和索引，并在資料封面注明信訪事項(xiàng)名稱、編號(hào)、類別、處理時(shí)間等信息。4.移交歸檔：整理完成的信訪資料由承辦部門移交至公司檔案室或指定的資料保管部門進(jìn)行歸檔保管。五、信訪資料的歸檔（一）歸檔范圍1.已處理完畢的信訪事項(xiàng)資料：包括來信、來訪記錄、處理過程資料、反饋資料等。2.重要信訪事項(xiàng)的相關(guān)資料：如領(lǐng)導(dǎo)批示、會(huì)議紀(jì)要、專題報(bào)告等。3.信訪工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表及分析報(bào)告：反映公司信訪工作情況的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告。（二）歸檔要求1.定期歸檔：各部門應(yīng)定期將整理好的信訪資料移交至檔案室進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間為每季度末。2.規(guī)范裝訂：歸檔資料應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和要求進(jìn)行裝訂，確保整齊、美觀。3.編制清單：移交歸檔時(shí)，應(yīng)編制《信訪資料歸檔清單》，詳細(xì)記錄歸檔資料的編號(hào)、名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。4.分類存放：檔案室應(yīng)按照信訪資料的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（三）歸檔流程1.資料移交：各部門在每季度末將整理好的信訪資料移交至檔案室。移交時(shí)，填寫《信訪資料歸檔清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份由檔案室保存。2.檔案接收：檔案室接收人員對(duì)移交的信訪資料進(jìn)行核對(duì)，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和裝訂質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通解決。3.歸檔入庫：核對(duì)無誤后，將信訪資料按照分類存放的要求歸檔入庫，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案。4.清單備案：檔案室將《信訪資料歸檔清單》備案留存，作為檔案管理的重要依據(jù)。六、信訪資料的保管（一）保管責(zé)任公司檔案室或指定的資料保管部門負(fù)責(zé)信訪資料的保管工作，確保資料的安全、完整。（二）保管要求1.環(huán)境適宜：保管信訪資料的場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，保持通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。2.分類存放：按照信訪資料的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。3.定期檢查：定期對(duì)信訪資料進(jìn)行檢查，查看資料是否有損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.電子檔案管理：建立信訪資料電子檔案，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全和可用。（三）保管期限信訪資料的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，信訪資料的保管期限為[X]年，重要信訪事項(xiàng)的資料保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。七、信訪資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員：因工作需要查閱信訪資料的公司內(nèi)部人員，需填寫《信訪資料查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照或帶出檔案室。2.外部單位或個(gè)人：因特殊原因需要查閱公司信訪資料的外部單位或個(gè)人，需持單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并遵守保密規(guī)定。（二）查閱流程1.申請(qǐng)：查閱人填寫《信訪資料查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交檔案室辦理查閱手續(xù)。3.查閱：檔案室工作人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的信訪資料，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱人應(yīng)按照規(guī)定的范圍和方式進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或損壞資料。4.登記：查閱人查閱完畢后，應(yīng)在《信訪資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱時(shí)間、內(nèi)容、頁數(shù)等信息。檔案室工作人員對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄，并將資料收回妥善保管。（三）使用規(guī)定1.僅限工作用途：查閱信訪資料的人員應(yīng)將資料用于工作需要，不得泄露或用于其他非法目的。2.不得擅自復(fù)制：如需復(fù)制信訪資料，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。復(fù)制的資料應(yīng)與原件一致，并注明出處。3.歸還與銷毀：查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將信訪資料歸還檔案室。如需銷毀復(fù)制的資料，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行處理，確保資料不被泄露。八、信訪資料的保密與安全（一）保密措施1.人員保密培訓(xùn)：對(duì)涉及信訪資料管理的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)，明確保密責(zé)任。2.簽訂保密協(xié)議：與接觸信訪資料的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.限制訪問權(quán)限：根據(jù)工作需要，設(shè)定不同人員對(duì)信訪資料的訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制知悉范圍。4.保密標(biāo)識(shí)與管理：對(duì)涉及保密的信訪資料，應(yīng)標(biāo)明保密等級(jí)，并采取相應(yīng)的保密措施進(jìn)行管理。（二）安全防范1.物理安全：加強(qiáng)檔案室等保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備。2.網(wǎng)絡(luò)安全：對(duì)信訪資料電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，采取安全的網(wǎng)絡(luò)訪問控制措施，防止數(shù)據(jù)泄露。3.應(yīng)急處置：制定信訪資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施，確保資料的安全。（三）責(zé)任追究對(duì)違反信訪資料保密與安全規(guī)定的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人員的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。九、信訪資料的銷毀（一）銷毀條件信訪資料保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：資料保管部門或使用部門填寫《信訪資料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交檔案室辦理銷毀手續(xù)。3.銷毀實(shí)施：檔案室組織專人對(duì)擬銷毀的信訪資料進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。核對(duì)無誤后，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。4.監(jiān)督簽字：銷毀過程