公司電算化管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電算化管理，規(guī)范電算化操作流程，提高工作效率，確保會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及電算化操作的部門和人員，包括但不限于財(cái)務(wù)部門、信息部門以及其他使用電算化系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的相關(guān)部門。（三）基本原則1.合法性原則：電算化管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則。2.安全性原則：確保電算化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。3.準(zhǔn)確性原則：保證電算化處理的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。4.及時(shí)性原則：及時(shí)進(jìn)行電算化操作，保證財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)傳遞和處理。5.規(guī)范性原則：統(tǒng)一電算化操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范各類數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和使用。二、電算化崗位設(shè)置與職責(zé)（一）電算化主管1.負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的整體規(guī)劃、管理和協(xié)調(diào)工作。2.制定和修訂電算化管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置和用戶管理，確保系統(tǒng)安全。4.協(xié)調(diào)解決電算化系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)。（二）系統(tǒng)操作員1.按照規(guī)定的操作流程，負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理，包括賬務(wù)處理、報(bào)表編制、工資核算等。2.準(zhǔn)確錄入各類數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。3.及時(shí)處理系統(tǒng)提示的各類錯(cuò)誤信息，并做好記錄。4.定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的安全性。（三）數(shù)據(jù)審核員1.對(duì)系統(tǒng)操作員錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性。2.審核記賬憑證、報(bào)表等電算化資料，檢查數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系和勾稽關(guān)系是否正確。3.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)通知系統(tǒng)操作員進(jìn)行修改，并跟蹤修改情況。（四）系統(tǒng)維護(hù)員1.負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)的日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.及時(shí)處理系統(tǒng)故障，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查和優(yōu)化，提高系統(tǒng)性能。3.負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，安裝殺毒軟件、防火墻等安全措施，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。4.協(xié)助電算化主管進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和更新工作，做好升級(jí)后的測(cè)試和驗(yàn)收工作。（五）檔案管理員1.負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保管和查閱工作。2.按照規(guī)定的期限和要求，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類存放，確保檔案的完整性和可查性。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理檔案借閱手續(xù)，對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)。4.定期對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份和清理，防止檔案損壞和丟失。三、電算化操作流程（一）系統(tǒng)初始化1.根據(jù)公司的實(shí)際情況，設(shè)置電算化系統(tǒng)的賬套信息，包括賬套名稱、會(huì)計(jì)期間、記賬本位幣等。2.進(jìn)行會(huì)計(jì)科目設(shè)置，按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和公司的核算要求，設(shè)置總賬科目、明細(xì)科目及其編碼。3.錄入期初余額，確保期初數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤，并進(jìn)行試算平衡。4.設(shè)置憑證類型、結(jié)算方式、常用摘要等基礎(chǔ)信息。（二）日常業(yè)務(wù)處理1.憑證錄入系統(tǒng)操作員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容，在電算化系統(tǒng)中錄入記賬憑證。憑證錄入時(shí)應(yīng)確保摘要清晰、科目準(zhǔn)確、金額正確，借貸方平衡。錄入完成后，對(duì)憑證進(jìn)行保存，并打印出紙質(zhì)憑證，由制單人、審核人、記賬人等簽字確認(rèn)。2.憑證審核數(shù)據(jù)審核員對(duì)系統(tǒng)操作員錄入的記賬憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括憑證的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性和完整性，檢查憑證的摘要、科目、金額、借貸方平衡等是否符合要求。審核通過(guò)的憑證予以簽章確認(rèn)，審核不通過(guò)的憑證應(yīng)返回系統(tǒng)操作員進(jìn)行修改。3.憑證記賬經(jīng)審核無(wú)誤的記賬憑證，由系統(tǒng)操作員進(jìn)行記賬操作。記賬過(guò)程中，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)相關(guān)賬簿進(jìn)行更新，生成總賬、明細(xì)賬、日記賬等。4.期末處理進(jìn)行期末結(jié)賬，系統(tǒng)自動(dòng)檢查本期所有憑證是否已記賬，如未記賬則不能結(jié)賬。結(jié)賬后，系統(tǒng)自動(dòng)生成期末報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。對(duì)期末損益類科目進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，將本期收入、成本、費(fèi)用等科目余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目。（三）報(bào)表編制與輸出1.根據(jù)公司管理需求和財(cái)務(wù)報(bào)表編制要求，設(shè)置報(bào)表格式和公式。2.系統(tǒng)自動(dòng)從相關(guān)賬簿中提取數(shù)據(jù)，生成各類報(bào)表。3.對(duì)生成的報(bào)表進(jìn)行審核，檢查報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和勾稽關(guān)系是否正確。4.將審核無(wú)誤的報(bào)表打印輸出，并加蓋公司公章。四、電算化數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份1.系統(tǒng)操作員應(yīng)定期對(duì)電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份周期為每天一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明備份日期、備份內(nèi)容等信息。（二）數(shù)據(jù)恢復(fù)1.在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況下，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作。2.數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)在系統(tǒng)維護(hù)員的指導(dǎo)下進(jìn)行，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)恢復(fù)流程操作。3.恢復(fù)的數(shù)據(jù)應(yīng)與備份數(shù)據(jù)一致，并經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)審核員的審核確認(rèn)。（三）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與保管1.電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或其他安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.檔案管理員應(yīng)按照規(guī)定的期限和要求，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，保管期限應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。3.電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案室，保持檔案室的干燥、通風(fēng)、防火、防潮等環(huán)境條件。五、電算化系統(tǒng)安全管理（一）用戶權(quán)限管理1.電算化主管負(fù)責(zé)根據(jù)崗位設(shè)置和職責(zé)分工，為不同的用戶設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。2.用戶權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格按照最小化原則進(jìn)行設(shè)置，確保用戶只能訪問(wèn)和操作其工作職責(zé)范圍內(nèi)的系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行檢查和調(diào)整，防止用戶越權(quán)操作。（二）系統(tǒng)安全防護(hù)1.安裝正版的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和殺毒軟件，并及時(shí)進(jìn)行更新和升級(jí)。2.設(shè)置防火墻，限制外部非法訪問(wèn)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。3.定期對(duì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.對(duì)電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。2.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作敏感數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方。（四）應(yīng)急處理1.制定電算化系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，明確系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件的應(yīng)急處理流程和措施。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，確保相關(guān)人員熟悉應(yīng)急處理流程，能夠在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)迅速采取有效的應(yīng)對(duì)措施。3.在突發(fā)事件發(fā)生后，及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行處理，盡快恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行，減少損失。六、電算化檔案管理（一）檔案范圍電算化檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤、光盤、磁帶等介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。（二）檔案整理1.檔案管理員按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求，對(duì)電算化檔案進(jìn)行分類整理。2.電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照年度、月份、類別等進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。3.對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面上注明檔案名稱、年度、月份、冊(cè)數(shù)等信息。（三）檔案保管1.電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。2.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。3.電算化會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電算化會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)在場(chǎng)