小企業(yè)快遞管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司快遞管理工作，提高快遞收發(fā)效率，確?？爝f收發(fā)的準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作過程中涉及的快遞收發(fā)業(yè)務(wù)。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)公司快遞業(yè)務(wù)的整體規(guī)劃與協(xié)調(diào)。選擇并管理快遞服務(wù)供應(yīng)商，簽訂合作協(xié)議。定期對快遞服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整合作供應(yīng)商。2.各部門負(fù)責(zé)本部門快遞收發(fā)的申請與登記工作。明確本部門快遞收發(fā)的責(zé)任人，確?？爝f的及時領(lǐng)取與妥善處理。3.快遞收發(fā)人員負(fù)責(zé)公司快遞的收件、發(fā)件工作，包括包裹的接收、登記、分揀、派送以及寄件的包裝、稱重、計費(fèi)、交寄等操作。確?？爝f收發(fā)過程的準(zhǔn)確無誤，及時反饋異常情況。二、快遞收發(fā)流程（一）收件流程1.快遞到達(dá)通知快遞收發(fā)人員收到快遞到達(dá)的通知后，應(yīng)及時記錄快遞單號、快遞公司名稱、寄件人信息等關(guān)鍵內(nèi)容。對于重要或緊急的快遞，應(yīng)立即通知收件部門或收件人。2.包裹接收與核對快遞收發(fā)人員在收到快遞包裹時，需當(dāng)場核對包裹數(shù)量、外觀是否完好。如有破損、缺失等異常情況，應(yīng)立即與快遞公司進(jìn)行溝通，并做好記錄。3.登記與入庫將核對無誤的快遞包裹進(jìn)行詳細(xì)登記，包括快遞單號、快遞公司、寄件人、收件人、包裹內(nèi)容、收到時間等信息。按照收件部門或收件人將快遞包裹分類存放，以便于派送。（二）發(fā)件流程1.發(fā)件申請各部門因工作需要寄發(fā)快遞時，由發(fā)件人填寫《快遞發(fā)件申請表》，注明寄件人姓名、部門、聯(lián)系電話、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、快遞內(nèi)容、預(yù)計重量等信息。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交至行政部門。2.快遞包裝與稱重行政部門收到發(fā)件申請后，通知快遞收發(fā)人員領(lǐng)取待寄包裹。快遞收發(fā)人員對包裹進(jìn)行妥善包裝，確保在運(yùn)輸過程中不受損壞。使用專業(yè)稱重設(shè)備對包裹進(jìn)行稱重，記錄重量信息。3.計費(fèi)與交寄根據(jù)包裹重量、目的地等信息，查詢合作快遞公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，計算快遞費(fèi)用。填寫快遞詳情單，準(zhǔn)確錄入收件人信息、寄件人信息、包裹內(nèi)容、重量等內(nèi)容，并粘貼快遞單號。將包裹和快遞詳情單交至快遞公司，辦理交寄手續(xù)，并留存交寄憑證。4.費(fèi)用報銷發(fā)件人憑快遞交寄憑證、發(fā)票等相關(guān)資料，按照公司費(fèi)用報銷流程進(jìn)行報銷。（三）派送流程1.快遞分揀快遞收發(fā)人員根據(jù)收件部門或收件人信息，對已登記入庫的快遞包裹進(jìn)行分揀。將分揀好的快遞包裹分別放置在相應(yīng)的派送區(qū)域，以便于派送。2.派送通知快遞收發(fā)人員通過郵件、即時通訊工具等方式通知收件人快遞已到達(dá)，并告知收件人領(lǐng)取時間、地點(diǎn)等信息。對于重要或緊急的快遞，應(yīng)確保收件人及時收到通知。3.快遞領(lǐng)取收件人憑有效身份證件或其他指定的領(lǐng)取憑證，在規(guī)定時間內(nèi)到指定地點(diǎn)領(lǐng)取快遞。快遞收發(fā)人員在發(fā)放快遞時，需與收件人進(jìn)行核對，確認(rèn)收件人身份無誤后，將快遞包裹交予收件人，并請收件人在快遞領(lǐng)取登記表上簽字確認(rèn)。三、快遞費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門應(yīng)根據(jù)市場行情和公司實(shí)際需求，定期與快遞服務(wù)供應(yīng)商協(xié)商快遞費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，并簽訂合作協(xié)議。2.快遞費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同重量區(qū)間、不同目的地的收費(fèi)價格，確保費(fèi)用合理、透明。（二）費(fèi)用報銷1.員工寄發(fā)快遞時，應(yīng)選擇公司指定的快遞服務(wù)供應(yīng)商，并按照公司規(guī)定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行寄件。2.發(fā)件人憑有效的快遞發(fā)票、快遞詳情單、交寄憑證等資料，按照公司費(fèi)用報銷流程進(jìn)行報銷。報銷金額不得超過公司規(guī)定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。3.行政部門定期對快遞費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計與分析，如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用異常波動，應(yīng)及時查找原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整。（三）費(fèi)用控制1.各部門應(yīng)合理安排快遞使用，盡量減少不必要的快遞寄發(fā)。對于可通過電子郵件、內(nèi)部通訊工具等方式傳遞的文件資料，應(yīng)優(yōu)先采用電子方式傳遞。2.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對快遞費(fèi)用的監(jiān)控，定期對各部門快遞費(fèi)用使用情況進(jìn)行通報。對于快遞費(fèi)用過高的部門，應(yīng)要求其說明原因，并提出改進(jìn)措施。四、快遞安全管理（一）信息安全1.快遞收發(fā)人員在處理快遞業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司信息安全管理制度，保護(hù)寄件人、收件人及公司的信息安全。2.不得隨意泄露快遞包裹內(nèi)的物品信息、寄件人及收件人信息等，嚴(yán)禁將快遞信息用于非工作目的。3.在快遞登記、錄入等環(huán)節(jié)，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，防止信息錯誤或遺漏。（二）包裹安全1.快遞收發(fā)人員應(yīng)妥善保管快遞包裹，防止包裹丟失、被盜或損壞。2.在快遞運(yùn)輸過程中，如發(fā)現(xiàn)包裹有異常情況，應(yīng)及時與快遞公司溝通，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對于重要或貴重的快遞包裹，應(yīng)采取特殊的安全防護(hù)措施，如單獨(dú)存放、加密保管等。（三）運(yùn)輸安全1.選擇具有良好信譽(yù)和服務(wù)質(zhì)量的快遞服務(wù)供應(yīng)商，確?？爝f運(yùn)輸過程的安全可靠。2.要求快遞服務(wù)供應(yīng)商按照規(guī)定的運(yùn)輸方式和路線進(jìn)行運(yùn)輸，避免因運(yùn)輸不當(dāng)導(dǎo)致包裹損壞或延誤。3.如因快遞服務(wù)供應(yīng)商原因?qū)е驴爝f丟失、損壞或延誤，應(yīng)按照合作協(xié)議要求其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、快遞服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督與考核（一）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督1.行政部門定期對快遞服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括快遞的收發(fā)效率、包裹安全、信息準(zhǔn)確性等方面。2.設(shè)立服務(wù)質(zhì)量投訴渠道，接受公司員工對快遞服務(wù)質(zhì)量問題的投訴。對于員工的投訴，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。3.收集快遞服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量數(shù)據(jù)，如快遞延誤率、破損率、丟失率等，定期進(jìn)行分析評估，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并采取改進(jìn)措施。（二）考核指標(biāo)1.快遞收發(fā)及時率：考核快遞收發(fā)人員是否按照規(guī)定時間完成快遞的收件、發(fā)件和派送工作。2.包裹破損率：統(tǒng)計快遞包裹在運(yùn)輸過程中的破損數(shù)量占總包裹數(shù)量的比例。3.快遞丟失率：計算快遞包裹在運(yùn)輸過程中丟失的數(shù)量占總包裹數(shù)量的比例。4.客戶滿意度：通過問卷調(diào)查、員工反饋等方式收集對快遞服務(wù)的滿意度評價。（三）考核方式與結(jié)果應(yīng)用1.行政部門每月對快遞服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考核評分，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行排名。2.對于服務(wù)質(zhì)量排名靠前的快遞服務(wù)供應(yīng)商，給予一定的獎勵，如增加業(yè)務(wù)量、延長合作期限等。3.對于服務(wù)質(zhì)量排名靠后的快遞服務(wù)供應(yīng)商，進(jìn)行警告，并要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可終止合作協(xié)議。4.對快遞收發(fā)人員的考