小公司行政管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政管理，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本行政管理制度。本制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部行政事務(wù)的處理流程，明確各部門及員工的職責(zé)與權(quán)限，營(yíng)造一個(gè)高效、有序、和諧的工作環(huán)境。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括但不限于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政人員、業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員等。（三）基本原則1.合法性原則：本制度的制定符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保公司運(yùn)營(yíng)活動(dòng)合法合規(guī)。2.實(shí)用性原則：制度內(nèi)容緊密結(jié)合公司實(shí)際情況，注重可操作性，以滿足公司日常行政管理的需要。3.公正性原則：在制度執(zhí)行過程中，對(duì)所有員工一視同仁，確保公平公正，維護(hù)公司正常秩序。4.動(dòng)態(tài)性原則：隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和內(nèi)外部環(huán)境變化，適時(shí)對(duì)制度進(jìn)行修訂和完善，使其適應(yīng)公司發(fā)展的要求。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）公司組織架構(gòu)公司采用[具體組織架構(gòu)形式，如直線職能制]的組織架構(gòu)，設(shè)有總經(jīng)理辦公室、行政部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、業(yè)務(wù)部、技術(shù)部等部門。各部門之間相互協(xié)作，共同推動(dòng)公司的整體運(yùn)營(yíng)。（二）各部門職責(zé)1.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃的制定與實(shí)施，領(lǐng)導(dǎo)和管理公司各部門工作。協(xié)調(diào)公司與外部機(jī)構(gòu)的關(guān)系，代表公司參與各類商務(wù)活動(dòng)和社會(huì)交往。審批公司重要文件、合同及其他重大事項(xiàng)，對(duì)公司運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行監(jiān)督和決策。2.行政部負(fù)責(zé)公司行政管理工作，包括辦公環(huán)境管理、辦公用品采購與管理、車輛調(diào)度與管理等。制定和完善公司行政管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。組織公司各類會(huì)議、活動(dòng)的策劃與實(shí)施，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和活動(dòng)總結(jié)。負(fù)責(zé)公司文件、檔案的收發(fā)、歸檔與保管工作，確保文件資料的安全與完整。負(fù)責(zé)公司印章、證照的管理，嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章和證照。3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)管理工作，制定財(cái)務(wù)預(yù)算、決算方案，組織財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)分析。負(fù)責(zé)公司資金的籌集、使用和管理，確保公司資金的安全與合理流動(dòng)。負(fù)責(zé)公司稅務(wù)申報(bào)與繳納工作，合理控制稅務(wù)成本。審核公司各項(xiàng)費(fèi)用支出，監(jiān)督財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。4.人力資源部負(fù)責(zé)人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理等工作。制定和完善公司人力資源管理制度，建立健全員工激勵(lì)機(jī)制和人才培養(yǎng)體系。負(fù)責(zé)員工勞動(dòng)合同的簽訂、續(xù)簽、解除等工作，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。組織開展員工培訓(xùn)與職業(yè)發(fā)展規(guī)劃工作，提升員工綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。5.業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)的拓展與市場(chǎng)開發(fā)，制定業(yè)務(wù)計(jì)劃和營(yíng)銷策略，完成業(yè)務(wù)目標(biāo)。建立和維護(hù)客戶關(guān)系，收集市場(chǎng)信息，分析市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，為公司決策提供依據(jù)。組織業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，協(xié)調(diào)解決業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的問題，確保業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。6.技術(shù)部負(fù)責(zé)公司技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新工作，制定技術(shù)發(fā)展規(guī)劃和技術(shù)方案。組織技術(shù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改進(jìn)和技術(shù)支持，確保公司產(chǎn)品和服務(wù)的技術(shù)領(lǐng)先性。負(fù)責(zé)技術(shù)文檔的編寫與管理，對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提升技術(shù)團(tuán)隊(duì)整體水平。三、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域劃分公司根據(jù)部門職能和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公地點(diǎn)。各部門應(yīng)保持辦公區(qū)域的整潔、有序，不得擅自更改辦公區(qū)域的布局。（二）辦公設(shè)施配備1.行政部負(fù)責(zé)為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)施。員工應(yīng)妥善使用和保管辦公設(shè)施，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部進(jìn)行維修或更換。2.員工如需額外的辦公設(shè)施或設(shè)備升級(jí)，應(yīng)提前向行政部提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政部統(tǒng)一配備。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.公司實(shí)行環(huán)境衛(wèi)生值日制度，各部門輪流負(fù)責(zé)當(dāng)天辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃工作。值日人員應(yīng)在每天上班前完成清掃任務(wù)，保持辦公區(qū)域地面干凈、桌面整潔、文件擺放整齊。2.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。員工應(yīng)自覺維護(hù)辦公環(huán)境的整潔，將垃圾放入指定的垃圾桶內(nèi)。3.行政部定期對(duì)辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行檢查和評(píng)比，對(duì)環(huán)境衛(wèi)生保持良好的部門和個(gè)人進(jìn)行表揚(yáng)，對(duì)不達(dá)標(biāo)的部門提出整改要求。四、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.行政部負(fù)責(zé)制定辦公用品采購計(jì)劃，根據(jù)公司實(shí)際需求和庫存情況，定期采購辦公用品。采購計(jì)劃應(yīng)提前提交給財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施采購。2.辦公用品采購應(yīng)遵循“性價(jià)比高、質(zhì)量可靠”的原則，選擇正規(guī)的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購流程進(jìn)行操作，確保采購環(huán)節(jié)的合規(guī)性。（二）辦公用品發(fā)放1.行政部設(shè)立辦公用品倉庫，負(fù)責(zé)辦公用品的入庫、保管和發(fā)放工作。辦公用品應(yīng)分類存放，建立詳細(xì)的庫存臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。2.員工如需領(lǐng)取辦公用品，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后到行政部領(lǐng)取。行政部根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放相應(yīng)的辦公用品，并在庫存臺(tái)賬上進(jìn)行記錄。3.對(duì)于價(jià)值較高的辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，實(shí)行以舊換新制度。員工在領(lǐng)取新辦公用品時(shí)，應(yīng)將舊的辦公用品交回行政部。（三）辦公用品使用與節(jié)約1.員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部進(jìn)行處理。2.鼓勵(lì)員工節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印文件，減少一次性辦公用品的使用等。對(duì)于節(jié)約辦公用品表現(xiàn)突出的員工，公司將給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。五、車輛管理（一）車輛配置與調(diào)度1.公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要配置一定數(shù)量的車輛，車輛由行政部統(tǒng)一管理和調(diào)度。行政部負(fù)責(zé)建立車輛檔案，記錄車輛的基本信息、維修保養(yǎng)情況、使用記錄等。2.員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請(qǐng)表》，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后交行政部調(diào)度。行政部根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理安排車輛調(diào)度。（二）車輛使用規(guī)定1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。在出車前，應(yīng)檢查車輛的性能和安全狀況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告行政部進(jìn)行維修。2.車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)保持車輛整潔，不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將車輛轉(zhuǎn)借他人使用。3.員工乘坐公司車輛時(shí)，應(yīng)遵守乘車秩序，愛護(hù)車內(nèi)設(shè)施，不得損壞車輛。如因個(gè)人原因造成車輛損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。（三）車輛維修與保養(yǎng)1.行政部負(fù)責(zé)制定車輛維修與保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。車輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠進(jìn)行維修，維修費(fèi)用經(jīng)行政部審核后報(bào)財(cái)務(wù)部報(bào)銷。2.駕駛員應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)車輛存在的問題，并向行政部報(bào)告。行政部根據(jù)車輛實(shí)際情況安排維修，維修完成后應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保維修質(zhì)量。六、會(huì)議管理（一）會(huì)議類型公司會(huì)議分為總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。（二）會(huì)議組織與安排1.總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理主持，各部門負(fù)責(zé)人參加。會(huì)議主要討論公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)進(jìn)展等事項(xiàng)。行政部負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和記錄工作，提前通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和議題，并準(zhǔn)備好會(huì)議資料。2.部門例會(huì)由各部門負(fù)責(zé)人主持，部門全體員工參加。會(huì)議主要總結(jié)部門上周工作情況，安排本周工作任務(wù)，解決部門工作中存在的問題。各部門應(yīng)提前將會(huì)議內(nèi)容和議程報(bào)行政部備案，行政部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.專題會(huì)議根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要召開，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或指定人員主持，相關(guān)人員參加。會(huì)議主要針對(duì)某一專題進(jìn)行討論和決策，解決具體問題。專題會(huì)議的組織和安排由主辦部門負(fù)責(zé)，行政部協(xié)助做好會(huì)議服務(wù)工作。4.臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要隨時(shí)召開，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人決定。行政部負(fù)責(zé)及時(shí)通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和議題。（三）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會(huì)場(chǎng)。如有緊急情況需要處理，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假后離開。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會(huì)議期間交頭接耳、玩手機(jī)、打瞌睡等。對(duì)會(huì)議討論的內(nèi)容如有不同意見，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后以適當(dāng)方式提出。4.會(huì)議主持人應(yīng)控制會(huì)議時(shí)間和節(jié)奏，確保會(huì)議高效進(jìn)行。會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)議記錄，會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。七、文件與檔案管理（一）文件管理1.公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件包括公司發(fā)布的各類通知、制度、報(bào)告、請(qǐng)示等；外部文件包括上級(jí)部門下發(fā)的文件、與客戶簽訂的合同、合作協(xié)議等。2.文件的起草、審核、簽發(fā)應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行。內(nèi)部文件由相關(guān)部門起草，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)；外部文件由相關(guān)部門起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)。3.文件的編號(hào)、印發(fā)、分發(fā)由行政部負(fù)責(zé)。行政部應(yīng)建立文件編號(hào)規(guī)則，對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行印發(fā)和分發(fā)。文件印發(fā)后，行政部應(yīng)將文件的紙質(zhì)版和電子版分別存檔。4.員工應(yīng)妥善保管公司文件，不得擅自復(fù)印、傳播、銷毀公司文件。如因工作需要查閱文件，應(yīng)到行政部辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（二）檔案管理1.公司檔案包括行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。行政部負(fù)責(zé)制定檔案管理制度，明確檔案管理的職責(zé)和流程。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期將檔案移交行政部統(tǒng)一保管。檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目、裝訂，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。3.檔案的查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。查閱檔案需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后到行政部查閱；借閱檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱和借閱情況進(jìn)行記錄。4.行政部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。對(duì)超過保管期限或已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。八、印章與證照管理（一）印章管理1.公司印章分為公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。印章由行政部統(tǒng)一保管和使用，行政部應(yīng)建立印章使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章的使用時(shí)間、事由、批準(zhǔn)人等信息。2.印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行。使用印章前，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用印章的事由、文件名稱、份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后到行政部蓋章。行政部應(yīng)對(duì)印章使用情況進(jìn)行審核，確保印章使用的合法性和合規(guī)性。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況需要在空白紙張上加蓋印章，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在印章使用臺(tái)賬上注明用途和份數(shù)。4.印章管理人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如發(fā)現(xiàn)印章丟失或被盜用，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）證照管理1.公司證照包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書等。證照由行政部統(tǒng)一保管和使用，行政部應(yīng)建立證照使用臺(tái)賬，記錄證照的使用情況。2.證照的使用應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行。使用證照前，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用證照的事由、文件名稱、份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后到行政部領(lǐng)取證照。行政部應(yīng)對(duì)證照使用情況進(jìn)行審核，確保證照使用的合法性和合規(guī)性。3.證照管理人員應(yīng)妥善保管證照，不得擅自將證照轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如發(fā)現(xiàn)證照丟失或被盜用，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并及時(shí)辦理掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。九、考勤管理（一）考勤制度1.公司實(shí)行每周[具體工作日天數(shù)]天工作制，每天工作時(shí)間為[具體工作小時(shí)數(shù)]小時(shí)。員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的工作時(shí)間，不得遲到、早退、曠工。2.員工應(yīng)通過公司規(guī)定的考勤系統(tǒng)進(jìn)行考勤打卡。打卡時(shí)間為上班時(shí)間前[具體分鐘數(shù)]分鐘至上班時(shí)間后[具體分鐘數(shù)]分鐘，下班時(shí)間為下班時(shí)間前[具體分鐘數(shù)]分鐘至下班時(shí)間后[具體分鐘數(shù)]分鐘。如因特殊原因無法打卡，應(yīng)填寫《考勤異常申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后報(bào)人力資源部備案。3.人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)員工的考勤情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和匯總，每月公布員工的考勤結(jié)果?？记诮Y(jié)果作為員工績(jī)效考核、薪酬發(fā)放、晉升等的重要依據(jù)。（二）請(qǐng)假制度1.員工請(qǐng)假分為事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等。員工請(qǐng)假應(yīng)提前填寫《請(qǐng)假申請(qǐng)表》，注明請(qǐng)假類型、請(qǐng)假時(shí)間、事由等信息，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.事假：?jiǎn)T工因個(gè)人原因需要請(qǐng)假，應(yīng)提前[具體天數(shù)]天申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后生效。事假期間無工資待遇。3.病假：?jiǎn)T工因病需要請(qǐng)假，應(yīng)提供醫(yī)院出具的病假證明，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。病假期間工資待遇按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.年假：?jiǎn)T工連續(xù)工作滿[具體年限]年以上的，享受帶薪年假。年假天數(shù)根據(jù)員工工作年限確定，具體標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。員工申請(qǐng)年假應(yīng)提前[具體天數(shù)]天提交申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后安排休假。5.婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，員工應(yīng)提前提交申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后休假。（三）遲到、早退、曠工處理1.遲到或早退：?jiǎn)T工遲到或早退[具體分鐘數(shù)]以內(nèi)的，每次扣除當(dāng)月績(jī)效工資[具體金額]元；遲到或早退超過[具