檔案歸集及管理制度總則目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函、圖紙、照片、音像資料等。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，同時(shí)采取必要的安全措施，防止檔案損壞、丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索速度，為公司各項(xiàng)工作提供高效便捷的檔案服務(wù)。檔案管理職責(zé)綜合管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化共享。4.定期對公司檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.配合公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位查詢、借閱檔案，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)具體實(shí)施。2.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的各類檔案移交至綜合管理部門，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.在日常工作中，各部門應(yīng)妥善保管本部門使用的檔案，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借他人。如需查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。檔案歸集檔案收集范圍1.行政文件類：公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示等。2.人事檔案類：員工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬福利記錄、績效考核材料、培訓(xùn)記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案類：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)合同類：采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。5.項(xiàng)目文檔類：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目文檔等。6.技術(shù)資料類：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)研發(fā)報(bào)告、測試報(bào)告等。7.市場營銷類：市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等。8.其他檔案類：會議紀(jì)要、活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書、證照等。檔案收集時(shí)間1.行政文件類：文件發(fā)布或處理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至綜合管理部門。2.人事檔案類：員工入職或離職手續(xù)辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至綜合管理部門。3.財(cái)務(wù)檔案類：會計(jì)年度結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)移交至綜合管理部門。4.業(yè)務(wù)合同類：合同簽訂或履行完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至綜合管理部門。5.項(xiàng)目文檔類：項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至綜合管理部門。6.技術(shù)資料類：資料形成或更新后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至綜合管理部門。7.市場營銷類：資料形成或活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至綜合管理部門。8.其他檔案類：檔案形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至綜合管理部門。檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其存儲格式符合公司規(guī)定，并進(jìn)行備份保存。4.檔案收集責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，并簽字確認(rèn)。檔案整理整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和紙質(zhì)檔案查詢。分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類法：按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，不同機(jī)構(gòu)形成的檔案分別整理。3.問題分類法：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類，如行政、人事、財(cái)務(wù)等。整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整、裱糊或折疊，使其大小一致，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂。2.編頁號：在每份文件的右上角或右下角用鉛筆編寫頁號，以便統(tǒng)計(jì)頁數(shù)和查找。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。4.裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫盒號、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等信息。檔案歸檔歸檔范圍已收集整理完畢的各類檔案均應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)間各部門應(yīng)按照檔案收集時(shí)間要求及時(shí)移交檔案，綜合管理部門應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。歸檔程序1.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。2.核對無誤后，將檔案按照分類要求放入相應(yīng)的檔案柜或檔案盒中，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。3.建立檔案索引目錄，便于快速查找和利用。檔案保管保管場所公司設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年三種期限。保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.定期對檔案室進(jìn)行清潔和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。檔案借閱借閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要可借閱公司檔案。外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱程序1.填寫申請表：借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、歸還日期等信息。2.審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的借閱，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱登記：綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表，辦理檔案借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.檔案交付：檔案管理人員按照申請表所列內(nèi)容，將檔案交付給借閱人，并提醒借閱人妥善保管，按時(shí)歸還。借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案或機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況確定，最長不得超過[X]個(gè)工作日。借閱歸還1.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向綜合管理部門提出申請。2.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、完整性，檢查檔案有無損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人做出說明或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在借閱登記冊上注明歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位。檔案利用利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)借閱人的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：按照本制度規(guī)定的借閱程序，將檔案借給借閱人使用。3.出具證明：根據(jù)公司實(shí)際情況，為需要出具檔案證明的單位或個(gè)人提供相關(guān)檔案復(fù)印件，并加蓋公司檔案專用章。利用流程1.申請：利用人向綜合管理部門提出檔案利用申請，填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、所需檔案名稱及內(nèi)容等。2.審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。重大利用需求需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.提供服務(wù)：綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果，按照規(guī)定的利用方式為利用人提供檔案服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。檔案鑒定與銷毀鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定檔案價(jià)值時(shí)，主要考慮檔案對公司歷史查考、工作研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、權(quán)益維護(hù)等方面的作用。鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進(jìn)行集中鑒定，逐件審查檔案內(nèi)容，確定其保存價(jià)值。2.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對已無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀審批表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，記錄人應(yīng)簽字確認(rèn)。檔案統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。統(tǒng)計(jì)方法綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)每月對檔案管理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《檔案管理月報(bào)表》，并在季度末和年末進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，形成《檔案管理季度報(bào)表》