電子類文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司電子類文件的管理，確保電子文件的真實、完整、有效和安全，提高工作效率，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作中形成、使用、保管和傳遞的電子類文件。（三）定義1.電子類文件：指公司在各項活動中形成的，以數(shù)字代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.電子文件管理：對電子文件從形成、收集、整理、歸檔到保管、利用、銷毀等全過程的管理活動。（四）管理原則1.真實性原則：確保電子文件內(nèi)容與原始紙質(zhì)文件一致，不得擅自修改、偽造電子文件。2.完整性原則：保證電子文件的內(nèi)容、背景信息及元數(shù)據(jù)等的完整。3.安全性原則：采取有效措施，防止電子文件被篡改、丟失、泄露等。4.便于利用原則：建立科學合理的分類體系和檢索工具，方便員工查找和使用電子文件。二、電子文件的形成與收集（一）職責分工1.各部門：負責本部門電子文件的形成、收集和初步整理工作，明確專人負責此項工作。2.信息管理部門：提供技術(shù)支持，指導各部門進行電子文件的形成與收集，負責電子文件管理系統(tǒng)的維護和管理。（二）形成要求1.電子文件應(yīng)采用符合國家標準的文件格式進行存儲，確保文件的通用性和可讀性。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)清晰、準確、完整，不得使用模糊、易混淆或含義不明確的語言。3.在電子文件形成過程中，應(yīng)同步生成相關(guān)的元數(shù)據(jù)，如文件的標題、作者、日期、來源等，確保電子文件的可追溯性。（三）收集要求1.各部門應(yīng)定期收集本部門產(chǎn)生的電子文件，確保文件的及時歸檔。收集范圍包括但不限于各類報告、通知、合同、協(xié)議、報表等。2.對于重要的電子文件，應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并定期進行檢查和更新。3.電子文件的收集應(yīng)遵循完整性原則，確保文件的所有版本和相關(guān)附件都被收集齊全。三、電子文件的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和密級，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照公司的業(yè)務(wù)分類體系，對電子文件進行分類。如可分為行政管理類、財務(wù)類、人力資源類、業(yè)務(wù)合同類等。2.編號：為每份電子文件賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于文件的識別和檢索。3.標注元數(shù)據(jù)：對整理后的電子文件，進一步完善和補充元數(shù)據(jù)，確保元數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）歸檔要求1.電子文件應(yīng)在形成后的規(guī)定時間內(nèi)歸檔，一般不超過一個月。2.歸檔的電子文件應(yīng)存儲到公司指定的電子文件存儲系統(tǒng)中，并按照分類和編號進行存儲，確保文件的有序存放。3.歸檔時應(yīng)提交電子文件的清單，清單內(nèi)容包括文件編號、標題、日期、來源、密級等信息，以便于核對和管理。四、電子文件的保管（一）存儲介質(zhì)管理1.選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲介質(zhì)，如磁帶庫、磁盤陣列、光盤庫等，用于電子文件的長期存儲。2.對存儲介質(zhì)進行定期檢查和維護，確保存儲介質(zhì)的正常使用。如發(fā)現(xiàn)存儲介質(zhì)出現(xiàn)損壞或數(shù)據(jù)丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復和恢復。3.存儲介質(zhì)應(yīng)存放在安全、干燥、通風的環(huán)境中，避免受到高溫、潮濕、磁場等因素的影響。（二）存儲系統(tǒng)管理1.建立電子文件存儲系統(tǒng)，對電子文件進行集中存儲和管理。存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等功能，確保電子文件的安全。2.定期對電子文件存儲系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。及時更新系統(tǒng)的安全補丁，防止系統(tǒng)漏洞被利用。3.對電子文件存儲系統(tǒng)進行權(quán)限管理，根據(jù)員工的工作職責和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問級別，確保只有授權(quán)人員才能訪問相應(yīng)的電子文件。（三）備份管理1.制定電子文件備份策略，定期對電子文件進行備份。備份頻率可根據(jù)文件的重要性和變更情況確定，一般每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如異地存儲，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)無法恢復，應(yīng)及時查找原因并進行處理。（四）安全防護1.建立電子文件安全防護體系，采取防火墻、入侵檢測、防病毒等技術(shù)手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.對電子文件進行加密處理，確保文件在傳輸和存儲過程中的保密性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴格控制訪問權(quán)限。3.加強員工的安全意識培訓，提高員工對電子文件安全的重視程度，防止因員工誤操作或違規(guī)行為導致電子文件泄露或損壞。五、電子文件的利用（一）利用權(quán)限1.根據(jù)員工的工作職責和權(quán)限，設(shè)定不同的電子文件利用權(quán)限。一般分為查閱、下載、修改、刪除等權(quán)限。2.對于涉及公司機密的電子文件，應(yīng)嚴格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。（二）利用流程1.員工如需利用電子文件，應(yīng)填寫電子文件利用申請表，注明利用目的、文件名稱、編號等信息，提交所在部門負責人審批。2.部門負責人根據(jù)文件的密級和利用目的進行審批，如審批通過，將申請表轉(zhuǎn)交給信息管理部門。3.信息管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為員工提供相應(yīng)的電子文件訪問權(quán)限，并記錄利用情況。（三）利用記錄1.對電子文件的利用情況進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括利用時間、利用人、文件名稱、編號、利用目的等信息。2.利用記錄應(yīng)定期進行整理和歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計分析。六、電子文件的銷毀（一）銷毀條件1.電子文件已超過保管期限，且無繼續(xù)保存價值。2.電子文件所涉及的事項已完成，且不再需要留存。3.電子文件因存儲介質(zhì)損壞等原因無法正常使用，且無法修復。（二）銷毀流程1.由文件形成部門或保管部門提出電子文件銷毀申請，填寫電子文件銷毀申請表，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交信息管理部門進行技術(shù)鑒定。信息管理部門應(yīng)確認文件是否符合銷毀條件，并在申請表上簽署意見。3.經(jīng)信息管理部門鑒定同意銷毀的電子文件，由申請部門負責組織銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.電子文件銷毀后，應(yīng)將銷毀申請表、銷毀記錄等相關(guān)資料歸檔保存。（三）銷毀方式1.對于存儲在存儲介質(zhì)上的電子文件，可采用物理銷毀的方式，如粉碎存儲介質(zhì)、消磁等。2.對于存儲在電子文件存儲系統(tǒng)中的電子文件，可通過系統(tǒng)刪除功能進行刪除，并確保刪除徹底，無法恢復。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責1.公司設(shè)立電子文件管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導、信息管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成，負責對公司電子文件管理工作進行監(jiān)督和檢查。2.信息管理部門負責具體的監(jiān)督檢查工作，定期對各部門電子文件管理情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.電子文件的形成、收集、整理、歸檔情況。2.電子文件的保管情況，包括存儲介質(zhì)、存儲系統(tǒng)、備份等方面。3.電子文件的利用情況，包括利用權(quán)限、利用流程、利用記錄等方面。4.電子文件的銷毀情況，包括銷毀條件、銷毀流程、銷毀方式等方面。（三）考核與獎懲1.將電子文件管理工作納入公司績效考核體系，對電子文件管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對違反本制度規(guī)定，