電腦易耗品管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電腦易耗品的管理，規(guī)范電腦易耗品的采購、使用、保管及報(bào)廢等流程，合理控制費(fèi)用支出，提高電腦易耗品的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用電腦及相關(guān)易耗品的部門和員工。（三）定義1.電腦易耗品：指與電腦使用相關(guān)的，使用周期較短、需經(jīng)常更換的物品，包括但不限于鼠標(biāo)、鍵盤、耳機(jī)、打印機(jī)墨盒、硒鼓、打印紙、U盤等。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定電腦易耗品的采購計(jì)劃，根據(jù)各部門的需求和庫存情況，定期匯總編制采購清單。2.統(tǒng)一負(fù)責(zé)電腦易耗品的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并確保采購物品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。3.建立電腦易耗品庫存管理制度，負(fù)責(zé)庫存的收發(fā)、保管和盤點(diǎn)工作，定期更新庫存臺賬，確保賬實(shí)相符。4.對各部門提交的電腦易耗品報(bào)廢申請進(jìn)行審核，組織報(bào)廢物品的處置工作。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門電腦易耗品的需求統(tǒng)計(jì)和申購工作，根據(jù)實(shí)際工作需要，提前向行政部門提交申購單，并注明規(guī)格、型號、數(shù)量等詳細(xì)信息。2.合理使用電腦易耗品，教育本部門員工愛護(hù)辦公設(shè)備，避免浪費(fèi)和損壞。3.負(fù)責(zé)本部門電腦易耗品的日常保管工作，指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)用、發(fā)放和登記，確保物品的安全和完整。4.對本部門損壞或無法正常使用的電腦易耗品及時(shí)進(jìn)行清理，填寫報(bào)廢申請表，提交行政部門審核。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核電腦易耗品的采購預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。2.對電腦易耗品的采購成本、使用情況和庫存狀況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門電腦易耗品的使用情況和庫存余量，每月末填寫《電腦易耗品申購單》，詳細(xì)列出所需物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，提交給行政部門。2.行政部門匯總各部門的申購單后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，制定月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)充分考慮合理的安全庫存，以確保滿足公司日常辦公需求，同時(shí)避免庫存積壓。3.對于臨時(shí)性或緊急的電腦易耗品采購需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急電腦易耗品申購單》，說明采購原因和預(yù)計(jì)使用時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交行政部門。行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)安排采購。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門負(fù)責(zé)建立電腦易耗品供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商。2.對新的供應(yīng)商，行政部門應(yīng)進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、售后服務(wù)承諾等相關(guān)資料的審核。審核合格后，將其納入供應(yīng)商名錄，并簽訂合作協(xié)議。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，行政部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應(yīng)考慮更換供應(yīng)商。（三）采購流程1.行政部門根據(jù)采購計(jì)劃或緊急申購單，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定的時(shí)間和方式將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收工作。3.采購物品到貨后，行政部門采購人員應(yīng)與倉庫管理人員共同對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)貨物與采購訂單不符或存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。4.驗(yàn)收合格的電腦易耗品，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《電腦易耗品入庫單》，注明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將入庫單交采購人員一份，以便其進(jìn)行采購結(jié)算。5.采購人員憑有效的發(fā)票、入庫單等憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷金額應(yīng)與采購訂單和實(shí)際驗(yàn)收情況相符。四、庫存管理（一）庫存設(shè)置1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的電腦易耗品倉庫，用于存放采購入庫的各類電腦易耗品。倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，確保物品的安全存儲。2.根據(jù)電腦易耗品的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄每一種物品的出入庫日期、數(shù)量、余額等信息。（二）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理人員應(yīng)每月對電腦易耗品進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《電腦易耗品盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況。2.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《庫存差異報(bào)告》，說明差異情況、產(chǎn)生原因及處理建議。經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。3.每年年末，行政部門應(yīng)組織全面的庫存盤點(diǎn)工作，對全年的電腦易耗品收發(fā)存情況進(jìn)行清查核對。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)作為年度財(cái)務(wù)決算和下一年度采購計(jì)劃制定的重要依據(jù)。（三）庫存安全1.加強(qiáng)倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設(shè)施，確保庫存物品的安全。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。對庫存物品應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失和變質(zhì)。3.定期對庫存物品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、過期或已無使用價(jià)值的物品，應(yīng)及時(shí)清理并辦理相關(guān)手續(xù)。五、使用與保管（一）領(lǐng)用規(guī)定1.各部門員工因工作需要領(lǐng)用電腦易耗品時(shí)，應(yīng)填寫《電腦易耗品領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.倉庫管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)用單，按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放物品，并在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用單上簽字，領(lǐng)取物品后妥善保管。3.對于價(jià)值較高或使用期限較長的電腦易耗品，如打印機(jī)墨盒、硒鼓等，可采用以舊換新的方式進(jìn)行領(lǐng)用。領(lǐng)用人員應(yīng)將舊的物品交回倉庫，經(jīng)倉庫管理人員驗(yàn)收合格后，方可領(lǐng)取新的物品。（二）使用要求1.員工應(yīng)正確使用電腦易耗品，按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)造成物品損壞。2.如發(fā)現(xiàn)電腦易耗品出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并說明情況。屬于正常損耗的，可填寫《電腦易耗品領(lǐng)用單》申請更換；屬于人為損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。3.各部門應(yīng)合理安排電腦易耗品的使用，避免浪費(fèi)。對于可重復(fù)使用的物品，如打印紙等，應(yīng)雙面使用；對于可回收利用的物品，如硒鼓、墨盒等，應(yīng)統(tǒng)一收集交行政部門進(jìn)行回收處理。（三）保管責(zé)任1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門電腦易耗品的保管工作，確保物品的安全和完整。保管人員應(yīng)定期對本部門的電腦易耗品進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。2.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其辦理電腦易耗品的歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)有未歸還或損壞的物品，應(yīng)照價(jià)賠償后方可辦理離職手續(xù)。六、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.電腦易耗品因正常使用磨損、老化、損壞等原因，無法繼續(xù)使用且無維修價(jià)值的，可申請報(bào)廢。2.因技術(shù)更新?lián)Q代，現(xiàn)有電腦易耗品已不符合公司業(yè)務(wù)需求，且無法通過其他方式進(jìn)行處理的，可申請報(bào)廢。3.因自然災(zāi)害、意外事故等不可抗力因素導(dǎo)致電腦易耗品損壞，無法修復(fù)使用的，可申請報(bào)廢。（二）報(bào)廢申請1.使用部門發(fā)現(xiàn)電腦易耗品符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《電腦易耗品報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置日期、使用情況等信息，并附上相關(guān)證明材料（如損壞照片、維修記錄等）。2.《電腦易耗品報(bào)廢申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交行政部門審核。（三）報(bào)廢審核與處置1.行政部門收到報(bào)廢申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括報(bào)廢原因是否合理、物品是否確實(shí)無法使用等。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的報(bào)廢申請，行政部門應(yīng)組織對報(bào)廢物品進(jìn)行處置。對于有回收價(jià)值的物品，如硒鼓、墨盒等，可聯(lián)系專業(yè)的回收公司進(jìn)行回收處理；對于無回收價(jià)值的物品，可按照公司規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢銷毀。3.報(bào)廢物品處置完畢后，行政部門應(yīng)及時(shí)更新庫存臺賬，并將報(bào)廢申請表、處置記錄等相關(guān)資料存檔，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立電腦易耗品管理監(jiān)督小組，由行政部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門及各部門代表。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對公司電腦易耗品的管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.行政部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)電腦易耗品的采購、使用、庫存及報(bào)廢等情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檢查內(nèi)容1.采購環(huán)節(jié)：檢查采購計(jì)劃的制定是否合理，供應(yīng)商選擇是否合規(guī)，采購流程是否規(guī)范，采購合同的執(zhí)行情況等。2.庫存管理：檢查庫存設(shè)置是否合理，庫存盤點(diǎn)是否準(zhǔn)確及時(shí)，庫存安全措施是否落實(shí)到位，庫存臺賬是否與實(shí)際庫存相符等。3.使用與保管：檢查員工對電腦易耗品的使用是否正確合理，是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象，各部門的保管責(zé)任是否落實(shí)，領(lǐng)用、歸還手續(xù)是否齊全等。4.報(bào)廢管理：檢查報(bào)廢申請的審核是否嚴(yán)格，報(bào)廢物品的處置是否合規(guī)，相關(guān)資料是否存檔等。（三）問