行政部內務管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政部內務管理，提高工作效率，確保各項工作有序開展，營造整潔、規(guī)范、高效的工作環(huán)境，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工。（三）基本原則1.規(guī)范化原則：各項內務工作均應按照規(guī)定的流程和標準進行操作，確保工作的一致性和準確性。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，合理安排資源，提高工作效率，以滿足公司業(yè)務發(fā)展的需求。3.協(xié)作性原則：行政部各崗位之間應密切協(xié)作，相互支持，形成工作合力，共同完成部門工作任務。4.安全性原則：加強安全管理，確保辦公區(qū)域的人員、財產和信息安全，預防各類安全事故的發(fā)生。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.行政部應根據工作職能和人員數(shù)量，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，確保各部門之間工作銜接順暢，人員流動便捷。2.辦公區(qū)域應劃分出不同的功能區(qū)域，如辦公區(qū)、會議室、接待區(qū)、文件資料區(qū)、儲物區(qū)等，并設置明顯的標識。（二）辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復印機、電話等辦公設備，并確保設備正常運行。2.根據工作需要，為各部門配備相應的文件柜、書架、綠植等，營造舒適的辦公環(huán)境。（三）環(huán)境衛(wèi)生維護1.實行每日清掃制度，員工應保持自己辦公區(qū)域的整潔，及時清理桌面、地面、文件資料等。2.每周進行一次全面的衛(wèi)生大掃除，包括辦公區(qū)域的門窗、墻壁、天花板、電器設備等的清潔。3.定期對辦公區(qū)域的綠植進行養(yǎng)護，保持植物的生機和美觀。4.衛(wèi)生間應安排專人負責清潔，確保無異味、無污漬，衛(wèi)生紙、洗手液等用品供應充足。（四）物品擺放規(guī)范1.辦公桌上的物品應擺放整齊，文件資料應分類存放，并使用文件夾、文件盒等進行整理。常用的辦公用品應放置在伸手可及的位置。2.電腦、打印機、復印機等設備應保持清潔，周邊物品擺放有序，不得堆放雜物。3.文件資料區(qū)應按照文件類別、年份等進行分類存放，并建立清晰的檔案目錄，便于查找和使用。4.儲物區(qū)內的物品應分類存放，標識清晰，不得隨意堆放，確保通道暢通。三、文件與檔案管理（一）文件收發(fā)1.行政部負責公司文件的收發(fā)工作，設立專門的文件收發(fā)登記本，對文件的名稱、編號、來源、日期、份數(shù)等信息進行詳細記錄。2.收到文件后，應及時進行分類、編號，并根據文件內容和性質，呈送相關領導或部門閱辦。3.文件傳閱應遵循“快速、準確、保密”的原則，確保文件在規(guī)定時間內傳達到相關人員，并及時收回。（二）文件起草與審核1.各部門如需起草文件，應按照公司規(guī)定的格式和要求進行撰寫，確保文件內容準確、清晰、規(guī)范。2.文件起草完成后，應提交部門負責人審核，審核通過后再提交行政部進行格式審核和編號。3.重要文件應由行政部組織相關部門進行會審，確保文件的合法性、合理性和可行性。（三）文件歸檔1.文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，按照檔案管理的要求進行分類整理和裝訂。2.建立電子檔案庫，對重要文件進行電子掃描備份，便于查詢和使用。電子檔案應與紙質檔案保持一致，并定期進行更新和維護。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。（四）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自翻閱、涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。3.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經所在部門負責人和行政部負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的安全和完整。借閱期滿后，應及時歸還檔案。四、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.行政部應根據公司實際需求，制定辦公用品采購計劃，明確采購的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息。2.采購辦公用品時，應選擇信譽良好、質量可靠的供應商，通過招標、詢價、比價等方式確定采購價格，確保采購成本合理。3.辦公用品采購應嚴格按照公司的財務制度進行審批，確保采購流程合規(guī)。（二）辦公用品發(fā)放1.設立辦公用品發(fā)放臺賬，對辦公用品的入庫、發(fā)放、庫存等情況進行詳細記錄。2.員工領取辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，經部門負責人批準后，到行政部領取。3.行政部應根據員工的工作需求和實際情況，合理發(fā)放辦公用品，避免浪費。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應建立領用登記制度，明確使用責任人。（三）辦公用品使用與保管1.員工應愛護辦公用品，合理使用，節(jié)約資源，不得隨意丟棄或浪費辦公用品。2.辦公用品應妥善保管，如有損壞或丟失，應及時向行政部報告，并說明原因。因個人原因造成損壞或丟失的，應照價賠償。3.行政部應定期對辦公用品的使用情況進行檢查和統(tǒng)計，分析辦公用品的消耗規(guī)律，及時調整采購計劃，降低采購成本。五、會議管理（一）會議分類1.公司會議分為董事會、股東會、總經理辦公會、部門例會、專題會議等。2.董事會、股東會由公司高層領導主持，相關部門負責人參加，主要討論公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等事項。3.總經理辦公會由總經理主持，各部門負責人參加，主要研究公司日常經營管理中的重要問題，協(xié)調各部門工作。4.部門例會由各部門自行組織，部門全體員工參加，主要總結部門工作進展，安排下一階段工作任務。5.專題會議根據工作需要不定期召開，由相關部門或人員主持，針對特定問題進行討論和決策。（二）會議組織1.會議組織者應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并及時通知相關人員。2.準備會議資料，如會議議程、匯報材料、文件等，確保會議內容詳實、準確。3.布置會議場地，調試會議設備，如投影儀、音響等，確保會議順利進行。（三）會議記錄1.行政部應安排專人負責會議記錄，記錄會議的時間、地點、主持人、參會人員、會議內容、決議等信息。2.會議記錄應真實、準確、完整，字跡清晰，不得隨意涂改。會議結束后，應及時整理會議記錄，并形成會議紀要。3.會議紀要應經主持人審核后，發(fā)送給參會人員和相關部門，作為工作執(zhí)行和監(jiān)督的依據。（四）會議跟進1.會議決議形成后，相關部門應按照決議要求及時落實工作任務，并定期向行政部反饋工作進展情況。2.行政部應對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，確保決議得到有效執(zhí)行。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時協(xié)調解決。六、印章管理（一）印章種類公司印章分為公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由行政部負責人指定專人保管，合同專用章由法務部門指定專人保管，財務專用章和法人章由財務部指定專人保管。2.印章保管人員應妥善保管印章，確保印章安全。印章應存放在保險柜或專門的印章保管箱內，鑰匙由保管人員專人負責。3.印章保管人員不得擅自將印章轉借他人使用，如因工作需要必須使用印章的，應按照規(guī)定的審批程序進行辦理。（三）印章使用1.使用印章前，應填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間等信息，并按照規(guī)定的審批流程進行簽字審批。2.審批通過后，印章保管人員應在印章使用登記表上進行登記，并嚴格按照申請表上的內容使用印章。3.印章使用完畢后，應及時將印章歸位保管，并在印章使用登記表上記錄使用情況。（四）印章廢止1.印章因損壞、遺失、更名等原因需要廢止的，印章保管人員應及時向行政部報告，并按照公司規(guī)定的程序進行處理。2.廢止的印章應及時銷毀，銷毀過程應進行登記，并由行政部、財務部等相關部門人員共同監(jiān)督。七、車輛管理（一）車輛調度1.行政部負責公司車輛的調度管理工作，根據公司業(yè)務需求和車輛使用情況，合理安排車輛的使用。2.各部門如需使用車輛，應提前填寫《車輛使用申請表》，注明用車時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息，經部門負責人批準后，提交行政部調度。3.行政部應根據車輛的availability和申請情況，優(yōu)先保障重要公務和緊急事務的用車需求，并及時反饋車輛調度結果。（二）車輛使用1.駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車，確保車輛安全。2.車輛使用過程中，駕駛員應按照規(guī)定的路線行駛，不得擅自改變行車路線或延長用車時間。如因特殊情況需要變更路線或延長時間的，應提前向行政部報告并獲得批準。3.乘車人員應愛護車內設施，保持車內整潔，不得在車內吸煙、亂扔垃圾等。如因乘車人員原因造成車輛損壞或車內設施損壞的，乘車人員應照價賠償。（三）車輛維護與保養(yǎng)1.行政部應建立車輛維護保養(yǎng)制度，定期對車輛進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保車輛性能良好。2.駕駛員應每日對車輛進行例行檢查，如發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況，應及時報告行政部，并安排維修。3.車輛應按照規(guī)定的時間和里程進行定期保養(yǎng)，如更換機油、機濾、空氣濾清器等，確保車輛的正常運行。（四）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修費、保險費等。行政部應建立車輛費用臺賬，對車輛費用進行詳細記錄。2.燃油費實行定額管理，根據車輛的油耗情況和行駛里程，核定每月的燃油費用額度。駕駛員應憑加油發(fā)票報銷燃油費，報銷金額不得超過核定額度。3.過路費、停車費等費用應憑有效票據報銷，報銷時應注明用車時間、地點、事由等信息。4.車輛維修費用應按照公司規(guī)定的審批流程進行報銷，維修前應填寫《車輛維修申請表》，經行政部負責人批準后，方可進行維修。維修完成后，應提供維修清單和發(fā)票進行報銷。八、安全管理（一）安全責任1.行政部應建立健全安全管理制度，明確各崗位的安全職責，確保辦公區(qū)域的人員、財產和信息安全。2.部門負責人是本部門安全管理的第一責任人，應加強對本部門員工的安全教育和培訓，督促員工遵守安全規(guī)定，落實安全措施。3.員工應增強安全意識，自覺遵守安全制度，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告，并積極配合公司做好安全管理工作。（二）消防安全1.辦公區(qū)域應配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓、滅火器具等，并定期進行檢查和維護，確保消防器材完好有效。2.員工應熟悉消防器材的使用方法，掌握火災逃生技能，嚴禁在辦公區(qū)域內吸煙、使用明火等。3.定期組織消防演練，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。（三）信息安全1.加強公司信息系統(tǒng)的安全管理，設置用戶權限，對重要信息進行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。2.員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得隨意透露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或信息泄露，應及時報告行政部。3.嚴格