行政部費(fèi)用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政部費(fèi)用管理，規(guī)范費(fèi)用支出行為，提高資金使用效益，確保公司各項(xiàng)行政工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部及所屬各部門的費(fèi)用管理。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：行政部各項(xiàng)費(fèi)用支出應(yīng)嚴(yán)格按照年度預(yù)算執(zhí)行，確保費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.合規(guī)性原則：費(fèi)用支出必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁違規(guī)支出。3.效益性原則：在保證行政工作正常開展的前提下，合理控制費(fèi)用支出，提高資金使用效益。4.審批流程規(guī)范原則：嚴(yán)格執(zhí)行費(fèi)用審批流程，確保每一筆費(fèi)用支出都經(jīng)過合法、合規(guī)的審批。二、費(fèi)用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.行政部應(yīng)于每年年末根據(jù)公司下一年度的工作計(jì)劃和目標(biāo)，結(jié)合歷史費(fèi)用數(shù)據(jù)，編制下一年度行政部費(fèi)用預(yù)算。2.預(yù)算編制應(yīng)涵蓋行政部所有費(fèi)用項(xiàng)目，包括但不限于辦公用品費(fèi)、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)、車輛使用費(fèi)、辦公設(shè)備購置及維護(hù)費(fèi)、會議費(fèi)、招待費(fèi)等。3.各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出費(fèi)用明細(xì)、金額、預(yù)計(jì)發(fā)生時間等信息，并說明費(fèi)用支出的必要性和合理性。（二）預(yù)算審批1.行政部費(fèi)用預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況、預(yù)算指標(biāo)等因素，對預(yù)算的合理性和可行性進(jìn)行審核，并提出審核意見。2.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的行政部費(fèi)用預(yù)算，應(yīng)提交公司管理層審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營目標(biāo)，對預(yù)算進(jìn)行最終審批。（三）預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整1.行政部應(yīng)嚴(yán)格按照經(jīng)審批后的費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，行政部應(yīng)提前向公司財(cái)務(wù)部門提交預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排。3.預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，提交公司管理層審批。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后的預(yù)算調(diào)整申請，行政部應(yīng)嚴(yán)格按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行。三、費(fèi)用報(bào)銷管理（一）報(bào)銷憑證要求1.所有費(fèi)用報(bào)銷必須取得合法、有效的報(bào)銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等。報(bào)銷憑證應(yīng)注明日期、內(nèi)容、金額、開票單位等信息，并加蓋開票單位公章。2.發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得開具虛假發(fā)票。3.對于無法取得發(fā)票的費(fèi)用支出，應(yīng)提供其他合法、有效的證明材料，如收據(jù)、清單等，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）報(bào)銷流程1.費(fèi)用報(bào)銷人應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，詳細(xì)注明費(fèi)用明細(xì)、金額、報(bào)銷事由等信息，并簽字確認(rèn)。2.費(fèi)用報(bào)銷單填寫完成后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括部門負(fù)責(zé)人審批、財(cái)務(wù)部門審核、公司管理層審批等環(huán)節(jié)。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)費(fèi)用支出的合理性和必要性，對費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行審批，并簽字確認(rèn)。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷憑證的合法性、有效性、費(fèi)用支出的合理性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與報(bào)銷人溝通，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。5.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門審核通過的費(fèi)用報(bào)銷單，應(yīng)提交公司管理層審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，對費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行最終審批。6.費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)公司管理層審批通過后，報(bào)銷人應(yīng)將報(bào)銷單及相關(guān)報(bào)銷憑證提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)銷流程和時間要求，及時辦理報(bào)銷手續(xù)，并將報(bào)銷款項(xiàng)支付給報(bào)銷人。（三）報(bào)銷時間規(guī)定1.費(fèi)用報(bào)銷人應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)，一般不得超過[X]個工作日。2.對于跨年度的費(fèi)用報(bào)銷，應(yīng)在次年[X]月[X]日前辦理完畢。逾期未辦理報(bào)銷手續(xù)的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。四、辦公用品費(fèi)用管理（一）辦公用品采購1.行政部應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等信息。2.辦公用品采購應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇信譽(yù)良好、價格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.辦公用品采購應(yīng)簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購金額、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的要求，及時、準(zhǔn)確地采購辦公用品，并確保所采購的辦公用品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（二）辦公用品領(lǐng)用1.行政部應(yīng)建立辦公用品領(lǐng)用臺賬，詳細(xì)記錄辦公用品的領(lǐng)用日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。2.員工領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并簽字確認(rèn)。3.行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品領(lǐng)用申請表，及時發(fā)放辦公用品，并在辦公用品領(lǐng)用臺賬上進(jìn)行登記。4.對于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)實(shí)行專人專管制度，領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管，并按照規(guī)定進(jìn)行使用和維護(hù)。（三）辦公用品費(fèi)用核算1.行政部應(yīng)定期對辦公用品費(fèi)用進(jìn)行核算，統(tǒng)計(jì)辦公用品的采購金額、領(lǐng)用數(shù)量、庫存數(shù)量等信息。2.辦公用品費(fèi)用核算應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行，確保費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.行政部應(yīng)定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保辦公用品賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。五、差旅費(fèi)管理（一）出差審批1.員工因工作需要出差，應(yīng)提前填寫出差申請表，注明出差事由、出差地點(diǎn)、出差時間、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.出差申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交公司管理層審批。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后的出差申請表，員工方可按照申請表上的信息安排出差。（二）差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)不同地區(qū)、不同職級制定差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，包括住宿費(fèi)、交通費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)等。2.住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)出差地區(qū)的經(jīng)濟(jì)水平和實(shí)際情況進(jìn)行制定，一般不得超過[X]元/天。3.交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)出差的交通方式和實(shí)際情況進(jìn)行制定，包括飛機(jī)票、火車票、汽車票、出租車費(fèi)等。4.伙食補(bǔ)助費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)出差地區(qū)的實(shí)際情況進(jìn)行制定，一般不得超過[X]元/天。（三）差旅費(fèi)報(bào)銷1.員工出差結(jié)束后，應(yīng)及時填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，詳細(xì)注明出差事由、出差地點(diǎn)、出差時間、實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.差旅費(fèi)報(bào)銷單填寫完成后，應(yīng)附上出差申請表、發(fā)票、車票、住宿清單等相關(guān)報(bào)銷憑證。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定，對差旅費(fèi)報(bào)銷單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷憑證的合法性、有效性、費(fèi)用支出的合理性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與報(bào)銷人溝通，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。4.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的差旅費(fèi)報(bào)銷單，應(yīng)提交公司管理層審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，對差旅費(fèi)報(bào)銷單進(jìn)行最終審批。5.差旅費(fèi)報(bào)銷單經(jīng)公司管理層審批通過后，報(bào)銷人應(yīng)將報(bào)銷單及相關(guān)報(bào)銷憑證提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)銷流程和時間要求，及時辦理報(bào)銷手續(xù)，并將報(bào)銷款項(xiàng)支付給報(bào)銷人。六、通訊費(fèi)管理（一）通訊費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)員工的職級和工作需要，制定通訊費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，包括固定電話費(fèi)用、移動電話費(fèi)用等。2.通訊費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行合理制定，確保員工的通訊費(fèi)用支出在合理范圍內(nèi)。（二）通訊費(fèi)報(bào)銷1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的通訊費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，憑通訊費(fèi)發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷。2.通訊費(fèi)報(bào)銷應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，注明報(bào)銷月份、報(bào)銷金額、報(bào)銷事由等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司通訊費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定，對通訊費(fèi)報(bào)銷單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷憑證的合法性、有效性、費(fèi)用支出的合理性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與報(bào)銷人溝通，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。4.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的通訊費(fèi)報(bào)銷單，應(yīng)提交公司管理層審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，對通訊費(fèi)報(bào)銷單進(jìn)行最終審批。5.通訊費(fèi)報(bào)銷單經(jīng)公司管理層審批通過后，報(bào)銷人應(yīng)將報(bào)銷單及相關(guān)報(bào)銷憑證提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)銷流程和時間要求，及時辦理報(bào)銷手續(xù)，并將報(bào)銷款項(xiàng)支付給報(bào)銷人。七、車輛使用費(fèi)管理（一）車輛購置與配置1.公司根據(jù)實(shí)際工作需要，制定車輛購置與配置計(jì)劃。車輛購置與配置計(jì)劃應(yīng)包括車輛類型、數(shù)量、購置時間等信息。2.車輛購置應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇信譽(yù)良好、價格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.車輛購置應(yīng)簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購金額、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.公司應(yīng)根據(jù)車輛使用情況，合理配置車輛，確保車輛的使用效率最大化。（二）車輛使用與調(diào)度1.行政部應(yīng)建立車輛使用臺賬，詳細(xì)記錄車輛的使用日期、使用部門、使用事由、行駛里程等信息。2.員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，注明使用時間、使用部門、使用事由、預(yù)計(jì)行駛里程等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。3.行政部應(yīng)根據(jù)車輛使用申請表，合理調(diào)度車輛，確保車輛的使用符合公司規(guī)定和工作需要。4.對于長途用車或特殊情況用車，行政部應(yīng)提前做好車輛的維護(hù)和保養(yǎng)工作，確保車輛的安全行駛。（三）車輛費(fèi)用核算1.行政部應(yīng)定期對車輛費(fèi)用進(jìn)行核算，統(tǒng)計(jì)車輛的購置費(fèi)用、保險費(fèi)用、維修費(fèi)用、加油費(fèi)用、停車費(fèi)用等信息。2.車輛費(fèi)用核算應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行，確保費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.行政部應(yīng)定期對車輛進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保車輛的性能良好，延長車輛的使用壽命。八、辦公設(shè)備購置及維護(hù)費(fèi)管理（一）辦公設(shè)備購置1.行政部應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公設(shè)備購置計(jì)劃。辦公設(shè)備購置計(jì)劃應(yīng)包括辦公設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)購置時間等信息。2.辦公設(shè)備購置應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇信譽(yù)良好、價格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.辦公設(shè)備購置應(yīng)簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購金額、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的要求，及時、準(zhǔn)確地采購辦公設(shè)備，并確保所采購的辦公設(shè)備符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（二）辦公設(shè)備維護(hù)1.行政部應(yīng)建立辦公設(shè)備維護(hù)臺賬，詳細(xì)記錄辦公設(shè)備的維護(hù)日期、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)費(fèi)用等信息。2.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時通知行政部進(jìn)行維修。行政部應(yīng)安排專業(yè)維修人員對辦公設(shè)備進(jìn)行維修，并記錄維修情況。3.對于需要更換零部件的辦公設(shè)備維修，行政部應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的零部件供應(yīng)商進(jìn)行采購，并確保更換的零部件符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.行政部應(yīng)定期對辦公設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保辦公設(shè)備的性能良好，延長辦公設(shè)備的使用壽命。（三）辦公設(shè)備費(fèi)用核算1.行政部應(yīng)定期對辦公設(shè)備費(fèi)用進(jìn)行核算，統(tǒng)計(jì)辦公設(shè)備的購置金額、維護(hù)費(fèi)用等信息。2.辦公設(shè)備費(fèi)用核算應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行，確保費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.行政部應(yīng)定期對辦公設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，確保辦公設(shè)備賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。九、會議費(fèi)管理（一）會議審批1.公司各部門召開會議，應(yīng)提前填寫會議申請表，注明會議名稱、會議時間、會議地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.會議申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交公司管理層審批。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后的會議申請表，各部門方可按照申請表上的信息安排會議。（二）會議費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)等因素，制定會議費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，包括會議場地租賃費(fèi)用、會議設(shè)備租賃費(fèi)用、會議餐飲費(fèi)用、會議資料費(fèi)用等。2.會議費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行合理制定，確保會議費(fèi)用支出在合理范圍內(nèi)。（三）會議費(fèi)報(bào)銷1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時填寫會議費(fèi)報(bào)銷單，詳細(xì)注明會議名稱、會議時間、會議地點(diǎn)、參會人員、實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.會議費(fèi)報(bào)銷單填寫完成后，應(yīng)附上會議申請表、發(fā)票、清單等相關(guān)報(bào)銷憑證。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司會議費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定，對會議費(fèi)報(bào)銷單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷憑證的合法性、有效性、費(fèi)用支出的合理性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與報(bào)銷人溝通，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。4.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的會議費(fèi)報(bào)銷單，應(yīng)提交公司管理層審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，對會議費(fèi)報(bào)銷單進(jìn)行最終審批。5.會議費(fèi)報(bào)銷單經(jīng)公司管理層審批通過后，報(bào)銷人應(yīng)將報(bào)銷單及相關(guān)報(bào)銷憑證提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)銷流程和時間要求，及時辦理報(bào)銷手續(xù)，并將報(bào)銷款項(xiàng)支付給報(bào)銷人。十、招待費(fèi)管理（一）招待費(fèi)審批1.公司各部門因工作需要發(fā)生招待費(fèi)，應(yīng)提前填寫招待費(fèi)申請表，注明招待事由、招待對象、招待時間、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.招待費(fèi)申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交公司管理層審批。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后的招待費(fèi)申請表，各部門方可按照申請表上的信息進(jìn)行招待。（二）招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)招待對象的級別、招待事由等因素，制定招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，包括餐飲費(fèi)用、住宿費(fèi)用、禮品費(fèi)用等。2.招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行合理制定，確保招待費(fèi)用支出在合理范圍內(nèi)。（三）招待費(fèi)報(bào)銷1.招待活動結(jié)束后，招待部門應(yīng)及時填寫招待費(fèi)報(bào)銷單，詳細(xì)注明招待事由、招待對象、招待時間、實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.招待費(fèi)報(bào)銷單填寫完成后，應(yīng)附上招待費(fèi)申請表、發(fā)票、清單等相關(guān)報(bào)銷憑證。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司招待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定