行政部證件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證件管理，規(guī)范各類證件的申請(qǐng)、使用、保管、歸還等流程，確保公司證件的安全與有效使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要使用公司證件的外部人員。（三）定義1.公司證件：指由公司統(tǒng)一辦理、發(fā)放，用于證明員工身份、工作權(quán)限、業(yè)務(wù)范圍等的各類證件，包括但不限于工作證、門禁卡、車輛通行證、出入證、資質(zhì)證書等。2.證件使用人：指獲得公司證件并按照本制度規(guī)定使用證件的公司員工或外部人員。二、證件分類及管理職責(zé)（一）證件分類1.工作證：用于證明員工身份，是員工在公司內(nèi)部工作的標(biāo)識(shí)。2.門禁卡：用于開啟公司辦公區(qū)域門禁，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.車輛通行證：用于公司車輛進(jìn)出公司指定區(qū)域的憑證。4.出入證：用于臨時(shí)進(jìn)入公司特定區(qū)域的人員身份證明。5.資質(zhì)證書：公司擁有的各類資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、行業(yè)資質(zhì)證書等。（二）管理職責(zé)1.行政部負(fù)責(zé)公司證件的統(tǒng)一辦理、發(fā)放、回收、掛失、補(bǔ)辦等管理工作。建立公司證件管理臺(tái)賬，記錄證件的發(fā)放、使用、回收等情況。定期對(duì)公司證件進(jìn)行盤點(diǎn)，確保證件數(shù)量與臺(tái)賬記錄一致。負(fù)責(zé)對(duì)證件使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違規(guī)使用證件的行為進(jìn)行處理。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門員工證件的申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用、保管等工作的監(jiān)督和管理。協(xié)助行政部做好本部門員工證件的相關(guān)工作，如配合證件盤點(diǎn)等。對(duì)本部門員工進(jìn)行證件使用規(guī)范的培訓(xùn)和教育，確保員工正確使用證件。3.證件使用人按照本制度規(guī)定申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用和保管公司證件。妥善保管證件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證件。如證件遺失、損壞或被盜，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告并申請(qǐng)掛失、補(bǔ)辦。三、證件申請(qǐng)與發(fā)放（一）新員工入職證件申請(qǐng)1.新員工入職時(shí)，由所在部門負(fù)責(zé)人填寫《公司證件申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)證件的類型、數(shù)量等信息，并提交行政部。2.行政部審核申請(qǐng)表信息無誤后，為新員工辦理工作證、門禁卡等相關(guān)證件。3.工作證、門禁卡等證件制作完成后，行政部通知新員工所在部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取，由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放給新員工，并做好發(fā)放登記。（二）其他證件申請(qǐng)1.因工作需要申請(qǐng)車輛通行證、出入證等其他證件的員工，應(yīng)填寫《公司證件申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交行政部。2.行政部根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審核，對(duì)于符合條件的申請(qǐng)予以辦理，并按照規(guī)定發(fā)放相應(yīng)證件。3.對(duì)于資質(zhì)證書等重要證件，行政部應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管和使用，確保證件的安全與有效。（三）證件發(fā)放要求1.行政部應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和流程為員工發(fā)放證件，確保員工能夠及時(shí)正常使用證件開展工作。2.發(fā)放證件時(shí)，應(yīng)向證件使用人詳細(xì)說明證件的使用方法、注意事項(xiàng)等，并提醒其妥善保管。3.對(duì)于外部人員因工作需要使用公司證件的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并在使用期限內(nèi)發(fā)放臨時(shí)證件。四、證件使用規(guī)范（一）工作證使用規(guī)范1.員工應(yīng)在工作時(shí)間內(nèi)佩戴工作證，以便于識(shí)別身份。2.工作證僅限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。3.如有遺失，應(yīng)及時(shí)向行政部掛失并申請(qǐng)補(bǔ)辦。（二）門禁卡使用規(guī)范1.門禁卡應(yīng)妥善保管，不得隨意放置或交給他人代刷。2.員工進(jìn)入公司辦公區(qū)域時(shí)，應(yīng)主動(dòng)出示門禁卡，接受門禁管理人員的檢查。3.嚴(yán)禁使用非本人門禁卡或采取其他不正當(dāng)手段開啟門禁。（三）車輛通行證使用規(guī)范1.車輛通行證應(yīng)放置在車輛指定位置，便于識(shí)別和檢查。2.持有車輛通行證的車輛應(yīng)按照規(guī)定的路線和時(shí)間進(jìn)出公司指定區(qū)域。3.嚴(yán)禁將車輛通行證轉(zhuǎn)借他人或用于其他非公司車輛。（四）出入證使用規(guī)范1.出入證僅限在規(guī)定的有效期內(nèi)和指定區(qū)域使用。2.外部人員使用出入證時(shí)，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，配合公司管理人員的管理。3.出入證使用完畢后，應(yīng)及時(shí)交回行政部。（五）資質(zhì)證書使用規(guī)范1.資質(zhì)證書由行政部指定專人負(fù)責(zé)保管，確保證件的安全。2.因工作需要使用資質(zhì)證書原件的，應(yīng)填寫《資質(zhì)證書使用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到行政部辦理借用手續(xù)。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還行政部，并做好歸還登記。嚴(yán)禁擅自復(fù)印、外借資質(zhì)證書。五、證件保管與維護(hù)（一）個(gè)人保管1.員工領(lǐng)取證件后，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄、損壞或轉(zhuǎn)借他人。2.工作證、門禁卡等日常使用的證件應(yīng)隨身攜帶，避免遺失。3.如發(fā)現(xiàn)證件有損壞或無法正常使用的情況，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告。（二）行政部保管1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的證件保管區(qū)域，對(duì)各類證件進(jìn)行分類存放，確保證件的安全。2.定期對(duì)證件進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查證件的數(shù)量、狀態(tài)等是否與臺(tái)賬記錄一致。3.對(duì)損壞或過期的證件進(jìn)行及時(shí)清理和處理。（三）證件維護(hù)1.行政部應(yīng)定期對(duì)工作證、門禁卡等進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保證件的正常使用。2.對(duì)于因磨損、老化等原因需要更換的證件，行政部應(yīng)及時(shí)辦理更換手續(xù)。3.對(duì)資質(zhì)證書等重要證件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行年檢、換證等工作，確保證件的有效性。六、證件掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.員工發(fā)現(xiàn)證件遺失或被盜后，應(yīng)立即向行政部掛失，并填寫《證件掛失申請(qǐng)表》。2.行政部在接到掛失申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)采取措施，防止證件被冒用。3.對(duì)掛失的證件進(jìn)行登記，注明掛失時(shí)間、證件類型、申請(qǐng)人等信息。（二）補(bǔ)辦1.掛失后的證件如需補(bǔ)辦，證件使用人應(yīng)填寫《證件補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交行政部。2.行政部審核申請(qǐng)表信息無誤后，為其辦理補(bǔ)辦手續(xù)，并按照規(guī)定收取相應(yīng)的補(bǔ)辦費(fèi)用。3.補(bǔ)辦后的證件信息如有變更，行政部應(yīng)及時(shí)更新相關(guān)記錄。七、證件回收與注銷（一）回收1.員工離職、調(diào)崗或不再需要使用公司證件時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)收回其持有的各類證件，并交至行政部。2.行政部對(duì)收回的證件進(jìn)行核對(duì)和登記，確認(rèn)無誤后辦理回收手續(xù)。（二）注銷1.行政部對(duì)回收的證件進(jìn)行注銷處理，在證件管理臺(tái)賬中注明注銷時(shí)間、證件類型、持有人等信息。2.對(duì)于不再使用的資質(zhì)證書等重要證件，行政部應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管或注銷處理。八、監(jiān)督與檢查（一）日常監(jiān)督1.行政部應(yīng)定期對(duì)公司證件的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工證件使用情況的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并報(bào)告行政部。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反